Tecnicas De Flujogramacion

TECNICAS DE FLUJOGRAMACION

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales, facilita también la selección de indicadores de proceso.

--Se utiliza en disciplinas como:

--La economía

--Los procesos industriales y la;

--Psicología Cognitiva

Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo ejecución mediante flecha que conectan los puntos de inicio y de término.

Se les llama diagrama de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de las operaciones.

COMPRENCION DE LOS FLIJOGRAMA:

Para que puedan ser comprendidos por todas las personas los símbolos se someten a una normalización, o lo que es lo en realidad se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que solo el que conocía sus símbolos los podía interpretar.

SIMBOLOGIA:

Inicio y fin del diagrama

Representa la estrada de los datos, o la declaración de variables que usaran

Proceso del Diagrama Disparador

Operación

- Para representar la toma de decisiones:

Para representar la preparación de un documento en original únicamente

- Si se preparan copias adicionales del documento

- Para representar el archivo de documentos. Ambos gráficos permiten señalar si en el procedimiento hay un archivo de algún documento; el primero se utiliza para archivos definitivos, y el segundo para archivos temporales, se utiliza para los documentos que se archivan.

Para representar una operación:

Escribir la operación que se debe realizar dentro del cuadro, precedida por un verbo que en infinitivo obligue a la acción. Por ejemplo: Autorizar pago, confrontar datos, autorizar contrato, revisar documento, verificar operaciones.

Para representar un Conector de página:

Emplear el primer conector cada vez que termine de llenar una página, esto significa que el procedimiento acabó en esta hoja y continúa en la siguiente.

- Para indicar el sentido de la información:

Utilizar las flechas indicando para conectar las diferentes gráficas y con ello orientar el recorrido de la información entre las diferentes actividades y secciones o dependencias.

- Para representar la terminación del proceso:

CLASIFICACION DE LOS FLUJOGRAMAS:

Por su presentación:

- De bloque

- De detalle

Por su formato:

- De forma vertical

- De forma horizontal

- De forma tabular

- De formato arquitectónico

Por su propósito:

- De forma

- De símbolos

- De método

- De labores

- Analíticos

- De espacios

- Combinados

- De ilustraciones y texto

UTILIDAD DE LOS FLUJOGRAMA:

Que representan gráficamente la secuencia ordenada de actividades y flujos que permiten que un proceso genere productos y/o servicios.

CARACTERISTICA:

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

VENTAJAS DEL DIAGRAMA DE FLUJO:

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora de proceso.

Se identifican los pasos fundamentales, los flujos de los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella y los puntos de decisión

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan facilitando a los empleados el análisis de los mismos.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en procesos.

Beneficios del Diagrama de Flujo

• En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

• Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

• El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

• Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.

• Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.

• Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.

• Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.

• Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.

• Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.

Construcción de los diagramas

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:

• Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

• Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

• Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.

• Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.

• Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentación de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con los términos SI/NO.

• Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado, previendo así la omisión de pasos relevantes.

• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

1. Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:

• Nombre de la institución.

• Título, o sea diagrama de flujo.

• Denominación del proceso o procedimiento.

• Denominación del sector responsable del procedimiento.

• Fecha de elaboración.

•Nombre del analista que realizó el trabajo.

• Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.

• Simbología utilizada y su significado.

2. Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

• Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

• No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

• No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

• Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

• Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.

•En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.

•Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.

•Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

•Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.

• Cada flecha representa el flujo de una información.

3. Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:

• Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace, cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.

•Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

•Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.

• Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para Área de Modernización del Estado Unidad de Reforma Institucional que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

Tipos de flujo de procesos

El flujo de proceso describe cómo las cosas se mueven a través de los sistemas. El flujo del proceso es a menudo representado por diagramas de proceso (cada imagen representa una etapa de procesamiento) diagramas de flujo (hacer un seguimiento del camino a través de la tabla es como trazar un camino a través del sistema). Hay varios tipos diferentes de flujo de proceso.

Flujo de datos

El flujo de proceso que describe cómo los datos se mueven a través de un sistema puede ser representado por gráficos o diagramas de flujo de proceso. Ejemplos típicos son la información que fluye en un negocio (o departamento) y la información que se introduce en una computadora o programa de computación. Los sistemas que procesan datos tienen un par de características distintivas: múltiples entradas y lugares donde los datos pueden dividirse o duplicarse. Las múltiples entradas hacen diagramas de flujo poco convencionales (suelen tener sólo un punto de partida), pero son posibles. La división de datos, mitad del mensaje va a un lugar y la otra mitad a otro, hace diagramas de flujo problemáticos. Los diagramas de proceso son generalmente una mejor manera de representar este tipo de flujo de proceso. El flujo de datos es a veces modelado por diagramas de flujo de datos (DFD).

Flujo de documentos

El flujo de documentos es muy parecido al flujo de datos, con una gran diferencia: los documentos no suelen dividirse. Un documento generalmente se mantiene intacto hasta que se presenta o se desecha. El flujo de documentos es más fácil de representar que el flujo de datos por la sencilla razón de que los documentos son más fáciles de ver que los datos, sobre todo cuando los datos están en un formato legible por la computadora. Ejemplos de flujo de documentos se encuentran cada vez que hay que llenar o procesar formularios. Los mensajes que pasan por la oficina de correos también son buenos ejemplos. Compara lo que le sucede a estos documentos con lo que sucede con los mensajes de correo electrónico para ver el claro contraste entre el flujo de datos y flujo de documentos.

Flujo de programas

El flujo del programa es muy diferente al flujo de datos o de documentos. El flujo de programas sirve que ver cómo el "control" se mueve a través del sistema. En un flujo del programa, un agente externo atraviesa el sistema para hacer las cosas. El ejemplo arquetípico de flujo del programa es el programa de computadora, en donde la Unidad de Procesamiento Central (CPU) se mueve a través del sistema (programa) para hacer las cosas. Para el programa de computadora tradicional, sólo hay un punto de entrada que hace que este tipo de flujo de proceso sea perfecto para los diagramas de flujo. Otro ejemplo de flujo del programa es una cocinera siguiendo una receta. El cocinero se mueve a través de la receta, tal vez ignorando algunos pasos opcionales, hasta el final. En ambos casos, el movimiento de un agente a través del sistema produce el resultado deseado.

Flujo de sistema

El flujo de sistema difiere de los otros tipos de flujo en que todas las partes de un sistema están activas al mismo tiempo. En los otros tipos de flujo las partes del sistema pueden no estar activas la mayor parte del tiempo; los datos o documentos sólo pueden fluir dentro de algunas partes del sistema en ocasiones especiales. El flujo de programas rara vez visitará algunas partes del sistema. El flujo de sistema mira todo el sistema, donde cada parte está activa todo el tiempo. Ejemplos de flujo del sistema incluyen fábricas y el cuerpo humano; todo está sucediendo al mismo tiempo. Ni los diagramas de procesos o diagramas de flujo son adecuados para los modelos de procesos del sistema. El mejor enfoque es romper el sistema en pequeñas partes y describir lo que cada uno hace, esto se denomina diagrama de flujo de proceso (PFD, siglas en ingles).

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