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1.-GERENCIA DE LOGISTICA

OBJETIVO: Desarrollar las actividades del sistema de abastecimiento y en lo referente a la atención oportuna de las necesidades de bienes y servicios.

FUNCIONES:

- Controlar y verificar el almacenamiento y distribución de existencias teniendo en cuenta su conservación, seguridad y uso, acorde con las normas técnicas establecidas.

- Llevar un listado clasificado de Proveedores

UNIDADES DEPENDIENTES

1.1. ÁREA DE PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS (DISTRIBUCION)

OBJETIVO: Identificar y aplicar el sistema de información para el suministro de bienes y/o servicios no personales necesarios para el desarrollo de los procesos operativos y administrativos de la Empresa, tomando como base la previsión en forma racional y sistemática que permitan lograr la satisfacción de las necesidades de bienes y/o servicios para el cumplimiento de las metas asignadas a las diversas áreas de la empresa, aplicando las disposiciones reglamentarias vigentes para la programación.

FUNCIONES:

- Recopilar, analizar, evaluar y consolidar las necesidades de suministros de consumo continuo, determinando los niveles de stocks.

- Realizar la gestión de evaluación y análisis de los proveedores que mantienes relaciones comerciales con la empresa.

- Elaborar, diseñar y proponer para su implementación, procedimientos que innoven los sistemas de gestión en beneficio de los logros de Gerencia.

- Mantener actualizados los dispositivos legales y administrativos que regulan las actividades de su área.

- Cumplir con las Normas Técnicas de Control interno, así como con las recomendaciones emitidas por los órganos de control interno o externo.

1.2. AREA DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS (COMPRAS)

OBJETIVO: Lograr la identificación y evaluación de proveedores que brinden a la EMPRESA las ventajas competitivas que ofrece el mercado.

Seleccionar a los abastecedores que permitan oportunamente y en las mejores condiciones del mercado, la cobertura de las necesidades de bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de las operaciones de acuerdo con las normas legales vigentes y directivas aprobadas, así como a los principios fundamentales del sistema de abastecimientos.

Lograr un eficiente y oportuno apoyo a las áreas de la EMPRESA en lo referente a servicios, ornato y transporte.

FUNCIONES:

- Registrar y evaluar en cada proceso las ofertas de los postores, determinando aquella que represente la mejor alternativa en cuanto a calidad y precio en base al mejor costo total.

- Atender las Órdenes de Compra.

- Tramitar y controlar las acciones de devolución o reclamos de los bienes o servicios que no cumplan con las condiciones de calidad.

- Formular el programa de mantenimiento preventivo de vehículos, equipos y mobiliario de las diversas áreas de la EMPRESA.

- Coordinar con el Área de Almacenes los suministros, repuestos, accesorios e insumos requeridos.

1.3. GERENCIA DE ALMACENES (ALMACEN-CONTROL DE INVENTARIOS)

OBJETIVO:

- Salvaguardar en estricto orden la materia prima, primeras entradas primeras salidas y procurar el abasto permanente con productos de calidad y en cantidad suficiente para la preparación de los alimentos y asegurar así el servicio oportuno a los comensales.

- Procurar un manejo adecuado y satisfactorio de las materias primas que ingresan al almacén y verificar constantemente la vida de anaquel de los productos almacenados.

FUNCIONES:

- Recepcionar, verificar pesadas, contabilizar, revisar y registrar la mercancía que ingresa al almacén.

- Registrar la salida de las cantidades de mercancías y/o materias primas que se otorgan al personal que elabora los alimentos.

- Registrar la salida de las cantidades de mercancías y/o materias primas que se entregan al Comedor Central cuando éste así lo solicite.

- Verificar la vigencia y/o caducidad de los productos existentes en el almacén, y dar de baja los que estén caducados, previa notificación al encargado de control de calidad y Jefe de Departamento.

- Mantener un stock de existencias como medida preventiva en cambios de menús.

- Mantener las condiciones adecuadas de limpieza y ventilación en el almacén.

- Mantener comunicación permanente con el área de kardex, para que de manera clara y precisa se alimente la base de datos relativa a costos de la materia prima, relación de facturas e inventario físico.

- Verificar periódicamente que las existencias físicas del almacén coincidan con las registradas en kardex.

