AUDITORÍA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

AUDITORÍA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

La Propiedad, Planta y Equipo representa los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración de un ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios.

La propiedad planta y equipo es capital fijo empleado en la operación de una empresa. No se ha adquirido con la intención de revenderlo y normalmente tiene una expectativa de vida de más de un año. El activo corriente puede clasificarse  como sigue:

• Terrenos
• Edificios
• Maquinaria
• Equipo industrial
• Vehículos
• Herramientas

La exactitud del valor en libros de la Propiedad Planta y Equipo de un negocio en marcha depende de los métodos seguidos para contabilizar el precio original de adquisición, los aumentos y mejoras, la reposición de partes, reparaciones y deducciones y disposiciones del activo fijo. Los métodos seguidos en la contabilización de estas partidas deben ajustarse a los principios que rigen las Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera.

Este componente representa los activos tangibles adquiridos, construidos con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. 

El valor de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, etc. 

Este valor debe incrementarse con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo.

BASES PARA CONTABILIZAR EL ACTIVO FIJO.

Base de Costo.

Como regla general, en una empresa industrial o comercial en operación:

1. El activo fijo depreciable debe llevarse en libros al costo inicial, menos una reserva apropiada por separado para depreciación;

1. El activo fijo sujeto a agotamiento usualmente debe llevarse en libros al costo, menos una reserva apropiada por separado para agotamiento, y

1. El activo fijo no depreciable habitualmente debe llevarse en libros al costo original.

Bases Diferentes al Costo.

El costo es la base aceptada para contabilizar el activo fijo, y los cargos por depreciación se basan comúnmente en el costo. Sin embargo, es un hecho innegable que se usan ocasionalmente otras bases diferentes al costo que podrán estar justificadas. El auditor debe comprender estas otras bases y ser capaz de formalizar una opinión y presentar un dictamen sobre cualquier procedimiento usado en la valuación del activo fijo. Algunas de las bases diferentes al costo son:

• Cifras de valuación,
• Cifras nominales, y
• Valores de descubrimiento.

Cuando se usan cifras de valuación en las cuentas, la razón para la presentación de las cifras valuadas reducidas a un valor justo debe justificarse plenamente. Las razones de justificación podrán comprender las siguientes: un alza en los niveles de precios a través de varias producciones, cuando el activo se adquirió en condiciones de costos muy bajos; y el activo adquirido de una compañía en liquidación forzosa a precio de ganga. Los avalúos podrán tener importancia en caso de venta, fusión, nuevo financiamiento, consolidación, reorganización etc. El empleo de cifras nominales ha sido adoptado ocasionalmente por las organizaciones que no persiguen lucro de ninguna clase. Aun cuando no hay justificación para usar cifras nominales excesivamente inferiores al costo, hay personas que la encuentran.

Frecuentemente emplean cifras de valuación las industrias extractivas en sus propiedades, cuando el valor razonable de los depósitos es considerablemente mayor que el costo de adquirirlos. Cuando se usa cualquier otra base diferente al costo, debe indicarse claramente en los estados financieros la base usada.

Gastos Capitalizables y Gastos de Operación.

Al examinar las cuentas de activo fijo, el auditor debe tener cuidado para distinguir entre las erogaciones capitalizables y las de operación. Esto no siempre resulta fácil y depende frecuentemente de los métodos adoptados por la compañía o de la preferencia individual de alguna persona aislada en la organización, o es el resultado de una regla arbitraria establecida como guía de otras plantas asociadas. Por ejemplo, una compañía tiene una regla que dispone que todas las erogaciones en activo fijo en exceso de Q500 se capitalicen y todas las erogaciones en activo fijo inferiores a esta cifra se carguen a gastos. Las compañías de servicios públicos, así como también algunas otras compañías, establecen  unidades físicas de bines como base para distinguir entre desembolsos de capital y gastos; una erogación que da por resultado la adquisición de una unidad definida de bienes se capitaliza cargándola a una cuenta de activo y está sujeta a depreciación. Cualquiera que sea el sistema seguido, el auditor debe hacer  un examen suficientemente completo para cerciorarse de que se ha hecho una distinción justa entre cargos de capital y de egresos, basada en principios aceptados de contabilidad, de manera que los cargos capitalizados no estén sobrestimados, presentando por tanto una sobrestimación de las utilidades líquidas y una posición sobrestimada del activo y las propiedades, viendo a la vez que  los gastos no estén sobrestimados, subestimando de esta forma las utilidades líquidas, el activo y las propiedades.

