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1.-GERENCIA DE LOGISTICA

OBJETIVO: Desarrollar las actividades del sistema de abastecimiento y en lo referente a la atención oportuna de las necesidades de bienes y servicios.

FUNCIONES:

- Controlar y verificar el almacenamiento y distribución de existencias teniendo en cuenta su conservación, seguridad y uso, acorde con las normas técnicas establecidas.

- Llevar un listado clasificado de Proveedores

UNIDADES DEPENDIENTES

1.1. ÁREA DE PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS (DISTRIBUCION)

OBJETIVO: Identificar y aplicar el sistema de información para el suministro de bienes y/o servicios no personales necesarios para el desarrollo de los procesos operativos y administrativos de la Empresa, tomando como base la previsión en forma racional y sistemática que permitan lograr la satisfacción de las necesidades de bienes y/o servicios para el cumplimiento de las metas asignadas a las diversas áreas de la empresa, aplicando las disposiciones reglamentarias vigentes para la programación.

FUNCIONES:

- Recopilar, analizar, evaluar y consolidar las necesidades de suministros de consumo continuo, determinando los niveles de stocks.

- Realizar la gestión de evaluación y análisis de los proveedores que mantienes relaciones comerciales con la empresa.

- Elaborar, diseñar y proponer para su implementación, procedimientos que innoven los sistemas de gestión en beneficio de los logros de Gerencia.

- Mantener actualizados los dispositivos legales y administrativos que regulan las actividades de su área.

- Cumplir con las Normas Técnicas de Control interno, así como con las recomendaciones emitidas por los órganos de control interno o externo.

1.2. AREA DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS (COMPRAS)

OBJETIVO: Lograr la identificación y evaluación de proveedores que brinden a la EMPRESA las ventajas competitivas que ofrece el mercado.

Seleccionar a los abastecedores que permitan oportunamente y en las mejores condiciones del mercado, la cobertura de las necesidades de bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de las operaciones de acuerdo con las normas legales vigentes y directivas aprobadas, así como a los principios fundamentales del sistema de abastecimientos.

Lograr un eficiente y oportuno apoyo a las áreas de la EMPRESA en lo referente a servicios, ornato y transporte.

FUNCIONES:

- Registrar y evaluar en cada proceso las ofertas de los postores, determinando aquella que represente la mejor alternativa en cuanto a calidad y precio en base al mejor costo total.

- Atender las Órdenes de Compra.

- Tramitar y controlar las acciones de devolución o reclamos de los bienes o servicios que no cumplan con las condiciones de calidad.

- Formular el programa de mantenimiento preventivo de vehículos, equipos y mobiliario de las diversas áreas de la EMPRESA.

- Coordinar con el Área de Almacenes los suministros, repuestos, accesorios e insumos requeridos.

1.3. GERENCIA DE ALMACENES (ALMACEN-CONTROL DE INVENTARIOS)

OBJETIVO:

- Salvaguardar en estricto orden la materia prima, primeras entradas primeras salidas y procurar el abasto permanente con productos de calidad y en cantidad suficiente para la preparación de los alimentos y asegurar así el servicio oportuno a los comensales.

- Procurar un manejo adecuado y satisfactorio de las materias primas que ingresan al almacén y verificar constantemente la vida de anaquel de los productos almacenados.

FUNCIONES:

- Recepcionar, verificar pesadas, contabilizar, revisar y registrar la mercancía que ingresa al almacén.

- Registrar la salida de las cantidades de mercancías y/o materias primas que se otorgan al personal que elabora los alimentos.

- Registrar la salida de las cantidades de mercancías y/o materias primas que se entregan al Comedor Central cuando éste así lo solicite.

- Verificar la vigencia y/o caducidad de los productos existentes en el almacén, y dar de baja los que estén caducados, previa notificación al encargado de control de calidad y Jefe de Departamento.

- Mantener un stock de existencias como medida preventiva en cambios de menús.

- Mantener las condiciones adecuadas de limpieza y ventilación en el almacén.

- Mantener comunicación permanente con el área de kardex, para que de manera clara y precisa se alimente la base de datos relativa a costos de la materia prima, relación de facturas e inventario físico.

- Verificar periódicamente que las existencias físicas del almacén coincidan con las registradas en kardex.

- Otorgar y registrar la materia prima que se entrega al personal que elabora los alimentos, u otra instancia de la Universidad, de acuerdo a la hoja de producción, y/o solicitud autorizada; tomando en cuenta que las primeras entradas serán siempre primeras salidas.

- Verificar constantemente que haya el abasto de materia prima en el momento que se requiera, en cantidad y calidad solicitada.

- Elaborar los pedidos con tiempo suficiente de la materia prima, de acuerdo a lo planeado.

- Verificar que las facturas que amparan el ingreso de la materia prima, cumpla con los requisitos fiscales vigentes.

- Verificar que los datos fiscales en las facturas y precios de los productos sean los correctos, en caso contrario dar aviso oportuno para las correcciones pertinentes.

- En coordinación con el Subjefe Administrativo o Jefe de Departamento elaborar el programa de adquisición semanal, mensual, semestral o anual de materias primas, según se requiera.

- Establecer o mantener el sistema, primeras entradas, primeras salidas (PEPS), con el fin de mantener en condiciones de consumo la materia prima.

- Llevar a cabo un inventario físico semestral

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