GESTIÓN DOCUMENTAL ¿Por qué es importante la gestión documental?

TEMA 2: GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Conceptos básicos.

2. Gestión del conocimiento( proceso de tareas qye nos van a llevar a esa gestión de conocimientos)Tendrá que haber unas normas para que todos organicemos la información de la misma manera, habrá una seria de técnicas o programas para gestionar la documentación.

3. Fuentes documentales.

4. Criterios de calidad.

1.CONCEPTOS BÁSICOS

Organizar la información y gestionar la documentación y conocimiento. La mala gestión del conocimiento e información es no guardar lo que haces.

Gestión documental→ proceso y tareas que nos van a llevar a esa gestión de conocimiento. Tendrá que haber unas normas para que todos organicemos la información de la misma manera, habrá una serie de técnicas o programas para gestionar la documentación.

Sistema de gestión →bases de datos, es el como vamos a llevar a cabo la gestión documental, una serie de sistemas de elaboración, construcción y diseños de bases de datos.

Gestión del conocimiento→ es el qué. Como de un determinado soporte sacamos información y la gestionamos. Esa información es conocimiento. Actividades relacionadas con el conocimiento, como se crea y se recoge, como se transforma y se utiliza. Se centra en la forma

¿Por qué es importante la gestión documental?

El trabajo será más eficaz si lo apuntamos en un papel.

Eficacia e incremento del rendimiento:

30% más eficacia en las búsquedas

40% más de respuestas correctas a los usuarios

Reducción de 86 a 19 minutos de tiempo de tareas de archivo de documentación.

Preservar el capital intelectual y fuente de conocimiento que aportan los documentos

Lo que puede hacer cualquier tipo de fuente de documentación es preservar el capital intelectual, es decir, que la información no se pierda….

-Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

-Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperara los documentos desde diferentes lugares.

-Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que esta buscando la información

-Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura, estructurada al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

-Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

- Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

- Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permite enviar por Email, Fax, SMMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema

La gestión documental es tomar decisiones acerca de:

-Estructura y ordenación de las carpetas y de los documentos en la red local o cualquier otro sistema.

-Nomenclatura a utilizar.

-Identificación o clasificación.

- Almacenamiento o no en los ordenadores o archivadores.

2. Gestión de conocimiento

Partiendo de los conocimientos se elaboran y transforman en otro tipo de documentos de carácter más práctico. Hay revistas que se encargan de recoger los resúmenes de artículos de otras revistas que son las llamadas revistas de resúmenes.

 De los documentos primarios vamos a pasar a documentos de tipo secundario. Consultando estos documentos de tipo secundario son más completos porque voy a ir a la fuente original que es lo que me interesa. Tiene dos partes:

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