Análisis Y Diseños Administrativos
Enviado por emiliocarrillo • 20 de Marzo de 2014 • 2.072 Palabras (9 Páginas) • 371 Visitas
FECHA: DICIEMBRE 14 DEL 2013.
ESCUELA: UNIVERSIDAD DEL DISTRITO FEDERAL CAMPUS SANTA MARÍA.
MATERIA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
GRUPO: IA416.
SALÓN: 101.
HORARIO: SÁBADO 7:00 A 8:30 A.M.
MAESTRO: MARCO ANTONIO SÁNCHEZ ARREDONDO.
NO. DE TEMA Y NOMBRE: CAPITULO 4 EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN FORMA INTERNA Y EXTERNA.
INTEGRANTES: CALDERÓN FLORES JAIME.
CARRILLO GUZMÁN EMILIO.
HINOJOSA MEDINA ALEJANDRA.
RAMÍREZ MARTÍNEZ MARÍA DE JESÚS.
FECHA: DICIEMBRE 14 DEL 2013.
ESCUELA: UNIVERSIDAD DEL DISTRITO FEDERAL CAMPUS SANTA MARÍA.
MATERIA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
GRUPO: IA416.
SALÓN: 101.
HORARIO: SÁBADO 7:00 A 8:30 A.M.
MAESTRO: MARCO ANTONIO SÁNCHEZ ARREDONDO.
NO. DE TEMA Y NOMBRE: CAPITULO 4 EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EN FORMA INTERNA Y EXTERNA.
INTEGRANTES: CALDERÓN FLORES JAIME.
CARRILLO GUZMÁN EMILIO.
HINOJOSA MEDINA ALEJANDRA.
RAMÍREZ MARTÍNEZ MARÍA DE JESÚS.
INDICE
Pag.
4.1 Fines de Unidad de Sistemas y Procedimientos. 3
4.2 Ubicación de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 4
4.3 Importancia de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 6
4.3.1 Alcance de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 6
4.4 Funciones que debe desempeñar la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 8
4.5 Diseño de la estructura orgánica de la Unidad de Sistemas y Procedimientos. 9
4.6 El estudio de Sistemas y Procedimientos en forma externa.
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4.1 FINES DE UNA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
El primer concepto del análisis de sistemas, es aquel que se refiere al examen de las refacciones de la dirección superior en el organismo, y de ella extraer normas y políticas, esta para llevar a cabo una administración eficaz.
Los fines de una unidad de sistemas y procedimientos son asesorar la dirección superior, desarrollando los aspectos:
*Elabora programas que marquen directrices para coordinar las actividades, a realizar.
*Evaluar los planes referentes a la ejecución del trabajo, para determinar su efectividad.
*Control de formas, informes para saber si son eficientes, oportunos y complejos.
*Buscar y establecer constantemente nuevos métodos de información para ayudar a la toma de decisiones.
*Ayudar a obtener eficientes para simplificar el trabajo.
*Activar estudios especializados cuando lo requiera el complejo de las operaciones, para dar soluciones y recomendaciones.
Las unidades de sistemas y procedimientos, señalaran todo acuerdo administrativo, todo referente al sistema organizacional, sistema de información, políticas, programas, planes, medición y simplificación administrativa.
4.2 UBICACION DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
Esta depende de varios factores, comenzando por el órgano consultor, a quien confía este estudio y que dependerá del nivel donde esté ubicado.
Si se trata de un nivel jerárquico, su actividad se verá restringida ya que la coordinación será por departamento, a nivel jerárquico, a una sección específica, con lo cual solo se atacaran los problemas de unos cuantos procedimientos.
Y se puede ver en una organización como:
1.- Una extensión de área.
2.- Una función independiente del área.
3.- Una forma departamental que enfatiza la buena relación entre el aspecto financiero y el departamento de sistemas.
4.- Un órgano asesor de la dirección general.
En cualquier punto que se situé, la responsabilidad y actividades deben definirse claramente, pero sobre todo ser comprendida por las unidades administrativas de la empresa. La selección y ubicación debe ser objetiva.
4.3 IMPORTANCIA DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
La importancia de esta unidad puede variar de una empresa a otra, esto se debe en gran parte a factores determinantes como:
a) El campo de acción de la unidad de operación.
b) La profundidad de los estudios que van a practicarse.
c) El volumen y complejidad de las operaciones de la empresa.
d) La centralización o descentralización de las funciones de sistemas y procedimientos.
e) Los sistemas de proceso electronico de datos, como parte integrante de la unidad de sistemas y procedimientos como entidad por separado.
Cuando las funciones, se van a centralizar, y el personal comenzara a ejecutar el trabajo es cuando la unidad pasara a ser más importante.
4.3.1 ALCANCE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
En este caso el nivel máximo directivo debe clarificar los siguientes aspectos:
a) ¿Cuáles son los objetivos de la unidad de sistemas y procedimientos?
b) ¿Quién tiene la responsabilidad primaria para los procedimientos administrativos dentro de un departamento particular, ese departamento o unidad de sistemas y procedimientos?
c) ¿Es la función de la unidad puramente asesora o tendrá autoridad para imponer los procedimientos aprobados?
d) ¿Podrá la USP emprender estudios por iniciativa propia o solo por solicitud del departamento interesado, o por requerimientos de la gerencia?
e) Una vez aprobado e instalado un determinado procedimiento o sistema ¿podrá el departamento afectado cambiarlo sin la aprobación de la unidad de sistemas y procedimientos?
f) ¿Podrá la USP apelar el rechazo de sus recomendaciones hechas a un departamento? ¿Ante quién?
4.4 FUNCIONES QUE DEBE DESEMPEÑAR LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
Estas funciones, deben estar enmarcadas, por la estructura orgánica de la empresa. El nivel de responsabilidad de tal unidad o departamento debe cubrir las siguientes características:
a) Jerarquía suficiente para poder penetrar en cualquier unidad administrativa de la empresa.
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea todo lo relacionado con la dirección, planeación, sistemas, equipo, etc., con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa.
c) Que tenga suficiente autoridad sobre las demás unidades administrativas.
La finalidad de esta unidad de sistemas y procedimientos es analizar la organización y sus sistemas administrativos, esto con el fin de proponer, diseñar, actualizar e implementar los sistemas existentes, y esto permitirá elevar la eficacia en los objetivos establecidos.
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