Administracion De Recursos Materiales, Compras

I.- Concepto e importancia del sistema de compras

Modelo centralizado: unidad básica de compras. Se encarga de todas las

Asignaciones.

Modelo descentralizado: unidad independiente en cada departamento.

El CDP es un modelo de comportamiento de consumidor que descompone los

Procesos de decisión en los miles de elementos que afectan a las decisiones de

Ahí su importancia: desde las actitudes del consumidor hasta los precios

Competitivos, desde los mensajes publicitarios hasta las tácticas del vendedor, y desde las emociones del consumidor hasta las características del producto.

Además, utiliza datos de cientos de decisiones para medir el impacto de

Determinado elemento en la decisión final de compra.

Un método de investigación eficaz debe generar la información que necesita la

Empresa sobre los consumidores para diseñar su estrategia.

Tradicionalmente es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la cantidad y calidad requeridas y al precio debido.

Implica saber qué es lo que se compra y por qué se compra, además de analizar

Cualquier aspecto de una compra, ya que puede afectar alguna operación provechosa para la empresa.

Las compras son el eslabón entre una compañía y sus proveedores.

“La clave de una mercadotecnia eficiente y fructífera no es el proveedor sino el Comprador”.

El sistema de compras tiene la tremenda responsabilidad de conseguir las

Mercancías y los servicios más adecuados para la empresa.

II. Objetivos del sistema de compras.

Apoyar a la secretaria administrativa en la adquisición, entrega oportuna y

Adecuada de las requisiciones de material, mobiliario y equipo a las diferentes

Áreas que conforman la dependencia.

Poco comprendida ha sido la función de compras por parte de los ejecutivos no

Relacionados con ella, probablemente porque esta función no tenía en tiempos

Pasados la importancia que está adquiriendo hoy, y porque los compradores no

Estaban considerados como personal de talento superior en las organizaciones.

Las compras habían estado relegadas a una posición subordinada a otros

Departamentos, especialmente al de producción.

Reconocimiento gradual

Una labor de compras eficaz requiere de individuos con intereses y

Conocimientos especializados y con capacidad para hacer frente a las

Condiciones cambiantes que experimentan los negocios modernos.

Objetivos que se buscan con un buen sistema de compras:

Mayor confianza en el producto del proveedor.

Mejor servicio del suministro

Análisis de valores

Pronósticos de precios a largo plazo

Adaptación a procedimientos automatizados

Relaciones comerciales más eficaces

Introducción de nuevos materiales y coordinación de los requisitos de los

Materiales.

Deben mantenerse los costos de los materiales tan bajos como sea posible sin

Menoscabar la calidad.

La función del sistema de Compras tiene como objetivos:

* Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos

Obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la

Compañía.

* Mantener los inventarios lo más bajo posible, sin perjudicar la

Producción.

* Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas

Relaciones con las mismas.

* Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a

La rápida entrega de los materiales y a una calidad aceptable.

* Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan

Requiriéndose.

* Introducir buenos procedimientos, además de controles adecuados

Y una buena política de compras.

* Implantar programas como análisis de valores y de costos, y

Decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el

Costo de las compras.

* Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno

Desarrolle al máximo su capacidad.

* Mantener un departamento, lo más económico posible sin

Desmejorar la actuación.

* Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales

Que van saliendo, que pueden afectar la utilidad o el buen

Funcionamiento de la compañía.

III.- Funciones del sistema de compras y su relación con otros Departamentos.

Planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a las

Necesidades y asignación presupuestal del centro.

Elaborar un catálogo de proveedores previa investigado, análisis y evaluación de las características y comportamiento de los proveedores en el mercado, en

Cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes y servicios.

Implantar un sistema de control, en el almacén de útiles de trabajo, mobiliario y equipo, desde la recepción de los materiales, su registro, y la elaboración de

Informes mensuales hasta la entrega al usuario, que permita conocer con

Oportunidades las existencias.

Apoyar a la dirección en la cotización y adquisición del equipo de cómputo, establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar

Adecuadamente los bienes.

Establecer políticas y procedimientos para el control del activo fijo.

Supervisar y controlar el uso de los bienes de activo fijo de la dependencia en

Coordinación con los responsables de los mismos.

Regularizar los bienes que no hayan sido adquiridos a través de la d.g.p.

Tramitar las bajas del activo fijo originadas por extravió, obsolescencia,

Destrucción, donación, venta o permuta de los bienes inventaríales de la

Dependencia.

Informar al secretario administrativo sobre los movimientos de bienes de activo fijo de la dependencia.

Implementar un sistema de control del activo fijo.

Obtener de la secretaria administrativa la autorización presupuestal, previa a la adquisición de bienes y servicios.

Controlar las entradas y salidas dl equipo.-presentar a la secretaria

Administrativa el anteproyecto de operación anual del departamento, con

Objetivos y metas, así como el costo programado.

Acordar e informar periódicamente a la secretaria administrativa sobre los

Avances en el cumplimiento de los programas establecidos para este

Departamento.

La función del sistema de compras es proveer de lo necesario a las operaciones

De la empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo,

Recibiendo información y asistencia de otras áreas de operación de la empresa.

El valor de la comunicación entre las distintas áreas de la empresa y en la

Necesidad de crear líneas claras de autoridad.

La gerencia de compras debe fijar sus propias normas de buena actuación y

Hacer todo lo que esté en sus manos para cumplirlas.

Metas (con otras áreas) de la función de compras:

Compras --- finanzas

* Mantener bajos los costos de funcionamiento.

* Mantener una aportación eficaz a las utilidades mediante análisis de

Valía y reducción de costos.

Compras --- proveedores

* Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas

Relaciones comerciales cordiales.

* Mantener y desarrollar una buena relación de proveedores que actúen

En forma eficiente.

* Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio más bajo

Posible, sin menoscabo en la calidad.

Citar párrafo final de la página 192.

Compras ---producción---ingeniería

* El departamento de producción es el punto inicial de la mayor parte de

Las requisiciones de materiales y el punto final de la corriente de flujo de

Los insumos.

* La principal meta de comunicación entre el departamento de compras y

Los departamentos de producción e ingeniería puede ser, tal vez, el factor

Comprar o hacer.

¿Se compra o se hace?

Al tomar decisiones sobre la alternativa más provechosa de comprar o hacer,

Una lista que puede resultar de ayuda a las metas de los sistemas de compras,

Producción e ingeniería es la siguiente:

Comprar:

1. Los estudios de costos indican que es más barato comprar que fabricar.

2. No se dispone de espacio, de equipo, de tiempo y/o de habilidad para

Llevar a cabo las operaciones necesarias de producción.

3. Debido al pequeño volumen o a otras necesidades de capital, la inversión

Para fabricar no resulta atractiva.

4. Se desea que otro encare las demandas estacionales, cíclicas o

Arriesgadas del mercado.

5. La necesidad de técnicas o de equipo especial hace que sea más lógico

Comprar.

6. Es aconsejable que los ejecutivos de la compañía se concentren en su

Especialidad.

7. Se desea una supervisión en las propias operaciones.

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