Institucionalización de cambio de aplicaciones

Institucionalización de cambio de aplicaciones.

Una aplicación, se refiere al seguimiento orgánico de procesos dentro de una organización.

Para lograr la institucionalización o despliegue y ejecución de una nueva aplicación o de cambios en esta, se puede seguir el modelo de compromiso que se basa de diferentes fases:

• Contacto: Se informa a los usuarios de la aplicación de los nuevos procesos o cambios en estos por todos los canales posibles. No importa si estos canales llegan a ser redundantes.
• Conciencia: El usuario advierte que la aplicación va a ser desplegada dentro de la organización.
• Entendimiento: El usuario debe entender que conlleva la implementación de los nuevos procesos para así saber si apoyarla o no.
• Pruebas: Se realizan pruebas pilotos con grupos de bajo riesgo dentro de la organización, para esto, los grupos deben tener los recursos y el soporte necesario para cumplir con la prueba.
• Adopción: Se implanta la aplicación en entornos reales dentro de la organización, brindando los recursos y soporte necesario.
• Institucionalización: En caso de éxito, el nuevo proceso se incorpora a los procesos operativos de la organización. Esto se logra probando y mejorando el proceso hasta lograr la madurez necesaria para implantarlo en toda la organización.

Además de las fases anteriores, son necesarios estos elementos para el seguimiento optimo del nuevo proceso:

• Gestión del compromiso: Conjunto de acciones necesarias para asegurar que el nuevo proceso perdure con el tiempo. Esto se logra manteniendo documentación del proceso y designando roles para apoyar y asesorar sobre el uso de la nueva aplicación.
• Comunicación, formación de recursos y soporte: Desarrollar la capacidad de ejecución del proceso en base a:

• Personas responsables que se aseguran de involucrar a los usuarios finales.
• Preparación de los usuarios finales para desempeñar sus funciones.
• Definición y documentación de las prácticas y procedimientos para el uso de la aplicación.
• Aportando el soporte y recursos necesarios para la ejecución del nuevo proceso.

Para saber cómo va la ejecución del proceso, se puede revisar el estado que en si es la medición que determina el estado del proceso de institucionalización y que sirven para evaluar la efectividad de la aplicación.

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