Ingeniera De SistemascA

ACTIVIDAD SEMANA 1 REALIZADA POR

CURSO: Administración Documental

TUTOR: Sandra Carolina Peña Bautista

MODALIDAD: Virtual

TEMA: Generalidades de la Administración Documental

OBJETIVO:

• Conceptualizar la Administración Documental

• Precisar la Importancia de la Administración Documental

• Describir las funciones de la Administración Documental y su importancia en las organizaciones

RECURSOS DE APOYO: Materiales del curso Unidad 1: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

DESCRIPCION: Luego de estudiar el contenido y los materiales planteados y de su propia investigación, desarrolle la siguiente actividad.

ACTIVIDAD :

Realiza una consulta en otras fuentes( libros, internet, documentos de área) sobre el concepto de la ADMINISTRACION DOCUMENTAL, a partir de esta desarrolla la siguiente actividad:

1.Elabora un ensayo de no máximo 2 hojas o un mapa conceptual, que contenga la siguiente información:

• Qué es Administración Documental y sus objetivos

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y SUS OBJETIVOS.

La organización dentro de cualquier ámbito es pieza clave para el éxito de cualquier actividad que se realice.

Se hace necesario tener siempre un orden que nos permita llegar con facilidad y rapidez a lo que estamos buscando. Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

Organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

Desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

Utilización y conservación”

Entonces podemos afirmar que la esencia de laadministración documental son los documentos. Y que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y unaESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí se deriva una de las funciones más importantes de un sistema de administracióndocumental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya sea por su valor, jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo Por eso los objetivos claves de la administración documental serian:

-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos

dentro de cualquier institución pública o privada.+

-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose

en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de

documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean

conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de

calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio

ambiente.

-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,

efectiva y exacta.

• El papel y las funciones del administrador documental

Gestionar la documentación oficial se ha vuelto cada vez más necesario para las entidades, debido a que la información se ha reconocido como un recursonecesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la creación de directrices internas que orienten este proceso.

El Grupo de Gestión Documental es el encargado de ejecutar las actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,

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