Agrupacion Documental

Se entiende por fondo toda la documentación producida o recibida por una

Institución o persona física o jurídica en el curso de sus actividades y que ésta guarda por necesidades de información y testimonio.

En los archivos históricos poseedores de varios fondos y colecciones documentales, el Tratamiento de éstos ha experimentado una renovación total con la aplicación del principio de procedencia, que ha permitido identificar e independizar cada uno de dichos fondos y sus series documentales, estableciendo las agrupaciones documentales más convenientes, en distintos niveles, para su posterior descripción normalizada. La utilización de la norma ISAD (G) se ha generalizado en estas tareas.

Sin embargo, la organización de la Archivalía (el Archivo como conjunto de fondos y colecciones), y su posterior descripción conjunta tropiezan con ciertas dificultades, pues las agrupaciones utilizadas tradicionalmente, llámense secciones, grupos de fondos o similares, no responden, muy a menudo, al principio de procedencia, y su descripción en las guías deja fuera elementos que están mejor recogidos en la ISAD (G). Hay que normalizar, por tanto, las agrupaciones por encima del fondo, creando cuadros de clasificación generales del Archivo que respondan a dicho principio, y resolver los problemas que plantea la aplicación de la normal SAD(G) a su descripción, en cierta manera similar a los planteados al describir con ella colecciones documentales

Se ha llegado a un consenso general, en el campo de la Archivística, en relación con el tratamiento de los archivos históricos, custodios con mucha frecuencia de distintos y múltiples fondos y colecciones documentales, con la aplicación del principio archivístico por excelencia, el de procedencia.

Este principio permite identificar e independizar cada uno de los fondos documentales, y las agrupaciones de que se componen, - siendo la serie el más significativo de los niveles de dichas agrupaciones -, existentes entre el documento y el fondo, y que plasmaremos en el cuadro de clasificación de cada fondo documental.

Estos niveles, a su vez, permiten una representación, es decir, una descripción, jerarquizada, interrelacionada y diferenciada en cada uno de ellos, en cuanto a intensidad y contenido informativo, yendo de lo más general a lo más específico. La norma internacional de descripción archivística ISAD (G)1 permite efectuar este tipo de descripción, y consecuentemente, facilita el intercambio de información, y el acceso por navegación jerarquizada a través del cuadro de clasificación del fondo, y el acceso horizontal a través de descriptores y de nombres de personas, familias e instituciones, cuya normalización nos facilita la norma ISAAR(CPF)2.

Así pues, aparentemente, ha quedado resuelto el principal problema para el intercambio y comprensión de las informaciones, hasta el nivel del fondo documental, incluido, y esto salvando el hecho de que no está tan claro que contenido damos a palabras de utilización frecuentísima, pero que a menudo usamos con significaciones o con matices diferenciados, incluso dentro de un mismo país: archivo, procedencia, fondos, tratamiento, identificación, agrupaciones documentales, clasificación, descripción.

Clasificación y ordenación de la Archivalía (fondos y colecciones

Documentales)

La necesidad de clarificar la aparente sinonimia de las voces clasificación y ordenación, y llegaba a la conclusión de que al hablar de clasificación en los archivos nos referíamos a tres operaciones diferentes. Una de carácter más general, que consiste en reconocer, definir y concreta los grandes grupos constituyentes del Archivo (secciones, series orgánicas, secuencias por materias, colecciones, etc.) considerando la morfología y la configuración pre archivística de los fondos y diseñando el plan que provisionalmente debe seguirse para organizar el conjunto documental. Esta actividad – decía – podría denominarse

“ Estructuración general del Archivo”. Otra, la operación de poner en orden (topográfico, cronológico, alfabético, etc.) las sucesivas unidades dentro de las series o grupos constituidos. Para esta actividad podría reservarse el término “Ordenación”, que significaría una acción complementaria, ya que un conjunto de documentos puede estar bien clasificado y mal ordenado, y viceversa. Y la tercera sería la clasificación propiamente dicha de constituir unas determinadas clases dentro del archivo, que podría responder e múltiples criterios, pero que en la práctica se reduce a dos como más corrientes en Archivística: la clasificación por series orgánicas y la clasificación por materias. Apuntaba también al carácter más pragmático de otras agrupaciones basadas en simples caracteres morfológicos (volúmenes, legajos, pergaminos, etc.), útil para su correcta instalación y buen servicio de los artículos, y aconsejaba la formación de colecciones o series especiales de documentos (preceptos, privilegios) con valor diplomático singular.

Salvemos de este texto, aparte de las imprecisiones terminológicas, y sus recomendaciones para la formación de colecciones de documentos, que hoy nos escandalizan, cuestiones importantes y novedosas, como la prefiguración de lo que actualmente denominamos identificación de los fondos documentales y su agrupación en lo que denomina “ estructuración general del archivo”, y la diferenciación entre la clasificación propiamente dicha, para la que sólo admite dos métodos y uno de ellos rechazado por la archivística contemporánea (el de materias), y la ordenación como sistema de unión de las agrupaciones creadas en la clasificación. Estas cuestiones serían desarrolladas posteriormente por Antonia Heredia en profundidad, clarificando las dos Operaciones

Las influencias externas, francesas primero, estadounidenses y canadienses posteriormente, y una aplicación adecuada del principio de procedencia, superando la división de los conjuntos documentales en las tradicionales secciones, ha llevado en España y en Portugal a la implantación de cuadros orgánicos funcionales en los archivos, de los que se han ofrecido modelos para aquellos que custodian fondos similares u homogéneos, múltiples, como los históricos provinciales o distritales, – a cuya implantación no fuimos ajenos – , o únicos, como los de ayuntamientos.

2. La clasificación de la Archivalía en secciones (de archivo). Función de los

Departamentos

La teoría

La organización de los grandes archivos históricos, custodios de archivos de varias administraciones y personas, considerados cada uno como un fondo documental, puede requerir, como hemos visto, la agrupación, o las agrupaciones, de varios de ellos a efectos de administración, por su afinidad u homogeneidad funcional, orgánica o de otro tipo.

Estas agrupaciones constituyen las secciones de archivo73 y cada una de ellas puede responder a los siguientes criterios: a) base cronológica. Obedece a cambios profundos en la organización de un gobierno. Por ejemplo, en Iberoamérica, los archivos nacionales suelen presentar una sección colonial, otra del período de independencia y otra de la república74; b) base jerárquica, de acuerdo a divisiones mayores organizativas de gobierno (por ejemplo, en el Archivo Nacional de los Estados

Unidos se organizaron las divisiones administrativas alrededor de los archivos de uno o dos departamentos mayores, si bien esto se cambió posteriormente base de niveles de gobierno: central, regional, local, etc.; d) una combinación de varios criterios, como el seguido en la propuesta de clasificación de los Archivos Históricos Provinciales

Españoles en base a la instalación, que no forzosamente debe corresponderse

...