Ciclo Vital De Los Documentos

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Fecha: 12 de Mayo del 2010

Actividad de aprendizaje

Tema: Ciclo Vital de los Documentos

Semana 4.

1. Consulta y precisa cada función archivistica para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

. Funciones Archivisticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivisticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases mas importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Las Normas Técnicas Comerciales utilizadas para la producción o elaboración de la documentación son las siguientes: para la Carta es la NTC 3393, Memorando NTC 3397, Circular NTC 3234, Actas NTC 3394, Informes NTC 3588.

Recepción: Conjunto de procesos para verificar y controlar la admisión de los documentos.

Es el proceso mediante el cual la documentación es recibida en forma directa, personalmente, o a través de los apartados aéreos y servicios de correo especializado.

Recepción directa: Son las comunicaciones entregadas por la persona interesada y/o mensajeros de la empresa. Y para ello se verificaran los siguientes aspectos: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. Si están firmadas. Si la fecha es actual. Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente. Si se menciona la remisión de anexos que estén completos; en caso de no ser así, se dejara constancia diligenciando la casilla de observación en la planilla de entrega del mensajero y la planilla de recepción de la empresa.

Recepción indirecta: Son la comunicaciones que se recibirán por correo tradicional y eléctricos, fax, y página Web. Para su recepción se verificaran los siguientes datos:

Distribución: Son todas aquellas actividades tenientes a garantizar que la documentación llegue a su destino final sin presentar anomalías durante su recorrido, una vez registrada las comunicaciones oficiales, se procede al reparto de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

Distribución de comunicación externos: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal diseccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

Distribución de comunicaciones internas: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal diseccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

Tramite: Es el curso del documento en razón de las actividades administrativas.

Para el respectivo trámite se hace necesario indagar por las diferentes fuentes para la recopilación de la información y dar la respuesta indicada, se debe proyectar y preparar la respuesta, en ocasiones se da lugar a trámites adicionales los cuales dan lugar a producción de más documentos.

El trámite no cesa, hasta tanto se haya culminado lo que le dio origen al documento.

Organización: Proceso Archivistico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos. Organizar la documentación aplicando los principios archivisticos y la normatividad vigente, es la operación archivistica realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Acuerdo 042 del 2002 de Archivo General de la Nación.

Consiste en la ubicación física de los documentos dentro del Archivo.

Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos, con el fin de conocer la información que contiene.

Para el préstamo y consulta de los documentos del Archivo de Gestión y Central se hace necesario la utilización y/o diligenciamiento de un instrumento de control y seguimiento para la realización de esta actividad.

Conservación: Conjunto de medidas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar la integridad de los documentos. Acuerdo 049 y 050 del 2000, del Archivo General de la Nación.

Disposición final: Es el proceso mediante el cual se aplica las TRD después de cumplida su vigencia en el Archivo Central; selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o su respectiva eliminación.

2. Un tipo documental que se genera en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica.

Comprobante de Contabilidad (Orden de Pago)

Es un comprobante de contabilidad porque ordena un pago en realidad el nombre es orden de cheque.

En un documento de archivo porque fue producido por el departamento de tesorería a la cual pertenece, en razón de sus funciones.

Primer Momento. Gestión:

Este momento es llamado también pre-archivo comprende 3 fases: Planeación, Elaboración y tramitación.

Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando a los tipos documentales a la normalización y estudia 3 elementos la información, el soporte y el recorrido.

Como es un documento facilitativo la información que contiene, cumple con los requisitos establecidos en el código del comercio para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido por entidad productora es el papel y el recorrido se hace por las oficinas que aportan datos y ejercen control sobre el documento.

Elaboración: Es la fase de edición y se lleva a cabo mediante la aplicación de la normatización y la normalización establecidas para este tipo de documento.

Normatización: Conjuntos de normas creadas por un gobierno o estado de derecho, para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

Este documento se rige por la normatividad archivistita jurídica, que podemos definir como el conjunto de norma que regula la gestión y todo el ciclo de los archivos.

El código de comercio establece.

Para el comprobante de contabilidad harán parte integrante de la contabilidad todo el comprobante que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros (…).Art. 51.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación (…) A cada comprobante se le anexaran los documentos que los justifiquen. Art. 53

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que le hubieren elaborado y autorizados.

Art., 124 D.R. 2649/93.

Para el Cheque

El cheque solo puede ser expedido en formulario impreso de cheques o chequeras a cargos de un banco (…) Art. 52

(…) los títulos - valores deberán llenar los requisitos siguientes: La mención del derecho que en el titulo se incorpora y la firma de quien lo crea. Art. 621.

La Normalización: Hace referencia a la normatividad técnica y la normatividad administrativa:

La Normatividad Técnica, se define como el conjunto de normas que regulan el QUÉ el COMO, el CUANDO y el CON QUE. En los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones. Las normas técnicas no son de obligatorio cumplimiento pero en mi entidad productora se rigen por la norma NTC 4436 “Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad”

Esta norma habla sobre la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 gramos / metro cuadrado, libre de acido y exento de lignina cuyo valor este en el rango de 7.0 a 8.5 .También recomienda que para efectos de durabilidad archivistica las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. De esta forma, la entidad productora comienza a prevenir el deterioro del documento.

NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA,

Esta es el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivistico.

En lo referente a este punto, la entidad productora tiene normalizada la estructura y el formulario es estándar, ya que ha sido prediseñado por una entidad dedicada a la elaboración de formatos comerciales teniendo en cuenta el tamaño de campos para el registro de operaciones el tipo

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