Materiales

CAPITULO 16

EXISTENCIAS O INVENTARIOS

Se denominan a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos. Los inventarios varían en razón del consumo, la utilización o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingreso de nuevas cantidades y salida. Los movimientos que se producen en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga a mantener en ellos unas cantidades determinada de cada uno. Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo presenta, de manera de facilitar el control.

1. CLASIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

Las empresas clasifican las existencias o inventarios en razón de la necesidad que se tenga de cada artículo y de la situación que pueda presentarse para cada uno de ellos.

1.1 clasificación según el uso y movimiento que tengan los inventarios

a) Inventario normal o activo: Materiales que deben existir permanentemente en los almacenes.

b) Inventario de seguridad o reserva: Que debe existir en el almacén y que permite afrontar cualquier demora en la llegada o ingreso de los pedidos.

c) Inventa de protección: Cantidad en existencia en el almacén, de ciertos materiales que sirven para solucionar situaciones imprevistas.

d) Inventario sobrante: Proviene de los anteriores y está constituido por aquellos materiales que han dejado de consumir o han reducido el consumo.

e) Inventario de recuperación: Agrupa a los materiales que están deteriorados, pero que pueden utilizarse mediante trabajo de reparación.

f) Inventario obsoleto: Materiales declarados fuera de uso.

g) Inventario promedio: Consiste en la media aritmética de las cantidades de cada material, existencias en el almacén en un tiempo determinado.

h) Inventario máximo: Cantidad máxima de cada material que puede existir en almacén.

i) Inventario mínimo: Cantidad mínima de cada material, que debe existir en almacenes.

1.2 clasificación según su situación respecto al proceso productivo:

a) Necesarios para el proceso productivo: Materiales que se requieren para la producción, formen o no parte del producto que se obtiene.

I.- Materia prima: Material indispensable para la producción, su transformación da lugar al producto.

II.-Semi-terminado: Partes o piezas, acabadas o no, que son necesarias para completar el producto.

III.-Artículos de consumo, auxiliares o accesorios: Materiales que intervienen en el proceso productivo.

IV.- Utilaje: Artículos que sirven para manufacturar el producto.

V.- Material de mantenimiento: Artículos de empleo específicos para el mantenimiento.

VI.- Material de embalaje: Artículos que sirven para embalar los productos fabricados en la empresa.

b) Procedentes del proceso productivo: Son los productos que fabrica o manufactura la empresa.

1.3 Clasificación según su obtención

a) Adquiridas en el exterior: Pueden ser locales, nacionales o extranjeros, dependiendo del país donde funciona la empresa.

b) Fabricada en la entidad: Comprende a la integración de la propia empresa, decisión de “hacer o comprar”.

2. IMPORTACIA DE LAS EXISTENCIAS

Las condiciones mencionadas confirmadan la importancia de las existencias o inventarios, así como la necesidad de organizarse adecuadamente para realizar el control de los inventarios y evitar las roturaras de stocks.

3. UBICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

La designación de los lugares en la zona de almacenaje se conoce como “sistema de ubicación” y su finalidad consiste en que cualquier persona pueda, en un momento dado, encontrar los artículos aun sin conocerlos y facilitar la tarea del personal. Contar con sus sistema de ubicación en la empresa, permitirá planear la recepción e ingreso de los materiales.

4. CÓDIGO DE LA UBICACIÓN

Se requiere dividir la zona de almacenaje en áreas fácilmente reconocible, las que designaciones permitirán que los artículos distribuidos en los lugares de cada área pueden ser hallados fácilmente. L preparación del código sigue la siguiente metodología:

4.1 Distribuir la zona de almacenaje en áreas, en función de las necesidades de almacenamiento que se requiera.

4.2 En cada área así distribuida se definirá cuantos estantes o andamios podrán o necesitaran colocarse y cuantos espacios libre, por necesidades de almacenamiento deberán existir.

4.3 Definir el número y tipo de casilleros que tendrá cada estante.

4.4 Los espacios libres en la zona de almacenaje se designarán en igual forma que las bodegas o depósitos y los del interior de éstas de la misma manera como los estantes.

