Ciclo Vital De Documentos

CICLO VITAL DE LA CUENTA DE COBRO

La actividad solicitada para la Segunda Semana del curso Administración de Documentos, es aplicar el Ciclo Vital a un Documento de la empresa donde se labora.

Se escoge la Cuenta de Cobro, en este caso, como uno de los documentos más usados en FM Representaciones, empresa prestadora de servicios de Alojamiento y Transporte.

CUENTA DE COBRO

Enmarcamos la Cuenta de Cobro como documento de archivo porque nace de la tramitología de la Empresa de Servicios: FM Representaciones, cumpliendo las funciones archivísticas, que es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios aplicados al documento en sí, su archivo y manejo en cada una de las entidades y sus dependencias que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

La Cuenta de Cobro es un documento en el cual se le informa a la persona o empresa lo que se adeuda por concepto de un servicio prestado.

Se le denomina también documento equivalente, por lo cual debe cumplir requisitos mínimos adecuados para su validez, de importancia para su cumplimiento de Documento de Archivo y se constituya prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.

El Decreto 522 de 2003. Artículo 3º consigna al respecto: Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales o comerciantes inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

 Apellidos, nombre o razón social y Nit el adquirente de los bienes o servicios.

 Apellidos, nombre y Rut de la persona natural beneficiaria del pago o abono.

 Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

 Fecha de la operación

 Concepto

 Valor de la operación

 Discriminación de impuesto asumido por el adquirente en la

Operación.

Artículo 4°. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura, no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y nit.

Esta es la normatividad que cobija a la Cuenta de Cobro.

Cumple con las características del Documento de Archivo, las cuales son: seriado (acciones repetitivas determinadas), Unicidad (únicos, no comerciales) y objetivos (cumplen una misión inmediata).

Dentro de los caracteres de un Documento de Archivo, es textual, tipo carta, original, en formato de unidad de archivo y el número

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