¿Porque es importante para cualquier organización tener una excelente gestión documental?
Enviado por milusa80 • 22 de Febrero de 2019 • Apuntes • 323 Palabras (2 Páginas) • 145 Visitas
¿Porque es importante para cualquier organización tener una excelente gestión documental?
El objetivo principal de la implementación de un sistema de gestión documental en cualquier organización es el mejoramiento en el manejo de la información, teniendo como característica principal la correcta clasificación de los documentos.
El sistema de gestión documental es importante para cualquier organización debido a que la centralización de los documentos, permite reducir tiempos en la búsqueda y recuperación de información, viéndose reflejados en la eficiencia de las áreas comprometidas en dichas actividades y por ende en una mayor productividad de las mismas.
La implementación de este sistema presenta un aumento notable en los niveles de calidad de la información suministrada sumado a la reducción en los costos por manejo de archivo, disminuyendo en porcentajes importantes el uso de recursos como papel, impresoras y fotocopiadoras.
Adicionalmente la implementación y aplicación de un sistema de gestión documental permite tener un mayor control de la documentación generada en cada uno de los procesos, su trámite y gestión, facilitando la trazabilidad, control y auditoria.
El mejor aprovechamiento de espacios físicos es otra de las características por las que es tan importante la gestión documental, permite realizar una mayor depuración de la documentación, evitando la acumulación innecesaria de documentos y promoviendo la utilización de almacenamiento digital.
La utilización de herramientas tecnológicas para el almacenamiento de información permite que la calidad de los documentos se preserve en mejores condiciones y que permanezcan con el tiempo.
Cuando así lo merezcan los documentos que deben ser conservados físicamente debido a la aplicación correcta de las técnicas de gestión documental, preservarán su vida por un mayor lapso de tiempo.
Podemos concluir que la implementación del sistema de gestión documental en cualquier organización es de gran ayuda porque nos ayuda a reducir costos, mejorar la eficiencia , aumentar la calidad de la información y aprovechamiento físico, sin dejar de lado una de lado de la custodia y seguridad de información vital para la organización.
https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-10-beneficios-de-la-gestion-documental-en-las-organizaciones/
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/Instrumentos_Archivisticos/PGD/PGD_AGN_2018.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/PgdAgn_29122014.pdf
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