Principios de la administración del tiempo

Administración del tiempo

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, pero algunos lo usan para tener un mejor impacto. No significa que estas personas hagan muchas más cosas. Sino que hacen las cosas que deben hacerse. Esta es la esencia de la administración del tiempo: hacer las cosas que deben hacerse en el tiempo correcto. La administración del tiempo es lo que hace posible el éxito, no importa dónde o a quien se trabaja, un negocio, una organización sin fines de lucro o uno mismo. Se pueden tener las mejores ideas, los mejores productos, los mejores servicios, pero sin administración del tiempo no llegara muy lejos si es que llega a ese punto.

Aprender a manejar el tiempo permite alcanzar los plazos, mejora el foco y da espacio para disfrutar todas nuestras actividades. Esto nos empodera para dar los resultados deseados, construye nuestra reputación y ayuda a potenciar nuestra carrera. Mucho más importante la administración del tiempo crea calma y es a este aspecto de la administración del tiempo al que debemos apuntar. La administración del tiempo es un factor diferenciador que nos permite estar en el borde con otras personas, quizá con nuestras mismas habilidades, pero con la falta de este aspecto de auto organización y disciplina.

Siempre se dice que “Hay que hacer lo que es importante e ignorar lo que no lo es” y que “Las cosas urgentes son las únicas importantes que no se tenían en cuenta cuando se originaron”. Esto es cierto, pero no del todo ya que no nos ofrece muchos detalles. Se necesita ser muy aplicado para poner en práctica los principios de la administración del tiempo. Siempre se debe pensar a largo plazo, cuando los comportamientos se convierten en hábitos, allí se vuelve todo más fácil. Lo que nos permite alcanzar esto no es ciencia de cohetes, de hecho, estas tácticas son sentido común. Es cuestión de tener los detalles adecuados, no hay fórmulas mágicas, solo tener los detalles claros y cada uno contribuye a esto.

Principios de la administración del tiempo

Las interrupciones (clientes, compañeros de trabajo, entre otros) y las interrupciones auto-impuestas (Mensajería instantánea, redes sociales, entre otros) matan la productividad. Regresar de una interrupción toma tiempo e introduce errores a nuestras actividades. Aquí una lista de algunos principios fundamentales:

• Se debe crear un escudo a las interrupciones cuando estamos desarrollando nuestros quehaceres.
• Usar una herramienta para administración del tiempo. Tener todo en un lugar ayuda a estar organizado.
• Conserva el poder mental para lo que es importante. Usar el cerebro para las actividades importantes y un organizador para anotar asuntos, fechas y notas
• Desarrolla rutinas y adherirse a ellas. En vez de estar constantemente reinventando la rueda o repitiendo procesos, se deben lleva las cosas a rutinas.
• Desarrolla hábitos y mantras. Ayudan a recordar como reusar viejas decisiones.
• Mantener el foco durante el tiempo de las actividades. Se trabajará mejor cuando nos enfocamos en una cosa a la vez.
• Manejar nuestra vida social con las mismas herramientas. La vida fuera de nuestros proyectos es importante así que no hay que perder las cosas divertidas.

Foco versus interrupciones

El foco es importante, se gana cuando se remueven las interrupciones y se manejan eficientemente las interrupciones. Las interrupciones son esencialmente alguien más controlando nuestro tiempo, son los enemigos naturales del foco y la administración del tiempo; son evidentemente malas ya que retrasan nuestro desarrollo y de igual forma volver a las actividades principales puede llevarnos a errores. Corregir esos errores pueden tomar más tiempo que la tarea en sí.

Todos tenemos un pico mental y físico distinto, debemos descubrirlo y agendar las tareas apropiadas para esos tiempos. Las primeras horas del día pueden ser nuestras horas más productivas ya que tienen menos interrupciones. Trabajar antes de nuestros compañeros de trabajo (por citar un ejemplo) aumenta nuestro tiempo productivo. Este tiempo debe usarse para hacer actividades importantes y no en cosas no significativas.

Delegar, registrar y hacer permite tomar el control de tu tiempo. Estos verbos de acción se deben usar cuando nuestro trabajo es interrumpido. Delegar significa asignar a alguien más. Registrar las tareas permite tener conocimiento de lo que debemos realizar y agendarlo para luego. Hacer las tareas es el último recurso y solo debe ser usado en emergencias.

Registrar es clave y ayuda sobremanera hacerlo de forma visual, además da confianza si se confirma con quienes adquirimos el compromiso. Nunca se debe confiar en nuestro cerebro para recordar nuestras tareas. Siempre debemos registrar todo en papel o digital. Nuestro cerebro tiene mejores cosas que hacer.

Rutinas

Una buena rutina nos ahorra trabajo y reduce tiempo que usamos en toma de decisiones, de hecho, nos dan el “Piensa una sola vez, haz mucho”. Hay que desarrollar la rutina de anotar todas nuestras citas y cosas por hacer en un organizador y siempre tenerlo a mano.

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