DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. La problemática de algunas empresas es el acumulamiento de documentos que a veces son inmanejables al momento de realizar su búsqueda.

VENTAJAS DE DIGITALIZAR DOCUMENTOS:

• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

• Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.

• Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

• Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio o la Red.

• Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.

• Al complementar la Digitalización más una Plataforma Documental, permite una Rápida Consulta de los Documentos y un Archivo Único existente para cada uno de los procesos internos de una empresa.

PROCESO DE DIGITALIZACION

DESCRIPCION DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

El proceso de digitalización inicia con:

• la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original,

• cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits.

• Posterior al escaneo

• los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente,

• el resultado de la digitalización es el archivo digital,

• el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

SISTEMA HOMBRE –AMBIENTE -MAQUINA. – proceso de digitalización de documentos

1. El hombre emite información a la maquina (escáner) con respecto a su conocimiento para que este se encienda.

2. La máquina (escáner) presenta una información sobre tu estado de uso (si se encuentra prendido o apagado).

3. El hombre de acuerdo a su percepción y su conocimiento acerca de la maquina decide si la información es correcta o no.

4. Una vez tomada la decisión efectúa una acción sobre la máquina.

5. La máquina realiza un proceso (escaneo de documento).

6. La máquina emite información sobre la terminación del proceso de escaneo.

7. Asimismo, otra de las maquinas utilizadas para el proceso (Computador) emite información sobre la terminación del proceso de escaneo

8. Nuevamente, el hombre de acuerdo a su percepción y su conocimiento acerca de las maquinas decide si la información emitida es correcta o no.

9. El hombre emite información a la maquina (Computador) para el almacenamiento y distribución de los documentos.

9. La máquina emite una respuesta sobre el proceso.

10. El hombre decide si es correcta o no la información.

11. La secuencia continua hasta que termine la jornada laboral.

El proceso anterior entre el hombre y la maquina(s) está realizado conjuntamente con ambientes en donde se encuentran materiales, físicos, concretos, productos del ser humano (sillas, calles, estaciones de trabajo, edificaciones, etc.). Además un entorno, donde se manifiestan factores que condicionan o enmarcan el sistema (factores ecológicos, geográficos,

...