Acuerdo 4 de 2013 Archivo General de la Nación

ACUERDO 4 DE 2013

(marzo 15)

Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, los Decretos 2126 y 2578 de

2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden

nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las

entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas

en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca

garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental.

Que mediante el Decreto 2126 del día 16 de octubre de 2012. el Presidente de la República aprobó la modificación

de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el

numeral 9 del artículo 3o estableció que es función del Consejo Directivo “expedir las normas y reglamentos

generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en

general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y

territorial”.

Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, “por el cual se reglamenta el Sistema

Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración

de los archivos del Estado”, modificó las competencias asignadas al comité interno de archivo y a los Consejos

Departamentales y Distritales de Archivos relacionadas con la evaluación y aprobación de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental.

Que el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 3o estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema

Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Que el parágrafo del artículo 9o del Decreto 2578 de 2012, establece que “el Archivo General de la Nación, podrá

evaluar las tablas de retención documental y de valoración documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus

entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas

de los municipios distritos y departamentos una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva

entidad”.

Que el artículo 22 del Decreto 2578 de 2012, establece que el resultado de la valoración de documentos de archivo

se registrará en las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental y que el Archivo General

de la Nación, reglamentará el procedimiento para su elaboración evaluación, aprobación, implementación y

actualización continua.

Que el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012, establece que el Archivo General de la Nación reglamentará el

procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y

máxima divulgación.

Que el artículo 8o del Decreto 2609 de 2012, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental

entre los cuales se encuentran los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental.

Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor primario y secundario

de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación

requiere ser más eficiente con miras a evitar la pérdida del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la

adecuada organización de los archivos del Estado y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.

Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticosnecesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, sin los cuales no es posible disponer

de archivos técnicamente organizados.

Que los cambios en la estructura del Estado y las directrices que en materia de buen gobierno está formulando el

gobierno nacional, así como las relativas a la implementación de las tecnologías de la información en todas las

entidades públicas, hacen necesario actualizar y adecuar la normatividad que en materia de elaboración, evaluación

e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental ha expedido el Archivo

General de la Nación, a las nuevas exigencias de la administración pública.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

TÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital y

municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar

y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo

establecido en el presente acuerdo y demás normas que expida el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO 1o. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí

indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.

PARÁGRAFO 2o. El Archivo General de la Nación definirá procedimientos especiales en concordancia con lo

establecido en el presente acuerdo para las notarías, personerías, curadurías urbanas, grupos étnicos y demás

entes públicos que no cuenten con una estructura organizacional definida.

ARTÍCULO 2o. ALCANCE. Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para la

organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo establecido en el

Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar y aplicar para la organización de

Fondos Documentales Acumulados.

ARTÍCULO 3o. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental y

las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por

profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería

industrial, entre otras.

ARTÍCULO 4o. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. La elaboración de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación

documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.

PARÁGRAFO 1o. Podrán tenerse en cuenta en la elaboración de las tablas de retención documental los procesos de

la entidad, siguiendo en todo caso la estructura orgánico- funcional y el principio de orden original, en la organización

del archivo institucional y el desarrollo del programa de gestión documental.

PARÁGRAFO 2o. Los tiempos de retención consignados en dichos instrumentos archivísticos, deben definirse por

series, subseries documentales y aplican para todos los tipos documentales de la misma serie o subserie. No podrán

fijarse plazos de retención por tipos documentales, independientemente que se trate de documentos físicos o

electrónicos almacenados en forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.

PARÁGRAFO 3o. La tabla de retención documental y la tabla de valoración documental deben reflejar la totalidad e

integralidad de la producción documental de la respectiva entidad, lo cual podrá ser verificado por el Archivo General

de la Nación en cualquier momento.

TÍTULO II.

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE

VALORACIÓN DOCUMENTAL.

ARTÍCULO 5o. ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán

elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el “Instructivo para la elaboración de las tablas de

retención documental y las tablas de valoración documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación, podrá complementar el instructivo de que trata el presente artículo através de guías e instrumentos que faciliten su aplicación, de acuerdo con la evolución de la función archivística del

Estado y la doctrina archivística.

ARTÍCULO 6o. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN. En el proceso de elaboración de las tablas de retención

documental y tablas de valoración documental se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

a) Idoneidad: las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un

equipo

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