Administración de materiales

2.2.1 A) ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

Podemos definir a la administración de materiales como un conjunto de técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales de la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes.

• CONCEPTO

Los recursos materiales, en definitiva, son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo. El concepto es habitual en el ámbito de las empresas y de los gobiernos.

Tipos de recursos, tales como las materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno. Gracias a estos bienes tangibles, es posible manufacturar los productos o desarrollar la infraestructura necesaria para prestar sus servicios, dependiendo su actividad.

Existen otros tipos de recursos de gran importancia para la operatoria de una empresa; ellos son los técnicos (como las patentes o los sistemas), los financieros (dinero en efectivo, créditos) y los humanos (las personas que trabajan en la organización).

• OBJETIVOS

Dirigir y controlar la administración de los recursos humanos materiales y la prestación de los servicios generales, que permitan el desarrollo de las atribuciones encomendadas a las diversas áreas de este órgano administrativo desconcentrado; así como supervisar que los procesos de adquisición de bienes y servicios y su suministro se lleve a cabo de manera oportuna conforme a las prioridades institucionales de acuerdo a las disponibilidades financieras y presupuéstales existentes y en observancia de las disposiciones legales y administrativas establecidas en la materia.

• POLÍTICAS

La integración del programa anual de adquisiciones, se deberá realizar conjuntamente con el proyecto de presupuesto y deberá presentarse en el mes de agosto de cada año, o en la fecha que fije la normatividad vigente. Las unidades administrativas, los planteles al proporcionar sus requerimientos para elaborar el programa anual de adquisiciones, deberán tomar en cuenta los bienes y servicios que solucionen de manera eficaz sus necesidades para la adecuada planeación, operación y ejecución de actividades así como, los plazos en los que se requerirán los bienes y servicios, observando las políticas y normas administrativas establecidas para el efecto. Para la realización de trámites adquisitivos de requerimientos que no se hayan considerado en el programa anual de adquisiciones, deberán justificarse por la dirección a la cual se encuentre adscrita la unidad solicitante, previa autorización presupuestal y emisión de oficio que acredite la suficiencia de recursos.

• IMPORTANCIA

El éxito o fracaso de cualquier empresa depende del departamento de recursos materiales, ya que este se encarga de gestionar, supervisar y controlar la existencia de los recursos materiales tangibles y no tangibles e insumos de la empresa necesarios para el buen funcionamiento de la misma.

Está íntimamente relacionado con los departamentos de ventas y producción; en relación con los pronósticos de los mismos, ya que es importante calcular las cantidades exactas de los pedidos de materiales para evitar tanto un desabasto como el excedente del mismo.

Objetivo de administración de materiales es aplicar la llamada regla de oro “Lograr su máxima productividad con el mínimo de recursos”

NORMAS GENERALES

• OBJETIVOS

Establecer los procesos, procedimientos, disposiciones normativas, responsables, indicadores y estándares que, respetando el marco legal, eliminen la sobrerregulación y las actividades que no agregan valor. De este modo la operación institucional de apoyo puede ser más eficiente, oportuna y transparente.

• PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN DE MATERIALES

Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en la gestión de las organizaciones. La administración debe tener en cuenta que se debe encontrar un punto óptimo de recursos materiales, lo que no significa que se deba aumentar la cantidad o la calidad de los recursos materiales en exceso, debido a que esto representaría un elevado costo de oportunidad. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que los recursos materiales deben ser adecuados para los recursos humanos con los que se cuenta la organización. La ubicación de las plantas productivas y de los puntos de venta también juega un rol fundamental, ya que determinan los recursos humanos con los que se contaran y los costos de transporte de insumos y productos, como también los servicios disponibles para la organización.

PROCEDIMIENTOS DE PREVISIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIAS

• FINALIDAD

La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras.

• CRITERIOS PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS

Método de control de inventarios: Son algunos métodos para pronosticar las compras futuras de una empresa. Estos tienen plena validez para un aspecto tan importante como el control de inventarios. Para establecer un control de inventarios puedes disponer, entre otros, de los siguientes métodos:

 Consumo de último periodo

 Consumo de promedio móvil

 Método de ABC (También conocido como análisis de pareto)

 Máximos y mínimos (También conocido como de cantidades fijas)

 Teoría justo a tiempo

 Máximos y mínimos

• CRITERIOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

Activo circulante: Existencia en almacén de artículos terminados, materia prima, etc.

Activo fijo: Edificios y terrenos, maquinaria, mobiliario y equipo de oficina, equipo de transporte, equipo de cómputo, etc.

Activo diferido: Patentes y marcas, gastos de instalación.

B) DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

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