Tipo De Archivo Geografico

Introduccion

No sólo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando viajamos; también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la corespondencia de su clientela; y es asi como por medio de mapas, rutas, etc, la empresa se vuelve cada dia mas eficiente, ubicando con prontitud a sus clientes y proveedores.

Resultara de mucha importancia y de gran sencillez para el estudianate de archivo conocer el sistema alfabetico geográfico por cuanto se basa en el alfabetico nominativo que ya domina.

CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.

este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y juridicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.

2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.

4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:

a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.

b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:

puede ser:

a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.

b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:

Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

(1) La GUIA ALFABETICA

(2) La GUIA DEL PAIS

(3) La SUBGUIA DE CIUDAD

(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE

(5) La CARPETA DE VARIOS

F) el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la ultima letra del índice.

2) organización del tarjetero auxiliar

Todas

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