Valoracion Documental

PROCEDIMIENTOS DE VALORACION DOCUMENTAL

(ENSAYO)

POR: P.s

En las empresas diariamente entran y salen documentos, por lo cual da como resultado a que el volumen documental aumente y los fondos de conservación se conviertan en “fondos acumulados”, para solucionar tal problema, se han tomado decisiones equivocadas y hasta medidas “drásticas” con estos documentos tales como venderlos, destruirlos o quemarlos, esta práctica hacer ver a la empresa que está llevando su proceso archivístico desorganizado y sin ningún criterio.

La labor de valorar un documento es fundamental en este proceso para no cometer equivocaciones, ya que es fundamental a la hora de dictaminar el ciclo vital de los documentos y no se habla de cantidad, sino de CALIDAD.

Es por esto que se están capacitando personal en las normas, y procesos de gestión de calidad para que se pueda hacer una labor efectiva, controlada y desarrollarse fácilmente y que tenga cada día mas una mejora continua. Un archivista bien preparado en cuanto a gestión de calidad, normatividad y procesos archivísticos, puede dar un mejor servicio a la empresa y a sus clientes.

Se debe tener en cuenta que la responsabilidad del archivista es gestionar el control de los documentos que están a su cargo tanto físico como electrónico y se debe elaborar unas tablas de retención y de valoración para que el proceso sea exacto.

Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad, el archivista tiene que asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce, de igual forma tiene que asegurar las relaciones que unen la valoración con otras intervenciones archivísticas y por último, se debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención.

Los procesos de calidad como las Iso, y normatividad que haya en nuestro país, son herramientas que nos ayudan para que seamos archivistas de calidad y que nuestra profesión sea reconocida en el mercado laboral.

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