Carta La Gerencia

Carta a la Gerencia

Concepto y contenido general

La carta de la gerencia es una nota que deben hacer los responsables del tratamiento de la información financiera como consecuencia de las auditorías a los estados contables.

Básicamente, la carta debe decir que:

Han puesto a disposición todo lo requerido.

Han contestado todo lo que les he preguntado.

Son los responsables de hacer las cuentas anuales.

Son los responsables de elegir los principios contables.

Contenido

Es un escrito en el cual los responsables de los estados financieros expresan al auditor, por requerimiento de éste:

Que conocen el alcance y objetivo del trabajo del auditor.

Su responsabilidad sobre la elaboración, presentación y contenido de los estados financieros.

Su responsabilidad sobre el funcionamiento del control interno y sobre las irregularidades o fraudes que se hubiesen cometido.

Su participación, colaboración y buena fe en el desarrollo de la auditoría poniendo a disposición del auditor cuantos registros, documentos o explicaciones fueran necesarios para el adecuado desarrollo de su trabajo.

Reconocimiento de cuantas decisiones, políticas, hechos o circunstancias le hubiera pedido el auditor que informara.

Formalidades

La obtención de esta carta en las auditorías anuales debe reunir estas características:

Elaborarse en papel con membrete de la entidad de las cuentas anuales.

Va dirigida al auditor responsable del informe de auditoría.

Se elabora al final del trabajo de campo y se fecha el último día de trabajo de campo, fecha que coincidirá con la fecha del informe de auditoría.

Firmada por todos los administradores y el personal de la empresa que se considere involucrado significativamente con la elaboración, presentación y contenido de las declaraciones reflejadas en los estados financieros.

La obtención de la carta de gerencia es parte de los procedimientos que un auditor ejecuta en el marco de su auditoría de estados contables u otra información financiera. Si bien las manifestaciones de la gerencia no sustituyen a otras evidencias de auditoría que pudiesen estar disponibles respecto al mismo tema, su obtención es parte del proceso de construcción de evidencia que constituye toda auditoría.

Se observa habitualmente en la práctica que este procedimiento es considerado una acción rutinaria y hasta burocrática. Es fundamental no perder de vista la importancia del mismo en el proceso de auditoría dado que constituye una fuente de evidencia importante para soportar la opinión del auditor.

A continuación se analiza el rol de la carta de la gerencia en el marco de una auditoría contable junto con sus aspectos formales y de normativa.

El rol de la carta de la gerencia dentro de una auditoría contable

La auditoría de estados contables u otra información financiera constituye un proceso dinámico de construcción de evidencia con el objetivo de soportar una opinión sobre la razonabilidad de la información contenida en la documentación objeto de auditoría. Como parte de dicho proceso, durante el transcurso de una auditoría la Gerencia de la empresa realiza oralmente determinadas manifestaciones que contribuyen a la mencionada construcción de evidencia, ya sea en forma exclusiva o en conjunción con otros elementos.

Algunas de estas manifestaciones, considerando por un lado su relevancia y por otro las normas de auditoría aplicables, son, a solicitud del auditor, incluidas en una carta escrita que la Gerencia dirige al auditor. Las normas de auditoría y la bibliografía especializada denominan indistintamente a esta carta como: Carta de Manifestaciones o Declaraciones de la Gerencia o, simplemente, Carta de Gerencia.

Manifestaciones que deberían incluirse en la carta de gerencia

Las manifestaciones que específicamente deben ser incluidas en la carta de gerencia dependerán de diversos factores, entre los que se encuentran, las circunstancias de la auditoría, el negocio o industria del cliente y la naturaleza y bases de presentación de la información financiera objeto de la auditoría.

En líneas generales podemos decir que existen tres tipos de temas que deberían incluirse en la carta de gerencia:

1- Aquellas áreas o temas en donde las manifestaciones de la gerencia son la única fuente de evidencia de auditoría. Ejemplos de estos temas pueden ser opiniones o evaluaciones de la gerencia sobre ciertas situaciones, planes futuros o intenciones de la gerencia, etc.

2- Situaciones respecto a las cuales, si bien las manifestaciones de la Gerencia no son la única fuente de evidencia de auditoría, el auditor necesita que la Gerencia la confirme que se le ha suministrado la integridad de la información disponible para permitirle formarse una opinión sobre determinado tema.

