Recopilación de evidencias - Documentación de observaciones

Unidad 3

Tema 3. Recopilación de evidencias - Documentación de observaciones

La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoría en un proceso de verificación y evaluación, para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo.

La evidencia de la auditoría debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares, a la evaluación de la misma evidencia contra similares criterios de auditoría.

La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.

La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como: observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Las declaraciones que no puedan ser confirmadas, deben ser identificadas como tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos, para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medición efectivos.

La recolección de evidencias se hará basada en la Norma de referencia. Las actividades mínimas son:

 Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el manual de la calidad y en los procedimientos, a través de evidencia objetiva y conforme al plan de auditoría.

 Registrar las no conformidades.

 Utilizar lenguaje simple.

 Informar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su

entendimiento, así como de los puntos positivos encontrados.

Cómo seleccionar evidencias

Recolección de la información

Fuentes de información

Recolección mediante muestreo

Información

Verificación

Evidencia

Evaluación Vs. Criterios

Hallazgo

Revisión

Conclusión de

auditoría

Fuentes de información

Recolección mediante muestreo

Información

Verificación

Evidencia

Evaluación Vs. Criterios

Hallazgo

Revisión

Conclusión de

auditoría

Documentación de observaciones

Se consideran observaciones todos aquellos hallazgos que evidencian puntos débiles y comentarios generales efectuados durante la evaluación, y que deberían ser considerados por el solicitante para el mejoramiento de sus procesos o para prevenir potenciales no conformidades. Aspectos positivos o notables relacionados a los requisitos y detectados por el equipo evaluador, también se consideran observaciones.

Una observación es una evidencia objetiva hallada por el auditor líder, que en sí misma no justifica ser registrada como una no conformidad, pero que debe ser investigada. Una Observación no detiene el proceso de certificación. Sin embargo, si se contesta, el auditor revisará la respuesta del auditado y confirmará sus comentarios.

Documentar los resultados de la auditoría es tan importante como la auditoría misma. Es necesario contar con la capacidad de comunicar lo que se observó y las conclusiones en forma clara, precisa y constructiva, en vez de ser punitiva u ofensiva.

Los informes de auditoría contienen lo siguiente:

 Observaciones: situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos que en especial funcionan muy bien o procesos que quizá exijan mayor investigación. Las observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.

 Hallazgos menores: desviación o falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Quizá se trata sólo de un desliz aislado en un procedimiento. Los hallazgos menores también

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