Un aumento o una mejora de una partida de activo dan por resultado un cargo a capital, aumentando el costo del activo. Nunca existe duda sobre lo que constituye un aumento a una partida del activo, pero la cuestión de lo que significa una mejora es a veces difícil de resolver y se ve siempre envuelta en controversia.

El efecto de una mejora es colocar el activo en mejor condición, hacerlo más valioso o más productivo que era cuando se adquirió originalmente. Si un desembolso no llena esta medida, no hubo mejora. En una auditoría podrá ser difícil determinar la línea de demarcación entre reparaciones y reposiciones importantes y ordinarias; el auditor debe usar un criterio acertado para hacer la distinción o aceptar las normas razonables de la compañía.

DEPRECIACIÓN.

Los comentarios siguientes presuponen un conocimiento amplio de los principios que rigen la depreciación y las prácticas seguidas para depreciar el activo fijo.  

La depreciación es la parte del costo u otro valor básico (menos rescate, en su caso) de un activo fijo que se carga sistemáticamente a gastos periódicos. La asignación está justificada como resultado de todos los factores que ocasionan el retiro final del activo.

Estos factores comprenden el desgaste o deterioro natural debido al uso, reemplazo, insuficiencia, obsolescencia, el paso del tiempo y la acción de los elementos. Sin embargo, el cago por depreciación periódica no intenta medir ni seguir paralelamente la depreciación material a medida que ocurre.

Si un activo fijo tiene una vida productiva útil esperada más corta que su vida material, el costo debe asignarse distribuyéndolo sobre la vida económica útil más corta esperada.  Las cuentas de reserva para depreciación acumulan la parte del costo de las partidas de activo que ha sido asignada a operaciones periódicas durante ejercicios sociales pasados. En esta medida, indica una cifra de activo igual a los costos recobrados en depreciaciones anteriores cargadas a gastos y que ha sido retenida en el negocio con objeto de conservar la posición básica de capital. Las cuentas de reserva no proporcionan indicación alguna acerca del uso del activo retenido de esta forma.

Las fluctuaciones en los precios del mercado del activo no tienen relación con la asignación del costo y con el hecho de que todo el activo fijo, con excepción de los terrenos, se desgasta constantemente acercándose a una valor cero.

Cuando la contabilización de la depreciación no es acertada, no podrán expresarse con exactitud las utilidades líquidas; si no se toma en cuenta la depreciación, será imposible conservar métodos de declaración de dividendos que puedan ser sancionados moral y a veces legalmente. Los tipos de depreciación no deben estar sujetos a alteraciones arbitrarias que dependan de las ganancias periódicas de una compañía.

En ningún caso es posible predecir con precisión la vida esperada de una partida de activo fijo; pero pueden hacerse asignaciones estimadas de costo razonables, basadas en el costo de la partida de activo, su valor estimado de desecho y su vida útil anticipada. La vida útil anticipada de una partida de activo se basa primordialmente en la experiencia y en los usos a que se dedique.  

Los edificios de fábrica podrán estar más sólidamente construidos que los edificios de apartamentos y de oficina, pero, a causa de la vibración y uso material más activo, aquéllos podrán tener una vida más corta. Por tanto, los pipos de depreciación variarán de acuerdo con las condiciones particulares de uso en la mayoría de los casos, así como también en consideraciones legales a los Impuestos Sobre la Renta, que en el caso de Guatemala es la base que rige las depreciaciones.

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