Principios de la administración general

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL

La función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo social. Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas. La función administrativa sólo obra sobre el personal.

La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto número de condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de principios, de leyes o de reglas.

Emplearé con preferencia la palabra principios, desembarazándo¬la de toda idea de rigidez. No existe nada rígido ni absoluto en materia administrativa; en ella todo es cuestión de medida. Casi nunca puede aplicarse dos veces el mismo principio en condiciones idénticas: es necesario tener en cuenta las circunstancias diversas y cambiantes, los hombres igualmente diversos y cambiantes y muchos otros elementos variables.

Además, los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos: es éste un arte difícil que exige inteligencia experiencia decisión y mesura.

La mesura, hecha de tacto y experiencia, es una de las principales cualidades del administrador.

El número de los principios de administración no es limitado. Toda regla, todo medio administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento toma lugar entre los principios, por todo el tiempo, al menos, en que la experiencia lo confirme en esta alta dignidad. Un cambio en el estado de cosas puede determinar el cambio de las reglas a las cuales ese estado había dado nacimiento.

A continuación mencionaré algunos de los principios de adminis¬tración que he tenido que aplicar con más frecuencia:

1º. La división del trabajo;

2º. La autoridad;

3º. La disciplina;

4º. La unidad de mando;

5º. La unidad de dirección;

6º. La subordinación de los intereses particulares al interés general;

7º. La remuneración

8º. La centralización;

9º. La jerarquía;

10º. EL orden;

11º. La equidad;

12º. La estabilidad del personal;

13º. La iniciativa;

14. La unión del personal.

1. DIVISIÓN DEL TRABAJO.

La división del trabajo es de orden natural: se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee mas variedad de órganos encargados de funciones distintas; se advierte en las sociedades humanas, en que cuanto más completo es el cuerpo social, tanto mayor y más estrecha es la relación entre la función y el árgano. A medida que la sociedad crece aparecen nuevos órganos destinados a remplazar al órgano único primitivamente encargado de todas las funciones.

La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.

El obrero que fabrica, todos los días la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios adquieren una habilidad, una seguridad y una precisión que acrecen su rendimiento. Cada cambio de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación que disminuye la producción.

La división del trabajo permite reducir el número de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo. Se reconoce que es el mejor medio de obtener el máximo provecho de los individuos y de las colectividades. No se aplica solamente a las tareas técnicas sino a todos los trabajos, sin excepción, que pone en movimiento un número más o menos grande de personas y que exigen de éstos varias clases de capacidades. Tiende, en consecuencia, la especialización de las funciones y a la separación de los poderes.

Por más que sus ventajas sean universalmente reconocidas y que no sea factible imaginar la posibilidad del progreso sin el trabajo especializado de los sabios y de los artistas, lo división del trabajo tiene límites que la experiencia y el sentido de la medida enseñan a franquear.

2. AUTORIDAD RESPONSABILIDAD.

La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer.

Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, de servicios prestados, etcétera. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal.

No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una sanción, -recompensa o penalidad- que acompaña a1 ejercicio del poder. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, es su consecuencia natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar donde se ejerza la autoridad nace una responsabilidad.

La necesidad de sanción que tiene su fuente en el sentimiento de justicia, es confirmada y acrecentada por la consideración de que, en beneficio del interés general, es menester alentar las acciones útiles e impedir las que no tienen este carácter.

De ello se infiere que la sanción es una cuestión de uso, convencional, y que el juez, al establecerla, debe tener en cuenta el acto mismo, las circunstancias que o rodean y la repercusión que la sanción puede tener. El juzgamiento exige alto valor moral, imparcialidad y firmeza. Si no se cumplen todas estas condiciones es de temer que el sentimiento de la responsabilidad desaparezca de la empresa.

La responsabilidad, valientemente ejercida y soportada, es una fuente de respeto, es una clase de coraje muy apreciada en todas partes. Se tiene una prueba palpable de ello en el trato de algunos jefes de industria, muy superior al de ciertos funcionarios del Estado de grado equivalente, pero sin responsabilidades.

Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como la autoridad es codiciada. El miedo de las responsabilidades paraliza muchas iniciativas y destruye muchas buenas cualidades.

Un buen jefe debe tener y expandir a su alrededor el coraje de las responsabilidades.

La mejor garantía contra los abusos de autoridad y las debilida¬des de un gran jefe es el valor personal y principalmente su alto valor moral. Es sabido que ni la elección ni la propiedad confieren ese valor.

3. DISCIPLINA

La disciplina consiste esencialmente en la obediencia, la asidui¬dad, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a convenciones establecidas entre la empresa y sus empleados.

Estas convenciones fijan las modalidades de la disciplina, ya se trate de pactos libremente debatidos o aceptados sin discusión previa; que sean escritos o tácitos; que resulten de la voluntad de las partes, de las leyes o de la costumbre.

La disciplina, resultante de convenciones diversas y variables, se presenta naturalmente con los aspectos más diferentes. Las obligaciones de obediencia, de asiduidad, de actividad y de presencia difieren, en efecto, de una empresa a otra, de una categoría de empleado a otra en la misma empresa, de una región a otra y de una época a otra.

Este concepto ha sido expresado con gran vigor en los manuales militares, en los cuales se lee: “La disciplina es la principal fuerza de los ejércitos”. Yo aprobaría sin reservas esto aforismo si estuviera seguido por este otro: “La disciplina es tal como la hacen los jefes”

El primero inspira el respeto hacia la disciplina, lo cual está bien; pero tiende a hacer perder de vista la responsabilidad de los jefes, lo que es peligroso, lo que es indispensable porque el estado de disciplina de un cuerpo social cualquiera depende esencialmente del valor de los jefes.

En el orden de los factores que influyen sobre la disciplina es necesario colocar, al lado del mando, a los convenios. Es preciso que sean claros y den satisfacción a ambas partes, en todo lo que sea posible. Tal cosa es difícil. Se tiene una prueba pública de ello en las grandes huelgas de mineros, de ferroviarios o de funcionarios que, en estos últimos años, han comprometido la vida nacional, dentro y fuera del país, y que tuvieron por causa convenios discutidos o estatutos insuficientes.

En resumen, la disciplina es el respeto de los convenios que tienen por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Ella se impone

4. UNIDAD DE MANDO

Para la ejecución de un acto cualquiera, un agente sólo debe recibir órdenes de un jefe.

Esa es la regla de la “unidad de mando”, que es de una necesidad general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es por lo menos igual, a mi criterio, a la de cualquier otro principio; si se violada, la autoridad se resiente, la disciplina se compromete, el orden se perturba, la estabilidad se altera... He elevado esta regla a la categoría de principio, porque la considero fundamental.

En ningún caso se produce la adaptación del organismo social a la dualidad de mando.

La dualidad de mando es extremadamente frecuente: ejerce sus estragos en todas las empresas, grandes o pequeñas, en la familia y en el Estado. El mal es tanto más temible cuanto que se insinúa en el organismo social mediante los pretextos más plausibles:

a) En la esperanza de ser mejor comprendido, o de ganar tiempo, o bien, para poner freno inmediatamente una maniobra peligrosa, el jefe J2 imparte directamente sus órdenes a un agente C sin pasar por el jefe J1

Si este procedimiento se repite nos hallarnos en presencia de la dualidad de mando y de sus consecuencias: hesitación en el subalterno, confusión, choque de intereses opuestos, disgusto en el jefe dejado de lado, desorden en el trabajo.

Veremos luego que es posible apartarse de a vía jerárquica,

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