Analisis, Diseño Y Control De Formas

UNIDAD II: ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

Objetivos:

Conocer y comprender la Metodología para el diseño de las Formas Administrativas en las Organizaciones Públicas y Privadas.

Comparar y contrastar los Tipos de Formas administrativas de uso en las Instituciones o Empresas, que son diseñadas por el Área de Sistemas y Procedimientos (Organización y Métodos).

Sumario:

I. Generalidades

1. Concepto

2. Importancia

3. Situación Actual en el uso de Formas

4. Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas

5. Propósito del Análisis, Diseño y Control de Formas

II. Metodología para el Análisis, Diseño y Control de Formas

1. Determinación de la Factibilidad del estudio

2. Investigación

3. Análisis de las Formas

4. Diseño de Formas

5. Control de Formas

I. GENERALIDADES:

1. Concepto:

Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.

Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada.

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.

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2. Importancia de las Formas impresas:

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos.

La Administración Pública, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los últimos años, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento.

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la normalización que a través de ella se obtiene.

En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:

 Su Contenido

 La cantidad que de ellas se utiliza

 El alto costo que representan

 Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos.

 Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas institucionales.

3. Situación actual en el uso de Formas:

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.

Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se destacan las siguientes:

 Existencias de formas para trámites en los que no son necesarias.

 Formas cuyo diseño no cumple con los propósitos para los que fueron creadas.

 Duplicación de formas para un mismo fin.

 Cantidad excesiva de Formas de poco uso.

 Su tamaño no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.

 El tamaño es demasiado grande o pequeño para los datos que contiene.

Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen.

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Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un lógico descuido en su control, de tal manera que el número requerido es excesivo, lo cual implica erogaciones considerables en impresión y almacenaje.

Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseño de las formas, utilizando solo las necesarias y por consiguiente estableciendo un control de su producción, existencia y consumo.

4. Objetivo del Análisis, Diseño y Control de Formas:

Coadyuvar a la agilización de los procedimientos y métodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresión y almacenamiento de las formas utilizadas.

5. Propósitos del Análisis, Diseño y Control de Formas:

 Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.

 Conocer el número exacto requerido.

 Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo.

 Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.

 Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente.

 Contar con un Catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución y en el cual se visualicen sus características.

 Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.

 Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro.

 Economizar a través de la racionalización del uso y diseño.

 Mantener un control de calidad constante en la producción o compra.

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II. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS:

1. Determinación de la Factibilidad del Estudio:

Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigación previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideración:

1.1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus características relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucra, el número de operaciones y las formas que se emplean.

1.2. Recursos Humanos: personal técnico necesario del área de Sistemas y Procedimientos (O y M), para la investigación y, en su caso, para el análisis, diseño y control.

1.3. Recursos Materiales para el Diseño y Reproducción: en este punto el equipo de diseño depende del volumen de formas manejadas en la institución y sus posibilidades económicas. Es recomendable utilizar los servicios de diseño del área de Sistemas y Procedimientos (O y M).

1.4. Requisitos mínimos: una vez determinado el tipo de procedimiento en que intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos indispensables en cantidad y calidad. En este aspecto es también importante calcular el tiempo con que se contará para realizar el estudio.

1.5. Autorización: el principal obstáculo para realizarlo, es el acceso a las unidades que usan formas, por lo que resulta indispensable contar con el apoyo total de la Dirección del organismo.

Se recomienda remitirle una solicitud de intervención o un cuestionario para recabar información sobre su situación en el manejo de Formas, haciendo mención del objetivo que se pretende alcanzar.

2. Investigación:

2.1. Recopilación de Formas:

En principio se recopilarán muestras de las formas que utiliza cada una de las unidades administrativas, con sus copias correspondientes, tomando en cuenta aquéllas que tienen un uso notorio o las eventuales que, por características especiales, requieren de un diseño técnico y presentación aceptable. Existen formas cuyo control resulta superfluo, por el uso interno y eventual que tienen en alguna unidad.

Es conveniente que se impriman con el nombre de la dirección, departamento, sección, etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una. De esta manera se integrará un archivo de formas de cada unidad administrativa.

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2.2. Clasificación:

Con ayuda del archivo, se clasificarán provisionalmente conforme a las necesidades de la institución o la conveniencia de la unidad de Sistemas y Procedimientos (O y M) que realiza el estudio.

3. Análisis de las Formas:

3.1. Fijación de Prioridades:

Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 Dependencias con problemas en las formas y sistemas.

 Dependencias que proporcionan un servicio directo al público.

 Dependencias con un elevado consumo de formas.

 Dependencias que disponen de un mayor número de empleados.

 Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que emplean.

3.2. Análisis:

En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de las que están en uso, por lo que se recomienda elaborar un cuestionario que sirva como instrumento de recopilación y análisis.

Dicho cuestionario captará información de la Forma, referente a su estructura, características, flujo y observaciones del especialista que conducirá el análisis.

3.2.1. Consideraciones de tipo funcional:

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