U 4 Base De Datos

4.1 Las BD en Access

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla.

Con Access, puede:

• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

• Organizar y ver los datos de distintas formas.

• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

4.1.1 El ambiente de trabajo con sus elementos esenciales

• Tablas

• Formularios

• Informes

• Consultas

4.1.2 Sus objetos de trabajo: Tablas, formularios, informes y consultas

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

4.2 BD – Creación y modificación (ABC)

En Access podrás crear una base de datos mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos.

4.2.1 Creación de una BD

a) De una BD en blanco

Si desea empezar a crear una base de datos basada en su diseño, cree una base de datos en blanco y, después, agregue las tablas, formularios, informes y demás objetos individualmente; éste es el método más flexible, pero requiere definir por separado cada elemento de la base de datos.

1. Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas.

2. En el panel de tareas Nuevo Archivo, bajo Nueva, haga clic en Base de datos en blanco.

3. En el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos, especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y, a continuación, haga clic en Crear.

b) A partir de una plantilla

Una plantilla es un archivo de base de datos Access (*.mdb) que incluye tablas, consultas, formularios e informes. Esta es la forma más rápida de crear una base de datos. Este método es más eficaz si encuentra y utiliza una plantilla que se adapte en gran medida a sus necesidades.

1. Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas.

2. En el panel de tareas Nuevo archivo, en Plantillas, busque una plantilla concreta o haga clic en Plantillas de Office Online para buscar una plantilla adecuada.

3. Busque la plantilla de Access que desee y haga clic en Descargar.

c) Usando el Asistente para bases de datos

Permite elegir una de las plantillas integradas y personalizarla en cierto grado. Use este método si una de las plantillas integradas se ajusta mucho a sus necesidades.

Con el fin de crear en una operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos seleccionado.

1. Haga clic en el botón Nuevo.

2. En el panel de tareas Nuevo archivo, en Plantillas, haga clic en En mi PC.

3. En la ficha Bases de datos, haga clic en el icono correspondiente al tipo de base de datos que desee crear y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos, especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y, a continuación, haga clic en Crear.

4.2.2 Campos – definición

Registro o fila

Campo o columna

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos

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