Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos transformables en dinero.

5. CONCILIACIÓN BANCARIA

1. Control interno del efectivo

Definición del efectivo.

Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos transformables en dinero.

De acuerdo a la NIF C-1, Los términos que se listan a continuación, se utilizan para definir el concepto de efectivo.

a) Efectivo – es la moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios a la vista disponibles para la operación de la entidad: tal como lo que se tiene en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales y remesas en tránsito. El rubro de efectivo también incluye partidas consideradas como equivalentes de efectivo

b) efectivo restringido – es aquel efectivo que tiene ciertas limitaciones para su disponibilidad ya sea de tipo legal o económico

c) equivalentes de efectivo – son valores a corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a cambios poco significativos en su valor; tales como: monedas extranjeras, metales preciosos amonedados e inversiones disponibles a la vista

d) inversiones disponibles a la vista – son instrumentos financieros de mediano y corto plazo que generan rendimientos, que tienen cambios insignificantes en su valor y cuya disposición por parte de la entidad se prevé de forma inmediata, tales como instrumentos financieros destinados a la negociación en muy corto plazo.

El concepto de efectivo, se incluye dentro del Balance general, en el activo circulante, es el activo más líquido con que cuenta la empresa.

Control Interno del Efectivo.

Un sistema de control interno lo conforman  todas las medidas necesarias y utilizadas por una empresa con la finalidad de proteger sus recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia, promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y de operación.

El control Interno ^[1] consiste en el plan de organización y todos los métodos relativos y medidas adoptadas dentro de una empresa para:

1. Salvaguardar sus activos del robo por empleados o terceros y de uso no autorizado.
2. Aumentar la exactitud y confiabilidad de sus registros contables. Esto se logra reduciendo el riesgo de errores (no intencionales) e irregularidades (errores intencionales y mala interpretación) en el proceso contable.

Para salvaguardar sus activos y aumentar la exactitud y confiabilidad de sus registros contables la compañía debe de seguir principios de control específicos:

1. Establecimiento de responsabilidades
2. Segregación de obligaciones.
3. Procedimientos de documentación.
4. Controles físicos, mecánicos y electrónicos.
5. Verificación interna independiente.
6. Otros controles.

Un buen control interno del efectivo permitirá un manejo transparente del mismo, a través del registro por separado de los ingresos y egresos de dinero. Por lo tanto, es necesario tener controles tanto para las entradas de efectivo como para las salidas.

Medidas de control interno para salidas de efectivo. 

1. Todo desembolso se debe efectuar con cheque. Las firmas deberán ser mancomunadas, por ello al abrir una cuenta de cheques es necesario identificar el tipo de firmas que deberá llevar un cheque:

1. Firmas Tipo A. En donde firman las personas de mayor nivel jerárquico dentro del área de tesorería de la empresa.
2. Firmas Tipo B. En donde firman las personas de segundo nivel jerárquico dentro del área de tesorería de la empresa.

Por lo tanto, es aconsejable que los cheques, para poder ser cobrados, tengan, dos firmas tipo A, o una firma Tipo A con una Tipo B; nunca deberán tener dos firmas Tipo B.

1. Deberá de existir una separación clara de funciones, de las personas que manejan las salidas de efectivo. Por ejemplo,  las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas para su pago ni tampoco formular asientos en los registros.
2. Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas deben estar respaldados con toda la documentación de la operación, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc.
3. Se debe anotar  en la factura una leyenda que indique que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc.
4. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados a nombre de las empresas o personas naturales.
5. Es necesario que se les incluya la leyenda: “Para abono en cuenta del beneficiario”, esto evitará que se cobre directamente en el banco, por lo que, en caso de extravío pueda ser sustituido sin dificultad.

Medidas de control interno para ingresos de efectivo.

1. Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente comprobante de ingreso.
2. El depósito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado para poder ser validado al elaborar la conciliación bancaria.
3. La persona encargada de la recepción de los fondos debe realizar, al término del día,  un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la fuente de estos y elaborar el comprobante respectivo para su correspondiente depósito.
4. Deberá tenerse una separación de funciones para que, sean personas distintas las que reciban en dinero, elaboren los registros diarios, acudan al banco a depositar y elaborar la conciliación bancaria.

Fondo Fijo

Como medida de  mejor administración de las necesidades inmediatas de dinero que pueden presentarse en las empresas,  se crean los fondos fijos.  

Estos fondos corresponden  a montos  que se dejan en efectivo en la empresa  bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario pertinente, previamente designado por la administración.

La administración fijará el monto y los conceptos por los cuales  se pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo.

Normalmente  estos fondos son designados para  cubrir gastos menores al interior de la organización  y están dados por la premura con la cual se necesitan ejecutar.

En resumen:

El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la empresa es fundamental. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:

- Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

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