Valoración documental y su disposición final
Enviado por santi789 • 1 de Abril de 2018 • Trabajos • 588 Palabras (3 Páginas) • 466 Visitas
Valoración documental y su disposición final.
La valoración documental, no puede ser manejada, como una actividad o acción intuitiva, sino que debe responder a una acción sistemática y planificada, se requiere que el Administrador, Gestor Documental o Comité Evaluador tenga en cuenta ciertas cualidades o características que son propias de los documentos y otras herramientas que pueden servir en el momento de valorar, conservar, seleccionar, microfilmar y eliminar un documento. Se debe establecer unas políticas y unos criterios técnicos que permitan un correcto manejo y gestión de la Información, desde el momento de su producción, para así ejercer un control de todos y cada uno de los registros que de una manera indirecta impactan y afectan con la eficacia y eficiencia de todos los procesos archivísticos, los cuales nos pueden aportar estrategias a la hora de aplicar la valoración a los documentos que conforman el patrimonio documental. Los documentos se deben manejar de forma planificada y sistematizada, no los podemos manejar de forma intuitiva. Para una correcta información debemos establecer políticas y criterios técnicos, así ser eficientes cuando de estos se requieran de igual manera ejercer control de todos los registros sea cual sea su finalidad. Un archivista debe ser coherente y responsable con su labor.
TIPO DOCUMENTAL | DISPÓSICIÓN FINAL | EJEMPLO |
INVENTARIO DE EXISTENCIAS | Las organizaciones necesitan saber con qué activos cuenta como disponibles, para ello diseña formatos donde hace una lista de chequeo con aspectos a mejorar y sirven de ayuda en las auditorias, por ende se deben conservar de manera organizada. | Los inventarios son realizados de acuerdo a las políticas institucionales, como mínimo una vez al año, aunque alguna empresas prefieren trimestral con el fin de tener un mejor control |
DOCUMENTOS DEL PERSONAL | Archivarlas vigente o las políticas de cada organización en carpetas y organizadas de manera alfabética | Dentro de las organizaciones el departamento de contratación debe contar con un check list. |
CORRESPONDENCIA | Registrar y radicar los documentos con el fin de informar y distribuir a las áreas encargadas para darles el trámite correspondiente. | En cualquier empresa o inclusive en el hogar puede llegar a diario diferentes tipos de documentos como resultado de algún trámite realizado estos pueden ser de carácter informativo, de cobro, de publicidad, etc |
HISTORIAS CLINICAS | La historia clínica es un documento privado, el cual puede ser solicitado por el mismo paciente o personas con parentesco comprobado y de manera debe ser almacenada de manera confidencial y almacenada de manera numérica por cinco años y luego hacer transferencia documental al lugar contratado | Las entidades de salud han implementado sistemas con el fin de registrar en el las condiciones físicas, psicológicas de un paciente en el momento de recibirlo en consulta, el cual debe estar disponible en caso del paciente o un ente regulador requerirla. |
ACTAS DE CONSTITUCIÓN | Debe ser resguardado de manera cautelosa para que no se les dé mal uso, en la mayoría de los casos la resguarda gerencia. | Todos aquellos soportes que las entidades nos registran como personas naturales o jurídicas según la actividad económica a la cual se dedique y es allí donde se establece el tipo de sociedad, los socios, el porcentaje de aporte, entre otros. |
DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA | Deben ser almacenados en el archivo de la compañía para tener control, acceder a ellos en caso de querer información, la información debe ser la más reciente y lo demás en lo posible debe ser digitalizado, registrarlo en inventarios documentales para el control y llevarlos al archivo central | Todo movimiento contable realizado dentro de una compañía debe quedar registrado en el sistema y dejar evidencia de ello como son asientos, facturas, legalizaciones, causaciones, etc. |
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