Ciclo Vital Del Documento

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

La Función Archivística es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final. Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta. Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes: PRODUCCIÓN: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas. Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

RECEPCIÓN: Conjunto de procesos para verificar y controlar la admisión de los documentos. Es el proceso mediante el cual la documentación es recibida en forma directa, personalmente, o a través de los apartados aéreos y servicios de correo especializado.

RECEPCIÓN DIRECTA: Son las comunicaciones entregadas por la persona interesada y/o mensajeros de la empresa. Y para ello se verificaran los siguientes aspectos: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. Si están firmadas. Si la fecha es actual. Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente. Si se menciona la remisión de anexos que estén completos; en caso de no ser así, se dejara constancia diligenciando la casilla de observación en la planilla de entrega del mensajero y la planilla de recepción de la empresa.

RECEPCIÓN INDIRECTA: Son la comunicaciones que se recibirán por correo tradicional y electrónicos, fax, y página Web. Para su recepción se verificaran los siguientes datos: Distribución: Son todas aquellas actividades tenientes a garantizar que la documentación llegue a su destino final sin presentar anomalías durante su recorrido, una vez registrada las comunicaciones oficiales, se procede al reparto de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. Distribución de comunicación externos: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal direccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

Distribución de comunicaciones internas: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal direccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

Tramite: Es el curso del documento en razón de las actividades administrativas. Para el respectivo trámite se hace necesario indagar por las diferentes fuentes para la recopilación de la información y dar la respuesta indicada, se debe proyectar y preparar la respuesta, en ocasiones se da lugar a trámites adicionales los cuales dan lugar a producción de más documentos. El trámite no cesa, hasta tanto se haya culminado lo que le dio origen al documento.

ORGANIZACIÓN: Proceso Archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos. Organizar la documentación aplicando los principios archivísticos y la normatividad vigente, es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Acuerdo 042 del 2002 de Archivo General de la Nación. Consiste en la ubicación física de los documentos dentro del Archivo.

CONSULTA: Acceso a un documento o grupo de documentos, con el fin de conocer la información que contiene. Para el préstamo y consulta de los documentos del Archivo de Gestión y Central se hace necesario la utilización y/o diligenciamiento de un instrumento de control y seguimiento para la realización de esta actividad.

CONSERVACIÓN: Conjunto de medidas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar la integridad de los documentos. Acuerdo 049 y 050 del 2000, del Archivo General de la Nación.

DISPOSICIÓN FINAL: Es el proceso mediante el cual se aplica las TRD después de cumplida su vigencia en el Archivo Central; selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o su respectiva eliminación.

CICLO VITAL DE LA HISTORIA CLINICA

MOMENTO DE GESTION

PLANEACION: Es el documento médico legal donde queda registrada toda la relación del personal sanitario con el paciente, todos los actos y actividades médicas realizados con él y todos los datos relativos a su salud, que se elabora con la finalidad de facilitar su asistencia, desde su nacimiento hasta su muerte, y que puede ser utilizada por todos los centros médicos conde el paciente acuda.

ELABORACION:

La Historia Clínica se rige bajo unas Normas según la Resolución Nº 1995 de 1999 (Julio 8)

Las características básicas son:

Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de los aspectos científicos, técnicos y administrativos relativos a la atención en salud en las fases de fomento, promoción de la salud, prevención específica, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, abordándolo como un todo en sus aspectos biológico, psicológico y social, e interrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.

Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención. Desde el punto de vista archivístico la historia clínica es un expediente que de manera cronológica debe acumular documentos relativos a la prestación de servicios de salud brindados al usuario.

Racionalidad Científica: Para los efectos de la presente resolución, es la aplicación de criterios científicos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de modo que evidencie en forma lógica, clara y completa, el procedimiento que se realizó en la investigación de las condiciones de salud del paciente, diagnóstico y plan de manejo.

Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley.

Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia clínica, simultánea o inmediatamente después de que ocurre la prestación del servicio.

Obligatoriedad del registro: Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características señaladas en la presente resolución. Generalidades: La historia clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.

Apertura e Identificación de la Historia Clínica: Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe realizar el proceso de apertura de historia clínica.

A partir del primero de enero del año 2000, la identificación de la historia clínica se hará con el número de la

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