Carta A La Gerencia

INFORME

AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y COMISIÓN DE VIGILANCIA

AÑO 2012

Guatemala noviembre de 2012.

Señores

Consejo de Administración y Comisión de Vigilancia

Cooperativa a Agrícola Integral Trigueros de Sibilia R.L.

Sibilia, Quetzaltenango

Señores Directivos:

Hacemos de su conocimiento que la Universidad de San Carlos de Guatemala a través del Departamento de Practicas Estudiantiles en la Comunidad –PROPEC-, de la Facultad de Ciencias Económicas, aprobó que los estudiantes que cursan la Práctica Profesional de Auditaría, realizaran en la cooperativa que ustedes dirigen, Evaluación de Control Interno desde el punto de vista de las Auditoría Operacional, actividad que se realizó los días 31 de agosto y 1 de septiembre de 2012.

El objetivo principal de la realización de la práctica consiste en que, los estudiantes puedan obtener conocimientos relacionados con las Asociaciones Cooperativas, motivo por el cual en el alcance se incluyó evaluación en los aspectos, administrativos, legales, fiscales y contables.

Al momento de hacer presencia fuimos atendidos por la administradora de la cooperativa, quien nos proporcionó la información necesaria para dar cumplimiento a lo requerido en los aspectos administrativos, legales y fiscales; no así para el aspecto Contable, por no estar a su alcance la información.

La revisión se realizó tomando en cuenta la Ley general de Cooperativas y aplicando las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, así como otros procedimientos y normas que se consideraron necesarios y que incluyen una evaluación de la estructura de control interno, que ayudó a determinar el alcance, naturaleza y extensión de las pruebas, mismas que por ser selectivas no pudieran revelar todas las debilidades existentes.

Durante el desarrollo de la actividad se establecieron deficiencias las cuales se presentan en el apartado que corresponde a Observaciones y Recomendaciones, instándoles a que sean consideradas y analizadas en beneficio de la cooperativa y sus asociados.

Como parte de la evaluación a continuación se presenta una breve descripción de algunas de las generalidades de su cooperativa, evidenciadas al momento de hacer la visita:

CONSTITUCIÓN

La Cooperativa Agrícola Integral Trigueros de Sibilia, R. L.ubicada en 3ª. Calle 2-49 Zona 1, Sibilia, Quetzaltenango, fue constituida el 17 de marzo de 1965 e inscrita en el Registro de Cooperativas de INACOP , el 31 de enero de 1980, con registro No. 203, folio No. 203, del libro No. 1 de Cooperativas Agrícolas, está afiliada a la Federación de Cooperativas Agrícolas, FEDECOAG, R. L.

ACTIVIDAD

Originalmente su actividad principal fue la producción y comercialización de trigo situación que no fue posible continuar por diferentes factores socioeconómicos; a la fecha se dedican a la compra y venta de productos de consumo diario, ferretería, materiales de construcción y agroquímicos; así mismo prestan el servicio de concesión de créditos a los asociados.

ASPECTO LEGAL

Se estableció que cuentan con 99 asociados activos. La representación legal está a cargo del Presidente del Consejo de Administración quien se encuentra debidamente inscrito en el Instituto Nacional de Cooperativas y en la Superintendencia de Administración Tributaria.

ASPECTO FISCAL

La cooperativa se encuentra inscrita ante la Administración Tributaria, con NIT 406829-7; bajo el régimen optativo para el pago del Impuesto Sobre la Renta, y para el Impuesto al Valor Agregado en el régimen general.

ASPECTO CONTABLE

Los registros contables se encontraron registrados según Memoria de Labores al 31 de diciembre de 2011 informándose que se hace a través del sistema manual, por Perito Contador debidamente registrado con el No. 7,571 ante la Administración Tributaria; labora para la cooperativa en forma independiente en su oficina ubicada en la ciudad de Quetzaltenango.