3- Ejemplos de este tipo de situaciones pueden ser la confirmación del nombre de todos los asesores legales de la Sociedad, el detalle de los cuestionamientos de organismos de contralor (en caso de haberse recibido), etc.

Fecha de emisión

En todos los casos la carta de gerencia deberá ser obtenida antes de la fecha del informe del auditor.

Normalmente esta carta está fechada el mismo día del informe. De no ser así, y habiéndose sido recibida con anterioridad a la fecha de firma, el auditor deberá solicitar a la fecha de su informe una confirmación de la Gerencia respecto de que la información incluida en la carta original continúa vigente y que no han surgido otros temas que deban ser informados al auditor.

La carta de gerencia debería ser firmada por aquellos miembros de la Gerencia con responsabilidad directa o indirecta a través de subordinados, sobre las áreas financieras y operativas de la Sociedad, que constituyen el objeto de las manifestaciones incluidas en la carta. Si bien depende de las características de cada organización, habitualmente esta definición incluye al principal ejecutivo financiero (Gerente de Administración y Finanzas) y el Gerente General de la Sociedad

Carta de gerencia modelo

Quito, (fecha del dictamen)

Sres. NOMBRE DEL ESTUDIO DE AUDITORIA

De nuestra consideración:

Esta carta de declaraciones es provista en relación con su auditoría de los estados contables de (NOMBRE DE LA EMPRESA) al DIA de MES de AÑO (FECHA DE LOS EECC) con el fin de expresar una opinión que indique si dichos estados contables presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones de acuerdo con las normas contables vigentes.

Confirmamos, de acuerdo con nuestro leal saber y entender, las siguientes declaraciones:

1.- Reconocemos nuestra responsabilidad en relación con la presentación razonable de los estados contables de acuerdo con normas contables vigentes, incluyendo la revelación apropiada de toda la información estatutaria requerida.

2.- No ha habido irregularidades en lo que se refiere a la gerencia o a los empleados que desempeñan un papel importante en el sistema de control interno que pudieran tener un efecto importante sobre los estados contables.

3.- Hemos puesto a su disposición los libros de contabilidad y los comprobantes y todas las actas de las Asambleas de Accionistas y de las sesiones del Directorio. Las reuniones más recientes fueron: Asamblea: A.G.O. del (FECHA DE ASAMBLEA) y A.G.E. del (FECHA DE ASAMBLEA) Directorio: (NRO. Y FECHA DE LA REUNIÓN DE DIRECTORIO)

4.- Los estados contables no tienen errores u omisiones importantes.

5.- La compañía ha cumplido con todos los aspectos de los convenios contractuales que pudieran tener un efecto importante sobre los estados contables en caso de incumplimiento. No ha habido comunicaciones de incumplimiento con los requerimientos de las autoridades regulatorias en relación con asuntos financieros.

6.- Lo siguiente, de corresponder, fue debidamente registrado y, cuando se juzgó conveniente, fue adecuadamente revelado en los estados contables:

a- Saldos y transacciones con partes relacionadas.

b- Pérdidas derivadas de compromisos de compra-venta.

c- Contratos para volver a comprar los activos previamente vendidos. d- Activos dados en prenda como garantía colateral.

7.- No tenemos planes ni intenciones que pudieran afectar en forma importante el valor en libros o la clasificación de los activos y pasivos reflejados en los estados contable

Al igual que años anteriores y atendiendo a la realidad económica los préstamos con compañías del Grupo por U$S XXX,XXX.XX se exponen como no corriente. (EJEMPLO DE INTENCIONALIDAD DEL DIRECTORIO, DESTINO PROBABLE)

8.- Las existencias fueron determinadas mediante recuentos físicos, pesaje o medición efectuados en forma rotativa a lo largo del ejercicio (de manera de recontar todos los productos por lo menos una vez en el año) por empleados competentes bajo la dirección de la Gerencia, y fueron ajustados adecuadamente al fin del ejercicio. Las cantidades mostradas en el balance están razonablemente determinadas y no se han incluido artículos por los que no se haya registrado el pasivo correspondiente. Todas las existencias son propiedad de la empresa y no incluyen mercaderías recibidas en consignación o facturadas a los clientes en la fecha del inventario o en fechas anteriores.

No existen al cierre artículos obsoletos, de lento movimiento, en mal estado, invendibles, etc., habiéndose efectuado los ajustes y/o previsiones necesarios en el caso de corresponder. En ningún caso las existencias figuran valuadas a mayor

...