Telefonos

OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TELÉFONOS

MENSAJES

Si los huéspedes no se encuentran en las instalaciones del hotel, el departamento de teléfonos se encarga de tomar notas de los mensajes, los cuales deben estar impresos.

Los mensajes incluyen los datos siguientes:

1. Fecha.

2. Nombre del huésped o de la persona a quien va dirigido el mensaje: se especifica con el apellido de la persona si es señor, señora, según el caso.

3. Habitación.

4. Nombre de la persona que deja el mensaje; si solo se anota el apellido, especificar el tipo de persona, señor, señora, etc.

5. Hora de llamada.

6. Se debe anotar con precisión el mayor número de datos, y verificar los números telefónicos proporcionados, para evitar posibles contratiempos al huésped.

7. Nombre de la operadora.

8. Al ingresarlo al sistema, el foco de mensajes se ilumina en la habitación correspondiente.

9. Se envía el mensaje con algún botones a la habitación del huésped.

10. La toma de mensajes escritos será única y exclusiva para el huésped, para el gerente o el director general, nunca para el resto del personal del hotel.

PROGRAMACIÓN DE MENSAJES

• Dentro del sistema de gestión de la propiedad interna (PMS, por sus siglas en inglés) seleccionar Misceláneos.

• Después mensajes, New.

• Redactar el mensaje.

• Enviarlo a la habitación correspondiente.

• Anotar en las hojas de trabajo de la operadora, para llevar un control manual, los datos siguientes: hora, fecha, habitación, persona que laboro y persona que entrego.

DESPERTADOR

El departamento de teléfono es el responsable de atender todas las solicitudes del despertador. Es importante que estas siempre se reciban directamente del huésped.

El servicio con frecuencia es solicitado en el turno nocturno, por los huéspedes que desean ser despertados a la mañana. Se debe tener especial cuidado ala notar el número de cuarto que solicita el servicio y la hora en que lo requiere.

Si al llamar a una habitación para despertar al huésped este no contesta, la operadora debe pedir al departamento de botones para que acuda una persona a la habitación del huésped y confirme que realmente despierte; si no obtiene respuesta, notificara al subgerente en turno para que investigue y de una respuesta, a la operadora, quien anotara en la sabana (formato utilizado para el servicio de despertador), así como a la hora en la que el capitán de botones o subgerente en turno la proporciono.

A los huéspedes de los pisos ejecutivos que solicitan el servicio se les ofrece, como cortesía, una taza de café o té o un vaso de jugo de naranja o de toronja en el momento de proporcionar el servicio, mismo que se envía con un mesero a su habitación.

Configuración del despertador

El procedimiento es el siguiente.

• Se digita 67 en el conmutador.

• Se programa la hora en que se debe dar el servicio (siempre en horas militares, es decir, con base 24 horas, por ejemplo: 8:00 para el periodo matutino; 20:00 para el vespertino).

• Se digita el número de habitación.

Es posible programar varias habitaciones que desean el servicio a la misma hora.

HOTELERIA

SERVICIO DE LA COMPAÑÍA TELEFONICA

Aunque estos servicios varían de un país a otro, generalmente los más comunes son:

a) llamada de larga distancia a través de la operadora.

b) Llamada de larga distancia por cobrar.

c) Tiempo y costo (cuando se solicita).

d) Cargo por informe.

e) Comunicación con números privados.

f) Cita con mensajero.

g) Llamada con cargo a un tercer número.

h) Llamadas POR LADA 800.

i) Llamadas con cargo a tarjetas de crédito (credit card calls).

j) Servicio

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