Noticia depe Organizar consiste en mezclar

Tema 5. La organización

1. La función de organizar

Organizar consiste en mezclar, integrar y homogeneizar, en las proporciones adecuadas, los medios humanos y materiales que dispone la organización de forma que puedan alcanzarse sus objetivos.  

Para organizar una empresa es necesario diseñar una estructura que conduzca al éxito de la empresa. Es decir, diseñar un esquema formal de relaciones, comunicaciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas, dentro de un conjunto de unidades, factores materiales y funciones con vistas a la consecución de unos objetivos.

En resumen, decidir sobre:

• Qué tareas hay que hacer, cómo y quién las tiene que hacer (diseño de puestos)
• Cómo se van a relacionar las unidades de trabajo (coordinación de unidades)
• Quién manda (cadena de mando)
• Cómo se van a agrupar las unidades de producción (agrupación de unidades)

1. El diseño de puestos

Para diseñar un puesto de trabajo hay que tener en cuenta dos elementos: el grado de especialización y el grado de formalización del puesto.

Por un lado, se ha de decidir la variedad de tareas que se van a realizar en cada puesto de trabajo. Un trabajador puede realizar una única tarea en su puesto de trabajo. Cuantas menos tareas realicen, más especializado será el puesto. ¿Son mejores los puestos más especializados? Depende.

Una gran especialización del puesto de trabajo favorece la eficiencia de los trabajadores, conocen mejor las tareas y las formas de realizarlas. Sin embargo, también repercute sobre su motivación en forma de aburrimiento, fatiga, estrés, etc., reduciendo su rendimiento. Para reducir el efecto negativo de la especialización de los puestos de trabajo se puede desarrollar una buena dirección en la que se combine: a) Un liderazgo acorde a las circunstancias del trabajador y b) Mecanismos de motivación que fomenten el reconocimiento y la autorrealización.

Por otro lado, hay que decidir el grado de autocontrol que se tiene en el puesto de trabajo. Es decir, hasta qué punto las reglas, normas y procedimiento establecen lo que hay que hacer en el puesto de trabajo. A esto se le llama grado de formalización del puesto. Mientras menos autonomía posee una persona para desempeñar las actividades que le han encomendado, más formalizado será el puesto de trabajo. Así, cuanta menor sea la formalización del puesto, mayor será la libertad de actuación del empleado, mayor responsabilidad, mayor poder para tomar decisiones y un mayor autocontrol. ¿Son mejores los puestos de trabajo más formalizados? Depende.

En principio, un puesto de trabajo muy formalizado asegura unos estándares de actuación. Es importante cuando se quiere conseguir el mismo resultado, como el caso de las franquicias. Sin embargo, la formalización reduce la flexibilidad de los trabajadores ante situaciones especiales no contempladas en los reglamentos. Los puestos de trabajo más formalizados son más recomendables para trabajadores poco capacitados, sin interés por la innovación y/o sin interés por asumir responsabilidades.

Entonces, ¿cuál será el mejor diseño para un puesto de trabajo? Aquel que permita que tanto los clientes como los trabajadores estén satisfechos. Conseguir esto permitiría mejorar las ventas y la eficacia de la empresa, así como mejorar la motivación de los trabajadores y la eficiencia de la empresa.

1. Coordinación de unidades

Los miembros de la organización

Las personas que desempeñan un cargo de dirección en una organización son:

CEO (Chief Executive Officer). Ocupa el más alto rango en la jerarquía de la organización, es quien toma las decisiones más importantes, definiendo e impulsando la estrategia de la compañía. Toda cuestión relevante requiere la consulta y aprobación del CEO y muchas de estas decisiones parten de sus iniciativas. El CEO es el principal enlace entre la estructura ejecutiva y su Consejo de Administración.

Directivos superiores (miembros del Consejo de Dirección, el Comité o la Comisión Ejecutiva). Son aquellos que dependen del CEO directamente y desarrollan actividades en puestos de la máxima responsabilidad.

Directivos intermedios. Su principal característica es que sus relaciones dentro de la estructura de la organización les llevan a tratar siempre con otros directivos. Hacia arriba, dependen de los directivos superiores o de otros intermedios de mayor nivel. Hacia abajo, ejercen su autoridad sobre otros directivos intermedios de menor rango o directamente sobre los supervisores o monitores.

Supervisor o monitor. Desarrollan su actividad interactuando directamente con aquellos que realizan el trabajo final. Los monitores guían el aprendizaje respecto a una actividad, orientando, corrigiendo, avisando e incluso amonestando cuando es necesario. Para ser monitor, además de conocimientos específicos y una buena formación general, se debe disponer de las cualidades de liderazgo necesarias para motivar y orientar al personal y favorecer el trabajo en equipo.  Su trabajo consiste en establecer y revisar los objetivos y metas de los miembros de su unidad, en consonancia con los planes de trabajo y la estrategia general de la organización. Además de fijar los objetivos de su unidad y supervisar y evaluar los avances hacia su consecución. Son fundamentales la aptitud para las relaciones humanas y la capacidad de comunicación y negociación.

Gabinete del CEO o de otros directivos superiores. No prestan un servicio directo al conjunto de la empresa sino exclusivamente al CEO. Son las personas que realizan una actividad que es una prolongación del trabajo de los directivos superiores a los que apoyan de un modo personal. Entre sus miembros destacan: Secretaria de Dirección, Adjunto a la Dirección, Delegado del Director, Asesores del CEO, adscritos al CEO, etc. Algunos miembros del Gabinete pueden representar al CEO o sustituirlo en ciertas ocasiones en las que expresamente se delegue en ellos.

Tecnócratas. Son un personal muy preparado, altamente especializado y con experiencia en un determinado campo. Son personas que definen lo que hay que hacer y cómo se debe hacer, pero materialmente ellos nunca lo llevan a cabo puesto que no forman parte de la estructura ejecutiva de la organización. Los tecnócratas planifican o ayudan a planificar las actividades, analizan los procesos y recomiendan sus mejoras o cambios, así como actúan para comprobar si la ejecución ha sido la ejecutada pero no podrán sancionar, ejecutar directamente o dar órdenes al personal de los departamentos a los que sirven. Pueden tener personal operativo a su cargo para realizar actividades auxiliares. Son planificadores, normalizadores y controladores.

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