- Otorgar y registrar la materia prima que se entrega al personal que elabora los alimentos, u otra instancia de la Universidad, de acuerdo a la hoja de producción, y/o solicitud autorizada; tomando en cuenta que las primeras entradas serán siempre primeras salidas.

- Verificar constantemente que haya el abasto de materia prima en el momento que se requiera, en cantidad y calidad solicitada.

- Elaborar los pedidos con tiempo suficiente de la materia prima, de acuerdo a lo planeado.

- Verificar que las facturas que amparan el ingreso de la materia prima, cumpla con los requisitos fiscales vigentes.

- Verificar que los datos fiscales en las facturas y precios de los productos sean los correctos, en caso contrario dar aviso oportuno para las correcciones pertinentes.

- En coordinación con el Subjefe Administrativo o Jefe de Departamento elaborar el programa de adquisición semanal, mensual, semestral o anual de materias primas, según se requiera.

- Establecer o mantener el sistema, primeras entradas, primeras salidas (PEPS), con el fin de mantener en condiciones de consumo la materia prima.

- Llevar a cabo un inventario físico semestral o antes en caso de ser requerido.

- Programar la limpieza y el orden permanente de su área de trabajo, incluyendo las cámaras de refrigeración.

- Realizar otras actividades inherentes al área de trabajo.

2.-- DEPARTAMENTO DE ANALISIS FINANCIERO

OBJETIVO

El Departamento de Análisis Financiero tiene como finalidad Analizar el efecto del

entorno económico financiero respecto a las finanzas de la Empresa

FUNCIONES

1. Formular y proponer estrategias para la diversificación de ingresos

2. Velar por la solidez financiera de la Empresa

3. Definir y proponer estrategias para lograr reducción de costos.

4. Brindar soporte técnico, a través de los diferentes estudios que se realizan, sobre las actividades e inversiones a desarrollar

5. Explorar y proponer nuevas formas de apalancar financieramente la Empresa

6. Calcular lucro cesante.

7. Controlar convenios de préstamo e inversiones.

8. Elaborar calendarios de amortización anual de la deuda.

9. Elaborar dictámenes financieros para la creación y manejo de fondos rotatorios, caja chica y otros.

10. Elaborar informes económico-financieros. (trimestralmente)

11. Participar en procesos de licitación.

12. Precalificar firmas consultoras.

13. Realizar pagos de la deuda externa.

14. Revisar perfiles de proyectos de inversión, que la empresa realiza.

15. Negociar diferentes tipos de contratos.

16. Participar en comisiones de negociación de contratos. Qué tipo de contratos?

17. Participar en comisiones de precalificación de firmas

18. Calendarización del pago de la deuda

2.1. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

OBJETIVO

De acuerdo a los planes Empresariales, el Departamento de Contabilidad tiene como finalidad llevar el registro y control de todas las operaciones económicas y financieras que realiza la empresa a fin de proveer la información contable actualizada, confiable y oportuna para la toma de decisiones de la dirección superior.

FUNCIONES

1. Planificar, dirigir y controlar, todas las actividades relacionadas con el Departamento.

2. Supervisar todas las operaciones financieras que realiza la Empresa.

3. Elaborar y firmar los estados financieros.

4. Revisar que los saldos estén actualizados, y hacer un análisis comparativo, en relación al año anterior.

5. Supervisar conciliaciones de la cuenta de desembolsos.

6. Elaborar estados financieros

7. Revisar saldos de mora reflejados en los estados financieros.

8. Realizar cierres contables en el sistema AS-400.

9. Establecer y aplicar criterios uniformes referentes al registro y control de cuentas.

10. Elaborar y presentar informes contables para uso interno.

11. Elaborar normas y procedimientos de contabilidad, actualizándolos en forma concordante al manual de procedimientos contables.

12. Observar el comportamiento de las cuentas bancarias de la empresa.

13. Elaborar solicitudes de pago y cuadros magnéticos, por impuestos retenidos.

14. Elaborar constancias de los ingresos percibidos, el pago de Impuesto de Industria y

Comercio (se hace anual el mes de enero).

15. Ajustar provisión de cuentas incobrables, (se hacen bimestralmente)

16. Ajustar provisión de prestaciones laborales, (se hace semestralmente)

17. Elaborar

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