PROPUESTA DE DIGITALIZACION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

ROPUESTA DE DIGITALIZACION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

Respetado(a) Sr(a):

Convertirse en una oficina sin papel, significa reducir el consumo de papel, que se traducirá en el ahorro de dinero, la agilización de los procesos de negocio y, por último, aportar en la protección del medio ambiente. 

A continuación, presentamos nuestra propuesta de servicios la cual describe los procesos a seguir, acuerdo de confidencialidad y no divulgación de información reservada, y los resultados finales entregables. Anexamos el marco legal bajo el cual se puede llevar un archivo físico a formato digital para su decisión sobre que pocos documentos y archivos conservar posteriormente a la realización de nuestro trabajo.  Cualquier inquietud con gusto será atendida.  Cordialmente,

PROPUESTA GENERAL

1. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS: El trabajo a ejecutar corresponde a digitalizar los documentos archivo histórico inactivo de la  CIP, con el fin de preservar la información de la humedad, polvo, deterioro, y mantenerlo en una manera lógica, de fácil acceso, consulta y localización, garantizando su reproducción exacta de la información en un alto porcentaje permitiendo ser fuente para la reconstrucción de los registros soportes de hechos económicos y logrando una adecuada conservación de estos en el tiempo. convertidos en archivos PDF con capacidad de búsqueda y no está sujeta a él licenciamiento de software puesto que se puede consultar con cualquier programa de uso libre como Acrobat Reader.

1. CAPACITACION EN ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO: Dirigido a los empleados encargados del manejo de la información, la documentación y el archivo de CIP y a las personas que deseen ampliar sus conocimientos en este campo.  Este seminario le permitirá conocer y aplicar los conceptos básicos y las técnicas para estructurar de manera efectiva el archivo de la Sociedad y proporciona pautas y guías para la correcta organización de los archivos con el fin de tomar las mejores decisiones al contar con la información en forma ágil y oportuna.

1. ENCUADERNACION O EMPASTE DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS: Los archivos de CIP gracias a su nivel de importancia deben estar protegidos del paso de tiempo y tener un fácil acceso a la información allí contenida, por esto y mucho más nuestro servicio de encuadernación o empaste se ajusta a sus necesidades, ofreciendo la mejor calidad en los productos utilizados y la mejor presentación para sus archivos. 

PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN

Procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos dentro de las organizaciones, hace que el proceso de digitalización se vuelva cada vez más importante y prioritario.

Algunos de los aspectos más relevantes en cuanto a la digitalización lo constituyen el ahorro generado en:

• Gastos de Almacenaje.
• Múltiples copias y múltiples archivos.
• Depuración de documentos.
• Localización.
• Manipulación.
• Búsqueda de documentos físicos.
• Retraso en firmas y autorizaciones.
• Extravío de documentos.
• Exceso de fotocopias.
• Archivos duplicados.
• Falta de seguridad y confiabilidad.
• Humedad, polvo, polillas, mal manejo.
• Confusión y pérdida de documentos.

MARCO LEGAL PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS EN FORMATO DIGITAL

En Colombia, el marco legal que permite el uso de archivo en formato digital, sin la necesidad de mantener copias físicas, es el Artículo 48 y 60 del CÓDIGO DE COMERCIO o decreto ley 410 de 1971, modificado por el decreto 1798 de 1990, la ley 6ª. De 1992, los Decretos 2620 y 2649 de 1993, la 222 de 1995, ley 527 de 1999, que cubre la racionalización de la conservación de libros y papeles del comercio. El Código De Comercio en su ARTICULO 48 enuncia que  “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia.   Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.   Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor  técnico–contable, con el  fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios”. En otro de sus apartes ARTICULO 60 dice que “Los libros y papeles de comercio deberán ser conservados cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.   Transcurrido  este  lapso,  podrán  ser  destruidos  por  el  comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta”. Dentro de estas condiciones se requiere garantizar la reproducción exacta de la información y que el documento sea accesible a futuro, lo cual se logra bajo los estándares de la Norma ISO 19005 de 2005-1. 

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