Analisis, Diseño Y Control De Formas

UNIDAD II: ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

Objetivos:

Conocer y comprender la Metodología para el diseño de las Formas Administrativas en las Organizaciones Públicas y Privadas.

Comparar y contrastar los Tipos de Formas administrativas de uso en las Instituciones o Empresas, que son diseñadas por el Área de Sistemas y Procedimientos (Organización y Métodos).

Sumario:

I. Generalidades

1. Concepto

2. Importancia

3. Situación Actual en el uso de Formas

4. Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas

5. Propósito del Análisis, Diseño y Control de Formas

II. Metodología para el Análisis, Diseño y Control de Formas

1. Determinación de la Factibilidad del estudio

2. Investigación

3. Análisis de las Formas

4. Diseño de Formas

5. Control de Formas

I. GENERALIDADES:

1. Concepto:

Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.

Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada.

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (U.C.A.)

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES /DPTO DE DIRECCION EMPRESARIAL

Material de estudio de Organización II 2

2. Importancia de las Formas impresas:

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos.

La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento.

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene.

En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:

 Su Contenido

 La cantidad que de ellas se utiliza

 El alto costo que representan

 Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos.

 Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.

3. Situación actual en el uso de Formas:

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.

Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes:

 Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias.

 Formas cuyo diseño no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.

 Duplicación de formas para un mismo fin.

 Cantidad excesiva de Formas de poco uso.

 Su tamaño no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.

 El tamaño es demasiado grande o pequeño para los datos que contiene.

Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen.

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES /DPTO DE DIRECCION EMPRESARIAL

Material de estudio de Organización II 3

Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un lógico descuido en su control, de tal manera que el número requerido es excesivo, lo cual implica erogaciones considerables en impresión y almacenaje.

Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseño de las formas, utilizando solo las necesarias y por consiguiente estableciendo un control de su producción, existencia y consumo.

4. Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas:

Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas.

5. Propósitos del Análisis, Diseño y Control de Formas:

 Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.

 Conocer el número exacto requerido.

 Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo.

 Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.

 Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente.

 Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual se visualicen sus características.

 Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.

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