4.5 Efectuada la distribución indicada en los puntos anteriores, se elegirá la simbolización a utilizar los que en su conjunto formarán el código de ubicación que permita ubicar plenamente cada lugar de la zona de almacenaje y con la mayor exactitud posible.

4.6 Preparar las designaciones para colocarlas en las bodegas de manera que se distinga netamente.

Ejemplos de códigos de ubicación:

A-09-E05 = Bodega A, estante 09, casillero E05

5-DB-F12 = Bodega 5, estante BD, casillero F12

5-02-D12 = Bodega 5, estante 02, casillero D18

C-14-A02 = Bodega C, estante 14, casillero A02

5. MANTENIMIENTO DEL CÓDIGO DE UBICACION

Se tendrá que poner las disposición del personal “MANUAL DE UBICACIÓN DE LOS MATERIALES” se deberá mantener al día el manual labor que corresponde al jefe de almacenes quien se responsable del ordenamiento y organización de las bodegas.

Para poder asignar la ubicación correspondiente a los materiales nuevos que ingresen al almacén mediante el siguiente procedimiento:

a) Analizar las copias de las órdenes de compra y colocar al lado de cada ítem el código de ubicación.

b) Ubicar los artículos nuevos de acuerdo al manual de ubicación de materiales.

c) Al ingresar materiales al almacén el personal lo ubicará en el lugar indicado según lo anotado por el jefe de almacén.

d) el jefe de almacenes anotará en el manual de ubicación los espacios utilizados, para actualizar la ubicación y disponibilidad de espacios.

6. VENTAJA DEL SISTEMA DE UBICACIÓN

Permite encontrar fácil y rápidamente cada material guardado en los almacenes, sin necesidad de que el personal tenga que memorizar donde se coloca o pierda el tiempo en buscarlo los artículos solicitados.

Las ventajas que un sistema de ubicación proporciona a la empresa son:

1.- Facilita y aligera la atención a los usuarios.

2.- Reduce el tiempo de espera en las entregas o despachos de materiales.

3.- Evitar los indispensables en el personal de las bodegas.

4.- Facilita el control y el ordenamiento de los materiales en las bodegas.

5.- Permite planear la toma de inventarios, aligera su preparación y evita demora en la ejecución.

6.- Permite una mejor organización de la zona de almacenaje.

7.- El ordenamiento de los materiales en las bodegas podrá hacerse en función del movimiento y uso que estos tengan, de manera de evitar desplazamientos innecesarios del personal encargado del despacho.

CAPITULO 17

CATALOGACION DE MATERILES

La catalogación de materiales es un proceso de suma importancia para la empresa que utiliza variedad de artículos, materias primas, equipos, maquinarias, herramientas, etc. El personal de logística, encargado del mantenimiento del catálogo, debe tener como norma especial, no permitir el aumento de la variedad en los inventarios.

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES

1.- Determinación de las normas que regirán la catalogación.

2.- Identificación de cada material existente.

3.- Preparación de la clasificación a efectuar.

4.- Ordenamiento que seguirán los materiales una vez clasificados.

5.- Distribución de los materiales.

6.- Elección de un sistema de símbolos o códigos.

7.- Asignación a cada artículo.

8.- Procesamiento de los materiales identificados, clasificación, ordenados y codificados.

PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

1. Preparación

1.1 El apoyo de la alta dirección.

1.2 Nombramiento del comité de normas.

1.3 Designación de cada uno de los elementos.

1.4 Preparación del programa de catalogación.

2. Ejecución

Para la ejecución del programa que se establezca, es conveniente tener en cuenta algunas recomendaciones:

2.1 Guiarse por los hechos.

2.2 Informar a la alta dirección.

2.3 Nombrar el comité de Normas.

2.4 Definir las metas.

3. Responsabilidad

La persona que se elija para dirigir el trabajo y asumir la responsabilidad de le ejecución, deberá conocer la empresa y sus procesos al personal de todas las dependencia estar familiarizado con los problemas y los negocios de la empresa.

4. Participación

Al iniciar

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