Archivo General de la Nación

ediante la Ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación ha orientado la organización del sistema de administración de documentos y archivos, debido a que algunas entidades no han dado un tratamiento adecuado a los documentos, produciendo acumulación y dificultad para identificarlos en situaciones de importancia para la empresa.

Por lo tanto, es necesario aplicar los conceptos de finalidad, responsabilidad, seguridad y accesibilidad, que dejan claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.

De igual forma, si utilizamos adecuadamente los materiales, soportes y equipos de calidad, contribuimos a preservar el medio ambiente.

• Normalizar el programa de gestión documental para hacer más eficiente su implantación en la empresa.

• Definir el Programa en términos de procesos durante el ciclo vital del documento y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la empresa.

• Aplicar las normas vigentes y las orientaciones impartidas por el Archivo General de la Nación.

Modulo 5: Normalización de la producción documental

Recepción de documentos internos

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas.

 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Radicación de documentos

 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el

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