Diagnostico del archivo del sindicato industrial

Diagnóstico del archivo del sindicato industrial

Para conocer la situación en la que se encontraba el archivo del Sindicato Industrial se realizó un diagnóstico el cual permitió identificar objetivamente el problema. El diagnóstico archivístico es una “técnica para captar y analizar sistemáticamente la información en todos los niveles”^[1]

        Así mismo, permite identificar los problemas, irregularidades, deficiencias y en general conocer el estado en que se encuentran los archivos, con la finalidad de tomar las medidas necesarias, solucionar los problemas detectados y lograr una organización adecuada, por ello antes de organizar un archivo es importante realizar un diagnóstico.

        De los aspectos que se consideraron en el Sindicato Industrial fueron los siguientes: procesos archivísticos, procesos administrativos, procesos tecnológicos, espacios físicos del local, condiciones de los documentos, tipología documental y volumen, servicios que ofrecen, recursos humanos, materiales, técnicos. Ver formato de diagnóstico en anexo 1.

        En el diagnóstico, se empleó la palabra carpeta en vez de expediente, debido a que los documentos que se han producido, se encuentran agrupados y guardados sin ningún criterio archivístico de organización, lo hacen según los criterios de cada persona,  ocasionando deficiencia en la consulta de la información contenida en los documentos.

 3.1 Situación actual del archivo

De acuerdo a las observaciones realizadas al archivo del sindicato industrial, se identificaron las siguientes situaciones:

3.1.1Procesos administrativos

Al archivo no se le da la importancia dentro del sindicato ya que en primer lugar no está considerado el puesto de archivo, por ende repercute en muchos aspectos entre ellos en que no reconocen la importancia de organizar de acuerdo a la teoría archivística  los documentos que producen, tampoco se le asigna recurso suficiente para obtener mejores espacios, mobiliario, o para comprar mejores equipos tecnológicos que permita llevar a cabo la digitalización de los documentos. Así mismo, carecen de manuales y reglamentos para la organización del archivo.              

3.1.2 Procesos archivísticos

Los documentos están clasificados por asunto, en este caso   agrupan los documentos de acuerdo a la empresa con la que esta afiliada el sindicato, pero sin ningún criterio archivístico solo en base a los criterios de cada persona.  Por ejemplo en la carpeta de la empresa Cumins se encuentran casi todos los documentos en relación a ella, tales como contratos, convenios, correspondencia, reglamentos de trabajo, actas, notificaciones, etc.

Se dice que se encuentran casi todos, porque el problema consiste en que al interior de la carpeta los documentos no respetan el principio de procedencia y orden original, es decir si tienen un emplazamiento u  otro tipo de documento de Cumins, lo separan de su carpeta, archivándolo en otra provocando que se rompa el principio de procedencia y orden  original de los documentos, esto genera la revoltura de documentos, ocasionando:

• pérdida de tiempo, en la búsqueda,      
• no existe un seguimiento del asunto
• perjudica en una toma de decisión inmediata
• Traspapeleo de documentos

Respecto a la ordenación, las carpetas se ordenan alfabéticamente por nombre de la empresa, de acuerdo al sindicato industrial al que pertenecen. En concreto, no realizan procesos archivísticos propiamente, solo agrupan los documentos  como mejor se les facilite y guardan las carpetas alfabéticamente dentro del archivero. Por ende no han contemplado realizar otros procesos tales como la identificación de series documentales, la descripción, expurgo, depuración, valoración documental, así como transferencias primarias, solo por mencionar algunos.

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