Archivonomia

1.- ¿Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas? R.- Sistema nervioso.

2.- ¿Que objeto tiene el trabajo de la oficina? R.- Facilitar el trabajo de una empresa.

3.- ¿De qué naturaleza son las labores de la oficina? R.- La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos.

4.- ¿Qué clase de medidas puede tomar la Dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas. R.- Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno.

* Dictar las medidas para incrementar la producción.

* Reducir costos.

* Estimular al personal.

* Adquirir las materias primas.

* Despachar los pedidos.

* Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades.

* Conceder los créditos

* Mejorar los servicios Por ejemplo, incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, etc.

5.- ¿En dónde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina? R.- En los archivos con la finalidad de proporcionar la información.

6.- ¿Que funciones tiene la documentación de los Archivos? R.-¾Guardar y organizar.

¾Garantizar la conservación y custodia.

¾Facilitar la documentación y la información. Tiene una función histórica de la institución, información sobre sus éxitos, fracasos, sus circunstancias y condiciones.

En si tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora.

7.- ¿Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"? R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e información que nos ayuda.

8.- ¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos? R.- Requiere de prácticos, racionales. O de bondad indiscutible, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9.- ¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomia? R.- Es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

10.- ¿De qué se ocupa la Archivonomia? R.- A la administración de los archivos, que comprenden la Planeación, Integración, Ejecución y Control.

11.- ¿Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos?

R.- PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales.

ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

CONTROL: como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo

dirigido, y de las tareas y su ejecución.

12.- ¿Cómo se ha formado el termino Archivonomia? R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nomè que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la información.

13.- ¿Qué significado tienen los siguientes términos?

R.- ARCHIVAR: Acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene otra baja en los archivos.

ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

14.- ¿Que es un archivo central? R.- son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo.

15.- ¿Cuáles son las características del Archivo local? R.- Se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia, se forman tantos expedientes.

16.- ¿Cuál es el archivo que contiene toda clase de documentos? R.- Los generales.

17.- ¿Cuál es el que contiene documentos de una misma especie o similares?

R.- Los archivos parciales.

18.- ¿Cuáles son las divisiones de los archivos, por su destino? R.- Son tres, archivos públicos, privados y secretos.

19.- ¿Que es archivo directo y que, archivo indirecto?

R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

ACHIVO INDIRECTO: estos requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

20.- ¿Cuál es la división de los archivos por el método empleado por su manejo?

21.- ¿Cuándo se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo?

R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.

CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentación.

22.- ¿Cómo se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados? R.- son dos, archivos numéricos y alfabéticos.

23.- ¿Cuáles son los elementos con que se integran los archivos?

Local, mobiliaria y equipo, documentación y personal

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