ADMINISTRACIÓN

La gestión administrativa está a cargo del Consejo de Administración, quienes han delegado las funciones en Marilinda Aracely GramajoMonterroso, actual Gerente Administrativa. Los órganos directivos fueron electos y confirmados en Asamblea General Ordinaria en marzo de 2012, y se encuentra conformado por:

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

COMISIÓN DE VIGILANCIA

COMITÉ DE EDUCACIÓN

COMITÉ DE CRÉDITOS

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

ASPECTO ADMINISTRATIVO

TIENDA DE FERRETERÍA, CONSUMO, Y AGROQUÍMICOS

1. Condición (Compras, inventario, ventas)

No se cuenta con equipo de cómputo necesario para desempeñar las funciones mismas de la cooperativa, ya que todo se realiza manualmente.

Criterio

De acuerdo al artículo. No. 6 inciso f) de los Estatutos de la cooperativa, indica que se adquirirán equipo materiales e insumos para su crecimiento y productividad.

Recomendación

La Gerente Administrativa debe solicitar a la Asamblea General la adquisición de una computadora para la realización del registro de las operaciones diarias.

2. Condición (Compras, inventario, ventas)

Se pudo observar que en las áreas examinadas únicamente dos personas son las encargadas de las operaciones administrativas de la cooperativa.

Criterio

De conformidad con el artículo 59 inciso f) del estatuto de la Cooperativa, explica: “que es atribución del Consejo de Administración, el nombrar, amonestar y remover al Gerente, así como aprobar el nombramiento y remoción del personal bajo órdenes del Gerente.”, el artículo 68 inciso a) del mismo estatuto indica: “Son atribuciones del Gerente, administrar los bienes y recursos de la Cooperativa, velando porque todas las operaciones tiendan al mejoramiento socio-económico de los asociados, de acuerdo a las normas dictadas por el Consejo de Administración.”

Según el control interno la segregación de funciones es una de las principales actividades destinada a prevenir o reducir el riesgo de errores o irregularidades y en especial el fraude interno. Su función es la de asegurar que un individuo no pueda llevar a cabo todas las fases de una operación/transacción desde su autorización, pasando por la custodia de activos y el mantenimiento de los registros necesarios.

Recomendación

La Gerente Administrativa debe someter a consideración y aprobación del Consejo de Administración, contratar más personal para distribuir las actividades y que cada persona tenga asignada una labor a desempeñar para tener una adecuada segregación de funciones y así disminuir el riesgo de fraude.

3. Condición (compras)

No se cuenta con procedimientos o políticas establecidas para la realización de las compras en las tres tiendas.

Criterio

En el artículo 68 de los estatutos se establece que son atribuciones del gerente, administrar los bienes y recursos de la cooperativa, velando porque todas las operaciones tiendan al mejoramiento socioeconómico de los asociados de acuerdo a las normas dictadas por el consejo de administración.

Recomendación

Es necesario que el Consejo de Administración y Comisión de Vigilancia en apoyo a la gerencia, elaboren procedimientos para la realización de las compras en el cual deben contemplarse, requisiciones, cotizaciones, órdenes de compra, recepción y almacenaje de la mercadería.

4. Condición (Compras)

Se determinó que los ingresos y egresos de mercadería, se registran en documentos que no representan una evidencia histórica de los movimientos ante cualquier rendición de cuentas.

Criterio

En el estatuto artículo 68 inciso a) indica que: “Son atribuciones del Gerente, administrar los bienes y recursos de la Cooperativa, velando porque todas las operaciones tiendan al mejoramiento socio-económico de los asociados, de acuerdo a las normas dictadas por el Consejo de Administración.” y en el artículo 68 inciso f): “Son atribuciones del Gerente, velar y responsabilizarse por el uso de adecuado de las instalaciones, bienes, equipo y valores de la Cooperativa, así como establecer controles para el manejo eficiente de las operaciones realizadas con los asociados y terceros”.

Recomendación

Deberá utilizarse un control sistematizado o en su defecto utilizar tarjetas kardex para evidenciar el comportamiento de las compras y ventas de mercadería.

5. Condición (inventario)

No se cuenta con un sistema de valuación y existencia de inventarios.

Criterio

Según NIIF C-4,44.8 Método de Valuación de Inventario indica la forma en que debe ser valuados los inventarios siendo por Costo de Adquisición, costo estándar y métodos de detallistas.

Recomendación

Para un correcto control de las existencias físicas de inventario la Comisión de Vigilancia con el apoyo del Perito Contador debe crear

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