El ciclo vital del documento de archivo
Enviado por gabrielatorresg • 26 de Septiembre de 2014 • Informes • 377 Palabras (2 Páginas) • 191 Visitas
EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Podríamos pensar que los documentos de archivo tienen un carácter estático en consideración a
que su mensaje al estar fijado, permanece inalterado a lo largo del tiempo. Si bien es cierto lo
anterior, las circunstancias y el contexto en el que se genera el documento sí cambian, razón por la
cual, también la significación que tiene el documento en un momento dado y el mismo sentido que
tiene su preservación en un archivo.
Considérese el siguiente ejemplo: una organización produce un recibo de pago nómina que hace
constar el cumplimiento de una obligación por parte de la empresa. Al momento de generarse el
documento, éste constituye un testimonio relevante para el manejo de la información contable de
la empresa e incluso tiene valor legar para justificar ingresos por parte del empleado en cuestión.
Al pasar de los años, el mismo documento perdería importancia para el manejo contable de la
empresa y tendría un valor nulo para probar los ingresos de dicho empleado ante una entidad
financiera, sin embargo podría eventualmente servir para probar la vinculación del empleado con
la organización con el fin de justificar la historia laboral del mismo. Luego de varias décadas, tal
documento tendría un valor histórico que podría servir de fuente de información para entender los
procesos económicos y sociales de la época en la que dicho documento fue generado.
De acuerdo con lo anterior, los documentos de archivo pasan por un ciclo vital, entendiendo éste
como una medida de la vigencia que tiene un determinado documento en un momento dado para
seguir cumpliendo la función propia de ese tipo documental, por ejemplo:
En el apartado 1.2.2.1 veíamos que por el tipo documental teníamos los documentos dispositivos o
imperativos, los cuales se caracterizaban porque constituían un mandato de obligatorio
cumplimiento. Pensemos en una ley promulgada en el año 1950; aunque en su momento fuera un
documento que dictaba una directriz oficial, con el paso del tiempo dicha ley pierde vigencia ya sea
porque las circunstancias
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