Metodologia Para La Elaboracion De Las Tablas De Valoracion Documental

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. OBJETIVOS Y ALCANCE

2.1 OBJETIVO GENERAL

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

2.3 ALCANCE

3. CONCEPTUALZACION TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

3.1 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

3.2 PROCESOS ARCHIVISTICOS

3.3 Ciclo Vital del Documento

4. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL TVD

4.1 DEFINICION E IMPORTANCIA

5. METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

5.1 RECONSTRUCCION DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL

5.2 ELABORACION DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL

5.3 Elaboración Cuadros de Clasificación Documental CCD

5.4 Elaboración Tablas de Valoración Documental TVD

5.5 Análisis e interpretación de la información recolectada

5.5.1 Cuadros de Clasificación Documental CCD

5.6 Resultados

5.7 Construcción de las Tablas de Valoración Documental TVD

6. APROBACION DE LAD TABLAS DE VALORACION DOCUEMENTAL TVD

7. APLICACION TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

7.1 INSTRUCTIVO FORMATO TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

7.2 INTERVENCION TECNICA PARA LA APLICACIÓN DE L TVD

7.2.1 Limpieza de los Depósitos

7.2.2 Fumigación

7.2.3 Limpieza de Documentos

7.3 Clasificación del Archivo

7.3.1 Retiro de material no archivístico

7.4 Ordenación

7.4.1 Foliación

7.5 Almacenamiento

7.6 Inventarios Definitivos

7.6.1 Instructivo Formato Único de Inventario Documental FUID

7.7 Eliminación

8. GLOSARIO

9. BIBLIOGRAFIA

ANEXOS

Cuadro Evolutivo

1. INTRODUCCIÓN

Los procesos misionales y administrativos de las organizaciones modernas centran la calidad de su ejecución en componentes informativos de calidad, lo que genera la confianza para la toma de decisiones y el desarrollo de programas y proyectos en relación con el objeto social de las mismas. En el caso particular de las entidades gubernamentales, este componente toma especial relevancia, dada la misión social del Estado.

Dada por la importancia en la organización de su producción documental, conservación y prestación de servicios archivísticos a la administración y a la sociedad, la entidad trabaja en la elaboración de las Tablas de Valoración Documental.

El desarrollo del presente proyecto, representa el soporte de una gestión documental que hacia el futuro fortalezca la gestión institucional.

Esta guía define la Metodología para la elaboración de las TVD; pretende ofrecer lineamientos y la orientación necesaria para su exitosa aplicación: dirigida a mejorar las funciones archivísticas promoviendo la conservación del patrimonio documental.

En concordancia, la metodología que aquí se plantea, responde a los condicionamientos técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, encaminada a la observación de los principios rectores de la archivística colombiana, que a su vez conjuga el acatamiento de los lineamientos establecidos en dichas reglas. Por consiguiente, se plantean inicialmente unos elementos teóricos, que guardan coherencia con la normatividad vigente.

Así mismo, incorpora el diseño de los instrumentos de recolección de información, elaborados conforme a los requerimientos de las reglas establecidas por el Archivo General de la Nación.

2. OBJETIVOS Y ALCANCE

2.1 OBJETIVO GENERAL

Llevar a cabo la correcta Elaboración de las Tablas de Valoración Documental (TVD) para que están sean aplicadas a los fondos acumulados de la Gobernación del Quindío.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Implementar un Esquema Metodológico para desarrollar el proyecto objeto de la contratación, observando estándares de normalización archivística establecidas a nivel nacional.

- Elaborar las Tablas de Valoración Documental y Cuadros de Clasificación sujetos a las reglas, principios y normatividad de la Ley General de Archivos (594/00), sustentados en los resultados arrojados en el análisis de la documentación e información aportada.

2.3 ALCANCE

Diseño y elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Gobernación del Quindío, teniendo en cuenta la producción documental desde el año de su creación 1966 hasta el año 2012, año en que se realizó la última reestructuración Administrativa.

“Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TVD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional”.

3. CONCEPTUALIZACION TABLAS DE VALORACION

DOCUMENTAL

La conceptualización es el fundamento técnico archivístico, la cual permite tener claro el alcance de la aplicación de los criterios y procesos coherentemente, tanto en el marco jurídico vigente para la disciplina archivística, como con los elementos de orden misional y administrativo.

Como desarrollo de la etapa conceptual, se pretende contar con la información, misional, técnica, legal, administrativa y tecnológica, que permita cimentar etapas posteriores, relacionadas con diseño y operación de instrumentos de recolección de información, así como el análisis de resultados, lo cual resulta beneficioso en el momento de elaborar las Tablas de Valoración y los cuadros de clasificación.

Con el fin de contextualizar la elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Gobernación del Quindío, se incluye a continuación un glosario de términos archivísticos que tiene como objeto mejorar la comprensión del tema. Esta terminología fue tomada de la Ley General de Archivos del Acuerdo 002 del 23 de enero de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” y del Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 27 de junio de 1994”.

3.1 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

3.2 PROCESOS ARCHIVISTICOS

Los procesos tenidos en cuenta para la elaboración de este prototipo de TVD son los siguientes:

Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la entidad.

Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

Valoración Documental: permite establecer los valores primarios y secundarios de la documentación y su permanencia en cada una de las fases del archivo. La valoración se hace teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional.

 Valores primarios:

• Administrativo (contiene trámites o creación de la empresa)

• Jurídico (se deriva de derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común)

• Legal (documento que da testimonio a la Ley)

• Fiscal (de utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública)

• Contable (soporta las cuentas, registros de ingresos y egresos y movimientos económicos)

 Valores secundarios:

• Histórico

• Cultural

• Científico

Disposición final: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a la conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Muestreo: Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Los diferentes tipos de muestreo aplicables son:

 Muestreo sistemático: Se fundamenta en la cronología y consiste en conservar documentación de algunos años o periodos de tiempo. Ejemplo: conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre o eliminar la producción correspondiente al segundo.

 Muestreo aleatorio Simple: La muestra se escoge al azar, y no depende

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