TRD del Archivo General de la Nación

• INVESTIGUE EN QUE CONSISTE Y PORQUE SE ELABORA UNA TRD (TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL) Y CUÁL ES SU FIN.

RTA: Las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

EL FIN DE LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión

ETAPAS. EN LA ELABORACION DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.

1. Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada.

3. Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación.

4. Aplicación.

5. Seguimiento y actualización de las TRD.

• CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LAS TRD PARA LA ADMINISTRACIÓN Y PARA LA ARCHIVÍSTICA. REALICE UN CUADRO COMPARATIVO Y EXPLIQUE.

RTA: LA ADMINISTRACION

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

ARCHIVISTICA

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.

• Ayudan a controlar la producción y trámite documental

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden

• eliminarse en el archivo de gestión

• QUE ES EL COMITÉ DE ARCHIVO, QUIENES LO COMPONEN, CUÁL ES SU FUNCIÓN, DIGA SI EN SU EMPRESA O INSTITUCIÓN EXISTE EXPLÍQUELO, DE LO CONTRARIO DE UN EJEMPLO.

RTA: COMITÉ DE ARCHIVO

El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.

El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado.

El Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado.

El Jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y

El Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario.

Además podrán asistir como invitados aquellos funcionario o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesario en la sesiones correspondientes (jefe de la unidad de Control Interno, técnicos, historiadores, usuarios externos, entre otros).

En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

QUIENES LO CONFORMAN

• Dirección Administrativa. Será quien presida el comité, es la encargada de definir los puntos a tratar en cada sesión, define los procesos a seguir en el archivo.

• Secretaría General. Es el ente encargado de valorar desde el punto de vista jurídico, disciplinario y legal aquellas decisiones que se tomen sobre la conservación o no de documentos y el uso de medios técnicos de conservación de documentos.

• Dirección de Planeación. Será la encargada desde el punto de vista logístico y participativo, de visionar y evaluar los proyectos presentados, estudiando su factibilidad, mejorar la parte de procesos de dicha dependencia tanto para el archivo como para los servicios de mensajería.

• Jefe de archivo. Será secretario del comité, adelantará propuestas de trabajo para cada sesión del mismo y presentará proyectos en materia documental y de los servicios de mensajería.

FUNCIONES

Es la de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.

• estar en contacto permanente con el consejo departamental de archivos para recibir información constante y estar al día en cuanto a la legislación archivística en Colombia.

• controlar el proceso de producción documental desde el diseño de la papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de soportes adecuados para el registro de la información.

• hacer recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos.

• asignar, de acuerdo con el jefe de archivo, los nuevos códigos de dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera.

• fijar términos de retención para los documentos, según la importancia y necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como base las disposiciones legales y la trd con valoración primaria, y terciaria, selección, control del programa de gestión documental, control para evitar congestiones.

• reglamentar transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos.

• reducir a lo esencial la masa documental de los archivos.

• aprobar los programas que deban implantarse para crear la cultura organizacional y documental.

• definir normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de ejemplares de los documentos.

• aumentar índice de recuperación de la información.

• garantizar condiciones de conservación de la documentación de valor permanente.

• conquistar espacio físico y reducir el peso.

• aprovechar mejor el talento humano y los recursos materiales.

• asesorar a las dependencias pares el cumplimiento de las normas establecidas.

• determinar la vigencia de los archivos.

EJEMPLO DE COMITÉ DE ARCHIVO:

REUNIÓN ORDINARIA COMITÉ DE ARCHIVO

ACTA 003

FECHA: 24 de septiembre de 2013

HORA: De las 08:00 a las 12:00 horas

LUGAR: Paraninfo Universidad del Valle

ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del quórum

2. Aprobación del Acta 002

3. Presentación de la Tabla de Retención Documental

4. Correcciones a la Tabla de Retención Documental

5. Aprobación de la Tabla de Retención

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