Diagnostico De Archivo

QUE ES UN DIAGNOSTICO

Un Diagnostico es un procedimiento ordenado, sistemático, para conocer, para establecer de manera clara una circunstancia, a partir de observaciones y datos concretos. El diagnóstico conlleva siempre una evaluación, con valoración de acciones en relación con objetivos.

La definición de diagnóstico de Andrade de Souza: “Un método de conocimiento y análisis del desempeño de una empresa o institución, interna y externamente, de modo que pueda facilitar la toma de decisiones”.

La realización de un adecuado diagnóstico exige por parte de quien lo va a realizar determinadas habilidades o competencias, entre las que podemos citar conocimientos teóricos en la materia, razonamiento lógico, concentración, experiencia y una gran capacidad para observar con objetividad, y para relacionar diferentes datos.

OBJETIVOS:

GENERAL:

Determinar la situación archivística de los documentos, ya sea de gestión, central y/o histórico, Documentación e información.

ESPECIFICOS:

• Recopilar información con el rigen, los objetivos, las funciones y el marco estratégico del fondo documental de la organización.

• Valorar el impacto que pueda la tenencia o la falta de conocimientos archivísticos por parte de los responsables del archivo en estudio.

• Conocer asuntos concernientes a la producción documental, tales como: la existencia o no de alguna normalización sobre la elaboración de diferentes tipos documentales, que clases y los tipos documentales que se producen.

• Identificar las series y subseries que se manejan en cada una de las unidades productoras de la organización.

• Conocer si se aplica o no un sistema de clasificación documental, un método de ordenación y si se lleva a cabo o no un control documental bajo algún tipo de instrumento descriptivo.

• Identificar el ambiente, humedad relativa, temperatura, factores de riesgos y señalización de cada uno de los depósitos de archivos.

• Conocer cuáles son las políticas de acceso, consulta y préstamo de los documentos, así como sus usuarios.

• Conocer la confidencialidad de los documentos y bajo qué criterios se determina esa cualidad.

• Conocer la vigencia que se les otorga a los documentos y cómo se determina la misma.

• Conocer si se aplica o no la selección y eliminación documental y bajo qué criterios se lleva a cabo.

• Conocer si existe una política de conservación documentales en la organización.

• Conocer el estado físico de los documentos.

• Conocer si se aplica o no la ley del Sistema Nacional de Archivos.

• Determinar las fortalezas, debilidades, y posibles problemas que del archivo en estudio.

• Saber si cumplen o no con el cronograma de transferencias (si existe uno)

• Dar posibles soluciones a las inconsistencias encontradas.

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