DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. La problemática de algunas empresas es el acumulamiento de documentos que a veces son inmanejables al momento de realizar su búsqueda.

VENTAJAS DE DIGITALIZAR DOCUMENTOS:

• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

• Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.

• Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

• Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio o la Red.

• Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.

• Al complementar la Digitalización más una Plataforma Documental, permite una Rápida Consulta de los Documentos y un Archivo Único existente para cada uno de los procesos internos de una empresa.

PROCESO DE DIGITALIZACION

DESCRIPCION DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

El proceso de digitalización inicia con:

• la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original,

• cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits.

• Posterior al escaneo

• los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente,

• el resultado de la digitalización es el archivo digital,

• el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

SISTEMA HOMBRE –AMBIENTE -MAQUINA. – proceso de digitalización de documentos

1. El hombre emite información a la maquina (escáner) con respecto a su conocimiento para que este se encienda.

2. La

...