Tipos De Archivos

3.3.2.1 Elaborar de forma colaborativa un informe sobre El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas, que contenga:

a) Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b) Selección de los documentos de archivo

c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas.

d) Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEFINICION CLASES Y CARTERISTICAS

DEFINICION: El termino archivo (latín archivum) se usa comúnmente para designar un conjunto ordenado de documentos. Donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad por consecuencia de la realización de sus actividades.

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentra al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenecen. Son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS:

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos

Permanentes o maestros

Estos contienen información que varía poco. En algunos casos es preciso actualizarla periódicamente.

De movimientos

Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, baja, y modificaciones.

De maniobra o trabajo

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los anteriores.

TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

a) Archivos permanentes

Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo. Se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b) Archivo de movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c) Archivo de maniobra o transitorio

Son los archivos creados auxiliares, creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

Entre activos están:

• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: De circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

• Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.

• Archivos permanentes o históricos: Incluye los documentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO

• Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco).

• Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.

• Estructura: son los componentes del documento. Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.

• Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:

• Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. acuerdos, actas, resoluciones.

• Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.

• Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN SUS ATRIBUTOS

Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos.

Caracteres Externos

Clase: Definida en elementos de un documentos de archivo

Formato: Depende de la clase:

Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video

Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc.

Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.

Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y Dossier

Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta. Indican el nacimiento, desarrollo y efectos de la acción, la falta de cualquier documento, puede invalidar

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