ARCHIVONOMIA

IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS.

Permanencia: Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración.

Constancia: La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacto sigue en pie.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA

Todo documento comercial existe como parte administrativa de un negocio. Por ejemplo, un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones de un departamento, la tarjeta para marcar la entrada y la salida de un empleado.

MANEJO DEDOCUMENTOS Y ARCHIVO

Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:

Creación o recibo: El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una instalación, organización o empresa es impresionante.

Archivo y protección: Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para cuidarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida fértil-

Utilización: Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta.

Transferencia: A medida que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos.

Eliminación: Todos los documentos que dejan de ser útiles deben destruirse de acuerdo con la administración de cada empresa.

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