ENSAYO IMPORTANCIA GESTION DOCUMENTAL

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN LA POLICIA NACIONAL

JHON MANUEL TOLOZA DIAZ

ENSAYO PARA OPTAR EL TITULO DE TECNICO PROFESIONAL EN

SERVICIO DE POLICIA

SOLEDAD ATLANTICO 2009

RESUMEN

Gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada vez más frecuente en las organizaciones, pero hay un cierto desconcierto en la marea de siglas de soluciones de gestión documental y, sobre todo, aún hay un gran desconocimiento de la importancia que tiene para las organizaciones manejar correctamente la documentación. El artículo destaca los principales aspectos que hay que tener en cuenta antes de implementar una herramienta tecnológica.

Palabras clave: Gestión documental, Gestión de contenidos, Gestión del conocimiento, Gestión de documentos

INTRODUCCIÓN

EL SUEÑO DE LA OFICINA SIN PAPELES aún no se ha hecho realidad. Más bien parece que se produce lo contrario: cuanto más aumentan los contenidos en soporte electrónico, más crece el volumen de documentos en papel. En consecuencia, además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, las organizaciones se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles.

Y cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber, por ejemplo, dónde está un informe que se necesita, dónde archivar un documento que se acaba de redactar, o qué hacer con un correo electrónico en el que figura la aceptación de un pedido. Si a la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, coincidiremos en que hay que actuar y hay que hacerlo con celeridad. Cuanto más se retrasa la toma de decisiones, más compleja es la situación y, en consecuencia sus posibles soluciones.

DESCRIPCION DEL TEMA

¿Por qué es tan importante la gestión documental?

Como decíamos, su interés ha ido en progresivo aumento, y en varios artículos se evidencian algunos de sus beneficios. Por ejemplo, en un estudio realizado en el Reino Unido se puso de manifiesto que implementar un proyecto de gestión documental ha servido en algunos casos para mejorar en un 30% la eficacia de las búsquedas; un 40% la posibilidad de dar las respuestas apropiadas a los clientes; y reducir de 86 a 19 minutos/persona cada semana el tiempo para archivar documentos

En definitiva, es indudable que una correcta gestión documental contribuye a mejorar la eficiencia de la organización. Pero más allá del incremento de rendimiento, los documentos contienen datos e información (o datos en contexto) y mucho conocimiento corporativo, que forma parte de los “bienes intangibles”, del capital intelectual. Pero los bienes intangibles hay que poderlos encontrar y utilizar en el momento en que se necesitan.

Por poner dos ejemplos en los que se evidencia que los documentos son parte del capital intelectual y fuente de conocimiento corporativo, podemos pensar en un laboratorio químico que produce informes de análisis de sustancias, o en un bufete de abogados, con los dictámenes realizados por sus letrados.

En ambos casos, en esos materiales reside gran parte del capital intelectual.

DESARROLLO DE LA ARGUMENTACION

El punto de partida: qué necesita la organización

¿Por qué se necesita gestionar los documentos?, ¿para qué?, ¿qué se espera conseguir?, ¿cuáles son las prioridades?

Algunas preguntas obligadas que debe hacerse la organización son, entre otras, las siguientes:

¿Hay que evitar duplicidades de documentos y el uso de versiones no actualizadas?

¿Se están extraviando documentos críticos o registros de archivo?

¿Se necesita acortar los tiempos de recuperación?

¿Hay que compartir conocimiento corporativo?

¿Se quiere asegurar que una documentación debe poder “leerse” dentro de unos años; es decir, hay que asegurar la perdurabilidad de determinados documentos?

¿Necesita gestionar el volumen de correo electrónico que contiene información relevante para la empresa?, ¿hace falta guardarlo?, ¿qué hay que guardar y cómo hacerlo con seguridad?

Por otra parte deben plantearse otros aspectos no menos importantes como el vínculo o la relación que deben guardar los documentos en papel y los electrónicos.

Aunque parece evidente que previa a cualquier acción hay que delimitar el punto de partida y concretar los objetivos a conseguir, no siempre es algo que las organizaciones se plantean con la necesaria claridad.

Para llevar a cabo un proyecto de gestión documental pueden seguirse distintas metodologías, y éstas abordarse desde diferentes vertientes.

En muchas ocasiones es necesario llevar a cabo una auditoría previa de la información y del conocimiento

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