EVIDENCIA Y DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA

EVIDENCIA Y DOCUMENTACION DE LA AUDITORÍA

Los contadores recogen y evalúan la evidencia de auditoria – llamada también evidencia o materia evidencial. Los auditores deben reunir evidencia suficiente y competente para fundamentar debidamente su opinión referente a los estados financieros.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA

La evidencia de la auditoria es toda la información que utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se basa su opinión.

¿Qué constituye evidencia suficiente y competente en una auditoria? La pregunta se plantea una y otra vez al planear y realizar una auditoría.

El Auditing Standars Board emitió el SAS 31 (AU 326) para darles directrices que les permitan contestar esta pregunta.

Una evidencia no puede ser competente si al mismo tiempo no es relevante y válida. Para ser relevante debe relacionarse con la afirmación en cuestión.

La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se recibió.

1. Se obtuvo de fuentes independientes fuera de la compañía cliente.

2. Se generó internamente a través de un sistema provisto de controles eficaces.

3. Se obtuvo directamente del auditor, no indirectamente ni por inferencia.

4. Tiene forma documental y no una representación oral.

5. Se obtiene de documentos originales, no de fotocopias ni de facsímiles.

Además de los factores anteriores, la evidencia proveniente de dos o más fuentes da a los auditores mayor seguridad que la que obtendrían de las cuentas si las analizaran individualmente.

El adjetivo suficiente se refiere a la cantidad de evidencia que obtiene. La cantidad necesaria se ve afectada por el riesgo de errores (cuanto mayor sea el riesgo, mas evidencia se requerirá) y por la confiabilidad de la evidencia.

TIPOS DE EVIDENCIA DE LA AUDITORIA

Los principales tipos de evidencia son los siguientes:

1. Sistema de información contable:

El sistema de información contable se compone de los métodos y registros con que se registran, procesan y comunican las transacciones de la compañía y se mantiene la responsabilidad por el activo, el pasivo y el capital conexo.

Como los estados financieros se preparan a partir de los registros contables, los auditores tienen la obligación de aclarar en sus documentos de trabajo como esos registros concuerdan o se concilian con los estados financieros.

También los registros y su informe ofrecen al auditor un poco de evidencia cuando prueban la veracidad mediante procedimientos como análisis, repetición de los procedimientos seguidos al presentar los informes financieros y al conciliar tipos similares de información.

La congruencia de procesamiento entes varios registros indica por si misma cierto grado de evidencia de auditoria.

La confiabilidad de los mayores y los diarios como evidencia se manifiesta en el grado de control interno con que se prepararon.

Si los mayores y los diarios se generan con un sistema computarizado, habrá que instalar varios controles computarizados.

2. Evidencia documental:

Este tipo de evidencia abarca varios registros que dan soporte al negocio de la compañía y al sistema de información contable: cheques, facturas, contratos y minutas de las juntas. En parte, su confiabilidad depende de si fue dentro de la compañía o fuera de ella.

 Evidencia documental creada fuera de la empresa y transmitida directamente a los auditores.

 Evidencia documental fuera de la empresa y conservada por él. Muchos documentos creados en el exterior que examinaron los auditores estarán en posición del cliente: estados de cuenta bancarios y facturas de los proveedores, declaraciones de impuestos, documentos por pagar, contratos, órdenes de compra de los clientes, acciones y certificados de bonos.

Las copias de fotografías y de fax pueden alterarse fácilmente de modo que se dificulte la detección.

Los utilizan exclusivamente los auditores y en general se consideran como un tipo más sólido de evidencia que los documentos creados por el cliente.

 Evidencia documental creada y conservada por el cliente. Algunos ejemplos de este tipo de documentos: facturas de venta, avisos de embarque, órdenes de compra, informes de recepción y memorandos de crédito. Desde luego, la copia original de la factura de venta o la orden de compra se envía al cliente o al proveedor, pero la que está a disposición de la inspección del auditor no dejo nunca las instalaciones del cliente.

Con un control interno adecuado se logra una división muy completa de las tareas, de manera que un empleado se encarga de una transacción de principio a fin. Si el control interno es débil, los auditores no podrán confiar mucho en la evidencia documental generada en la empresa y no revisada por externos. Habrá un incentivo para falsificar documentos y ocultar el robo, si un empleado está autorizado para producir documentos como las facturas de venta, memorandos de crédito y si además tiene acceso al afectivo.

3. Declaraciones de terceros:

Los auditores obtienen declaraciones de algunos externos: clientes del que los contrata, proveedores, instituciones financieras y abogados. Ademas, en algunas auditorias puede obtenerse información de los especialistas.

 Confirmaciones. Las peticiones de confirmación se utilizan al auditar varias cuentas, entre otras: Cuentas y documentos por cobrar, cunetas deudoras y cunetas de capital contable.

 Cartas de los abogados. La fuente primaria de información referente a un litigio contra el cliente son las cartas de los abogados.

 Informes

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