Analisis Y Diseño De Portadores De Informacion

EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE PORTADOS DE INFORMACIÓN.

Concepto

El análisis y diseño de sistemas de información es un proceso por el cual se investigan los sistemas actuales de la organización con el fin de detectar necesidades y proponer sistemas mejores.

Un sistema de información es un sistema que procesa datos, en forma manual o computarizada, para obtener información. Los componentes de un sistema de información son personas, datos, formularios, máquinas, procedimientos, controles, etc.

Para poder detectar las necesidades, se hace indispensable conocer los distintos componentes del sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de información. Para facilitar el relevamiento se dispone de herramientas que son diferentes para procesos manuales y computarizados. Las herramientas que se utilizan son importantes durante la etapa de relevamiento de información y también se utilizan en la etapa de diseño cuando se necesite describir claramente el nuevo sistema.

Concepto

El análisis y diseño de sistema de información consiste en investigar sistemas y necesidades actuales para proponer sistemas mejores. Por brevedad, suele decirse análisis de sistemas.

Función de los portadores de información.

Aunque sus posibilidades de aplicación son amplias, es posible destacar los siguientes objetivos principales:

• Función informativa: hace conocer el mundo real, posible o imaginario con un lenguaje comprensible.

• Función literaria: posee una internacionalidad estética, busca crear belleza.

• Función apelativa: intenta modificar comportamientos. Incluye órdenes o fórmulas de cortesías.

• Función expresiva: manifiesta en el emisor emociones, efectos, etc.

Funciones de los portadores de información

• Recolección o registro de datos e información.

• Almacenamiento.

• Transporte.

• Procesamiento. Es decir, procesar lo datos que recibe, brindando un resultado.

• Recuperación

Nociones de diseño de formularios

El estudio del tema de los formularios, debe ser considerado a partir de un enfoque que contemple una mejor utilización de la información y una mayor coordinación entre el formulario y el proceso en que interviene.

Para ello se entiende encararlo a partir de la definición de un sistema de administración de formularios, que abarque en forma integrada los procesos de análisis, diseño y control a la luz de los requerimientos administrativos de la Organización en su conjunto.

También se deberán considerar temas tales como distribución, cantidades a mantener en stock a partir de consumos esperados, costos de almacenamiento y lotes económicos de compra.

Sistema de administración de formulario

Los sistemas de información de formulario proporcionan la comunicación y el poder de un análisis que muchas empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.

Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.

Elementos

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un sistema administrado de formulario exitoso, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses o un periodo en el que los participantes consideren necesarios y constatar si cumple su objetivo. Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

Análisis de formularios.

Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados.

Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.

Para la mejora del análisis se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros.

Concepto de formulario

Instrumento básico para los Sistemas de Información, a través del cual se ingresa, se traslada, se procesa y se obtiene información.

Mantienen el concepto de ser “soportes de datos, contenedores de información” entonces rol esencial para los procedimientos y los sistemas de información.

Objetivos del sistema de administración de formularios.

• Eficacia: Lograr impresos cuya utilidad redunde en beneficio de la Organización.

• Economicidad: cuida todo lo relacionado con su costo.

• Oportunidad: cuidar que exista coherencia del sistema de información de la Organización ante la solicitud de creación o modificación de un formulario considerándolo en el ámbito del Sistema.

Los Formularios y los Sistemas de Información Computarizados

• Desaparición de papeles.

• Sustitución de archivos físicos de papel (otra forma de actualización).

• Ingreso de información directamente por el usuario. Por ej. Registro vía web para hacer compras on-line

Los Formularios y los Procedimientos Administrativos

El estudio y análisis de procedimientos administrativos y de formularios son indivisibles y se potencian mutuamente. No se puede analizar y diseñar un formulario si no se sabe exactamente qué es lo que se va a hacer con él, y cuál será la secuencia que el mismo desarrollará.

Principios que deben cumplir los portadores de información

• Ser de utilidad tanto para quien lo completa como para quien lo lee.

• Uniformidad o normalización en el diseño.

• Exactitud en la información que contenga.

• Claridad, debe ser fácil de entender.

• Estética, agradable a la vista

Clasificación de formularios y los motivos que las fundamentan:

1. Según el procedimiento en que intervienen se clasifican en:

 Continuos: corresponden a un ambiente de procesamiento informatizado.

 Discontinuos: son formularios tradicionales en el ámbito administrativo.

2. Según la cantidad de ejemplares que contenga el juego se clasifican en:

 Simples

 Ejemplares Múltiples

3. Según sus formatos se clasifican en:

 Normalizados: mejoran el almacenamiento pudiéndose utilizar muebles, y contenedores standard, de tamaño y diseño homogéneo.

 Aún no normalizados:

4. Según su uso o finalidad. Esta clasificación es distinta del procedimiento, dado que puede haber formularios con uso y finalidad similar, que intervienen en distintos procedimientos y viceversa.

5. Según su ámbito de comunicación se clasifican en:

 Fijos: son aquellos cuya finalidad es conservar información para consulta.

 Circulantes: su finalidad principal es trasmitir información.

6. Según la salida: externa (sale de la organización), o interna (permanece dentro de la organización).

7. Según quienes lo completan y utilizan: completados y utilizados internamente en la empresa; completados por externos y utilizados por internos; completados por personal de la empresa y utilizados tanto interna como externamente.

8. Según la salida de impresión: impresión total, o formulario pre-impreso.

9. Según el soporte físico: tradicionales (en papel) o activo (en pantalla).

Los Formulario tradicional

Formularios tradicionales: Son los que comúnmente conocemos en papel o en blanco o pre-impresos que pueden ser completados en forma manuscrita a máquina de escribir o mediante el uso el uso de una pc y una impresora.

En un formulario tradicional existen 2 grandes tipos de datos informativos.

• Constante,

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