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El Súper Muebles de Oficina

Manual de Puestos

Departamento de Ventas

Fecha 01/de Enero/2014

Descripción de Puesto

A. IDENTIFICACION DEL PUESTO

Nombre del Puesto Secretaria Ejecutiva

Número de plazas existentes Una

Clave 0085

Ubicación (Física y Administrativa) Área de Gerencia

Tipo de Contratación Contrato

Ámbito de operación Apoyo en las actividades Administrativas

B. RELACIONES DE AUTORIDAD

Jefe de Inmediato Gerente de Compras, Gerente de Ventas

Subordinados Directos Mensajero

Dependencia Funcional Área Administrativa

C. PROPOSITOS DEL PUESTO

Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad.

D. FUNCIONES GENERALES

Preparar, ordenar, archivar, redactar, manejo adecuado de información.

E. FUNCIONES ESPECIFICAS

1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.

2. Mantener en orden el archivo de la oficina.

3. Recibir y enviar oportunamente la correspondencia y demás documentos.

4. Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina.

5. Redactar la correspondencia que le indique su jefe.

6. Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.

7. Colabora en la elaboración y programación del presupuesto de egresos e ingresos.

8. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones.

9. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.

10. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.

F. RESPONSABILIDAD (ECONOMICO, INFORMACION, RECURSO HUMANO, EQUIPO)

1. Apoyar al Gerente de Compras y Ventas.

2. Llevar la agenda de ambos.

3. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite.

4. Informar de las últimas noticias en la empresa según los departamentos de compras y ventas

5. Responder las llamadas telefónicas del departamento.

6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento.

7. Redactar las cartas, memorando, cartas o cualquier otro tipo de documento que el Gerente de Compras y Gerente de ventas requieran.

8. Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa.

9. Mantener al tanto al Gerente de Compras y al Gerente de Ventas de cualquier anomalía observada.

G. ACTIVIDADES

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