Archivo General de la Nación

ediante la Ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación ha orientado la organización del sistema de administración de documentos y archivos, debido a que algunas entidades no han dado un tratamiento adecuado a los documentos, produciendo acumulación y dificultad para identificarlos en situaciones de importancia para la empresa.

Por lo tanto, es necesario aplicar los conceptos de finalidad, responsabilidad, seguridad y accesibilidad, que dejan claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.

De igual forma, si utilizamos adecuadamente los materiales, soportes y equipos de calidad, contribuimos a preservar el medio ambiente.

• Normalizar el programa de gestión documental para hacer más eficiente su implantación en la empresa.

• Definir el Programa en términos de procesos durante el ciclo vital del documento y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la empresa.

• Aplicar las normas vigentes y las orientaciones impartidas por el Archivo General de la Nación.

Modulo 5: Normalización de la producción documental

Recepción de documentos internos

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas.

 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Radicación de documentos

 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

 Impresión de rótulo de la radicación.

 Registro impreso de planillas de radicación y control.

Registro de documentos

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas.

 Constancia de recibo.

 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

ey general de archivos

La Ley 594 de 2000 en relación con los Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Para efectos de un programa

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