Contaminacion y evolucion

TABLA DE CONTENIDO

1. Control de Cambios
2. Objetivo
3. Alcance
4. Responsabilidad
5. Términos y Definiciones
6. Descripción de Actividades

1. Clasificación de Documentos
2. Contenido de Documentos
3. Administración de Documentos (Actividades del procedimiento)

1. Elaboración de Documentos
2. Codificación estándar de Documentos
3. Revisión y manual de Calidad
4. Aprobación de Documentos
5. Distribución de los Documentos
6. Divulgación de los Documentos
7. Modificación o eliminación de los Documentos

1. Documento Obsoletos
2. Solicitud modificación de documento

1. Consulta de Documentos
2.  Listado Maestro de control de Documentos

1. Documentos Referenciados
2. Anexos

1. CONTROL DE CAMBIOS:

1. OBJETIVO

Normalizar y especificar los criterios para la elaboración, aprobación, revisión, identificación, distribución y eliminación de la documentación que forma parte del Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) de Vallas S.A necesarias para su funcionamiento, estableciendo los mecanismos y actividades necesarias para el control de registro en aprobación con lo establecido en la norma NTC ISO 18001:2007.

1. ALCANCE

El presente documento se aplica para la realizar el debido control de todos los documentos internos, externos que hacen referencia al Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) de Vallas S.A.

1. RESPONSABILIDAD

La elaboración y control de este documento, es responsabilidad de:

• Coordinador de Calidad  para la elaboración.
• Gerente de Área para la revisión.
• Gerente General para la aprobación.

1. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Documento: Información y su medio de soporte, pueden ser registros, procedimientos, dibujos, gráficos, esquemas, informes y norma. El medio de soporte puede ser el papel, magnético o electrónico.

• Instructivo: es un texto que tiene como objetivo dar cuenta del funcionamiento de algo en particular.
• Especificación Técnica: Son los documentos que definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en trabajos.
• Registro: Documento donde se relacionan acontecimientos o cosas;
• Control de Documentos: Contribuyen a la aprobación, control y administración de los documentos de tal forma que aporten valor al proceso.
• Revisión: Es un examen que se le somete a una cosas para realizar correcciones pertientes.
• Aprobación: Consideración que se le realiza a una cosa calificandolo como válido.
• Distribución: Actividad que garantiza que los documentos lleguen a su destino propuesto.
• Cambios: Concepto que denota la transición que le ocurre a una cosa de un estado a otro.
• Archivo de Gestión: es aquel en el que se reúne la documentación en trámite , disponible y de consulta administrativa de las dependencias, hasta su tiempo o plazo de retención.
• Conservación de documentos: Se refiere a la determinación de los lineamientos y establecimiento de las condiciones ambientales apropiadas para que los registros de seguridad y salud ocupacional se conserven durante un tiempo determinado en las condiciones requeridas para su posterior consulta.
• Consulta de documentos: Es la disponibilidad y accesibilidad a la información de los documentos especialmente enfocados al desarrollo de la Seguridad y Salud Ocupacional bajo autorización previa siguiendo las disposiciones pertinentes con respecto al manejo de documentos.
• Especificación: Documento que establece requisitos
• Información: Datos que poseen significado
• Legibilidad: Conjunto de escrituras, símbolos y logos que tiene un contenido formal
• Normalización de documentos: Es la aplicación de normas con fin de estandarizar las características presentadas en trabajos
• Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad
• Registro: Documento que presentan resultados obtenidos evidenciando actividades realizadas, estos registros se realizan por medio de formatos.
• Responsable: Servidos del nivel directivo contratado ejecutor de alguna actividad

1. DESCRIPCCION DE ACTIVIDADES

Se realiza con el fin de disagnosticar las actividades respecto a la elaboración, aprobación, actualización, distribución y conservación de los documento de la Empresa Vallas S.A con el objetivo de brindar la información adecuada y contribuir a la consevacion de la documento del Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) de Vallas S.A.

Es necesario cumplir ciertos parámetros en la organización de los documentos, estos son los siguientes:

1. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La documentacion usada dentro del Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) de Vallas S.A esta clasificada de acuerdo a su uso y relevancia al momento de su distribucion:

• Documento Controlado: Cualquier documento que por su relevancia pueda, en cualquier momento dado, afectar la calidad o poner en riesgo el cumplimiento de los requerimientos especificados por lo tanto debe ejercerse sobre el un control estricto de las versiones y copias que se emitan.
• Documento No Controlado: Es aquel que no necesita un control estricto de las versines y copias que se emiten aunque se deben especificar”

Todos los documentos usados dentro del Sistema de gestión SYSO deben ser identificados como documento controlado o documento NO controlado.

1. CONTENIDO DE DOCUMENTOS

El contenido de los documentos del Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) de Vallas S.A se especifica lo que tienen los tipos en la siguiente tabla:

• Portada: Todos los documentos tienen una portada ella contiene el nombre del documento, el numero de páginas, fehca, código y versión.

• Control de Cambios: Es una tabla que contiene las versiones de las revisiones del documento identificando  el numero, fecha de emision y descripcción. Ell con el fin de permitir y gestionar los cambios menores. Al realizar mas de cuatro cambios es necesario revisar todo el documento y cambiar la version.

• Encabezado: Todas las hojas del documento contiene un encabezado

• Izquierda: Logo de Vallas S.A
• Centrado: Nombre del procedimiento (Procedimiento para el control de los documentos
• Centrado: Nombre del Sistema (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional).
• Inferior: Vigencia, página, código y revisión.

• Pie de Pagina: Todas las hojas del documento contiene un pie de página:

• Izquierda: Elaborado, nombre, cargo y fecha.
• Centado: Revisado, nombre, cargo y fecha.
• Derecha: Aprobado, nombre, cargo y fecha.

• Objetivo: Incluye el proposito que se desea conseguir con el procedimiento manifestando y aclarando el entorno en el que se desarrollara con los limites de las actividades teniendo en cuenta a quien se dirige.

• Alcance: Es el limite de importancia y relevancia de los procedimientos y su relacion con los que se ven afectados con el desarrollo del codumento

• Responsabilidad: Es la persona, el cargo y el área del cual es responsable capaz de tomar desiciones, administrar e implemetar respecto a un proceso para controlar las actividades del documentos.

• Terminos y Definiciones: Son los terminos desconocidos e importantes que son necesarios explicarlos para facilitar la comprension de los usuarios del procedimiento en desarrollo.

• Descripccion de Actividades: Se prsentan cada una de las acciones que se le realizan a los documentos:

• Clasificación de Documentos
• Contenido de Documentos

• Anexos: Es un archivo adjunto que brinda ayuda como soporte para una mejor comprensión del documento relacionando formatos, dibujos y planos.

1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (Actividades del procedimiento)

Es un conjunto de actividades desarrolladas para elaborar, codificar,, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar y eliminar los documentos del Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) de Vallas S.A.

1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

En  la elaboración de los documentos durante la implementación del Sistema de Gestión SYSO, la idea es creada por el dirigente o dirigentes al Subgerente General, el cual estudia en primera instancia a fin de ser analizada su necesidad y conveniencia,  para después verificarlo y complementarlo y así se lleve a cabo su aprobación. De ahí en adelante, la creación de nuevos documentos, cambios o modificaciones se rige por el numeral  7.3.8 Modificaciones, de este procedimiento.

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