La Defensa

Concepto de control

Burt K. Scanlan

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo

Con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet

Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para

Alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry

El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se

Desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con

las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin

señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se

Produzcan nuevamente.

Áreas del control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

• Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

• Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

•

o Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

o Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.

o Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

o Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

o Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

o Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

o Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.

o

 Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.



 Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

•

o Por volumen total de las mismas ventas.

o Por tipos de artículos vendidos.

o Por volumen de ventas estacionales.

o Por el precio de artículos vendidos.

o Por clientes.

o Por territorios.

o Por vendedores.

o Por utilidades producidas.

o Por costos de los diversos tipos de ventas.

o

 Control de propaganda: Para acompañar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas.

 Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.



 Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:



 Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvíos en los gastos.

 Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.



 Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:

• Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.

• Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días.

• Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de éste departamento.

Auditoria de recursos humanos.- En cualquier función que se desarrolla en una empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos humanos se evalúan y analizan tales deficiencia, para recabar ésta información es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.

También en éste punto se realiza el inventario de recursos humanos, del que obtenemos la cuantificación y registro de habilidades, experiencias, características y conocimientos de cada uno de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación.- Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante estándares de evaluación en los que intervienen factores como rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamación de los clientes, entre otros. Los factores antes mencionados sirven para llevar a cabo acciones correctivas y recompensas.

Evaluación de reclutamiento y selección.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al área de personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de selección, eficiencia del personal contratado, así como su rápida integración a los objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y despidos de los trabajadores.

Evaluación de capacitación y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluación es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como productividad y desarrollo del personal.

Evaluación de la motivación.- Es uno de los aspectos más difíciles de evaluar, porque como ya sabemos, la motivación no podemos medirla, sin embrago, existen algunas técnicas para obtener resultados de los cuales podemos analizar la conducta del trabajador en la empresa:

- Encuestas de actitud.

- Estudios sobre ausentismo, retardos.

- Frecuencia de conflictos.

- Buzón de quejas y sugerencias.

- Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios.- Esta, es una situación un tanto delicada y riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estará inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para efectuar éste tipo de control son las siguientes:

• Investigación de salarios con empresas de la región que tengan características similares.

• Estudios de incentivos en relación con la productividad.

• Presupuestos de salarios.

• Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad de éstos programas, se lleva a cabo a través de análisis y registros:

• Índices de accidentes.

• Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.

• Estudios de ausentismo, de fatiga.

• Sugerencias y quejas.

Como pudimos observar, la finalidad de la aplicación de los controles analizados, se centra en la corrección de errores en base a los planes de la empresa para la toma de decisiones.

BASE DE DATOS.

Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretación del individuo para poder ser manejada.

Procesamiento de Datos:

Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

• Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.

• Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento

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