Carta A La Gerencia

ABC S. A.

INFORME A LA GERENCIA

POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

INTRODUCCIÓN

En el presente examen de auditoría, tiene como objetivo realizar una revisión del ejercicio económico del año 2012 de la empresa ABC S.A., en base a la solicitud realizada por el Gerente General mediante documento No. XXX, para lo cual se creó la hoja de trabajo No. YYY.

A continuación se presente los resultados del informe de Auditoría realizado, considerando los principales puntos revisados, a saber:

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CHEQUES POSTFECHADOS, CONTROL Y REGISTRO

Antecedente.-

El Art. 56 de la Ley de cheques establece que: “La persona que utilizare un cheque como instrumento de crédito, admitiendo a sabiendas un cheque posdatado, con excepción del girado para efectos del pago, será multado con el veinte por ciento del importe del cheque. Además solo podrá hacerse efectivo el valor de tal cheque, en caso de falta de pago, mediante acción ordinaria.”

Observación.–

Es práctica de la Compañía recibir cheques postfechados, las cuales son registradas contablemente en la cuenta caja-bancos, aún previo a su cobro efectivo. Además, no se realizan arqueos ni controles sobre estos cheques recibidos.

Recomendaciones.-

Disponer al área de cobranzas o su equivalente, Revisar y validar los comprobantes de transacción donde se hayan cancelado con estos cheques.

Disponer al área de cobranzas o su equivalente, la confirmación a los clientes a quienes se les cobró estos cheques.

Disponer al área de cobranzas o su equivalente, realizar un arqueo de estos cheques recibidos.

Disponer al área de contabilidad el registro correcto de estos cheques, los cuales tienen que estar en cuentas por cobrar.

Establecer como política, la no recepción de los cheques postfechados, por incumplir con la normativa actual.

DIFERENCIAS EN CUENTAS POR COBRAR Y PROVISIONES PARA INCOBRABLES.

Observación.-

Mediante la revisión de las cuentas por cobrar de la compañía al 31 de diciembre del 2012, informamos lo siguiente:

• El saldo contable de las cuentas por cobrar es de $87.758, mientras que el listado de cartera proporcionado nos arroja valores por cobrar de $81.878. Es decir, existe una diferencia (sin justificar) de $5.880.

• No se ha efectuado un análisis de antigüedad de cartera que permita determinar las provisiones requeridas para incobrables. Al 31 de diciembre del 2012, la Compañía registró con cargo a los resultados del año US$6.157 por provisiones para incobrables y no se considero el valor de US$21.363,14 determinados en base al listado de cartera proporcionado, y que de acuerdo a la normativa tributaria, puede provisionarse para incobrables. Esto, le hubiese generado a la compañía un ahorro de US$8.011,18 en el pago de impuesto a la renta y participación a trabajadores.

• No se ha realizado un análisis que permita determinar las reales posibilidades de recuperación de las cuentas por cobrar a largo plazo (cartera vencida superiores a 360 días) cuyo monto al 31 de diciembre del 2012 representa US$29.834,93.

• La Compañía no tiene como política el envío periódico de confirmaciones de saldos directas a sus clientes que permita validar la integridad de los valores contabilizados así como de las acciones del personal involucrado en el proceso de venta y cobros de valores.

• Del muestreo seleccionado, existen $5.279,70 de saldos que fueron confirmados por los clientes como cancelados, pero que no fueron registrados en la empresa. Esto, debido a que fueron cobros en efectivo realizados por una vendedora en el mes de agosto de 2012.

Recomendaciones.-

• Conciliar mensualmente los saldos de cartera entre contabilidad y cobranzas y ajustar oportunamente las diferencias identificadas.

• Determinar y registrar las provisiones para incobrables de acuerdo a lo permitido por la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, con el propósito de aprovechar al máximo su beneficio tributario.

• Efectuar un análisis de recuperabilidad de cartera que permita: realizar las gestiones de cobro correspondientes, así como determinar el valor adecuado a provisionar, considerando tanto el aspecto legal como financiero.

• Solicitar confirmación a los clientes con el propósito de determinar el saldo actual de la cartera y descartar la presencia de posibles fraudes por parte de los vendedores u otro personal involucrado en los cobros y recuperación de valores.

• Solicitar a la vendedora una explicación del porqué no registró los valores cobrados en el mes de agosto de 2012. Adicionalmente, deberá realizarse el registro contable correspondiente de estos valores, descargándolos de las cuentas por cobrar.

• Establecer como política el no cobro de valores en efectivo y, en caso de considerar hacerlo, realizar los controles pertinentes y confirmaciones inmediatas con los clientes deudores.

INVENTARIOS

Antecedente.-

El artículo 342 del código tributario establece que constituye defraudación, todo acto doloso de simulación, ocultación, omisión, falsedad o engaño que induzca a error en la determinación de la obligación tributaria, o por los que se deja de pagar en todo o en parte los tributos realmente debidos, en provecho propio o de un tercero; así como aquellas conductas dolosas que contravienen o dificultan las labores de control, determinación y sanción que ejerce la administración tributaria.

El artículo 344 del código tributario numeral 4 y 6 establecen que son casos de defraudación, proporcionar, a sabiendas, a la Administración Tributaria información o declaración falsa o adulterada de mercaderías, cifras, datos, circunstancias o antecedentes que influyan en la determinación de la obligación tributaria, propia o de terceros; y, en general, la utilización en las declaraciones tributarias o en los informes que se suministren a la administración tributaria, de datos falsos, incompletos

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