Administración de documentos y archivística

7. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVÍSTICA

7.1 DISPOSICIONES GENERALES

7.1.1 Las presentes disposiciones se emiten de conformidad con los artículos 27 fracciones II y III y 99 fracción VII del Reglamento

Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y se aplicarán sin perjuicio de lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito

Federal.

7.2 DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA, OFICINA DE CONTROL DE GESTIÓN U OFICIALÍA DE PARTES.

7.2.1 La unidad de correspondencia, oficinas de control de gestión u oficialía de partes de las Dependencias, Órganos

Desconcentrados y Entidades son la instancia que debe llevar el registro de la correspondencia de entrada y de salida, excepto aquella relativa a trámites, servicios y otros asuntos que deban recibirse en otro tipo de instancias, cuando así se señale en los ordenamientos jurídicos aplicables.

Además tendrán las siguientes funciones:

I. Apoyar a la DGA en el desarrollo e implantación formal de los instrumentos de control de la correspondencia que resulten necesarios para el manejo de la documentación que ingrese o egrese; y

II. Recibir, registrar, manejar y controlar la correspondencia, procurando su expedita distribución a las unidades administrativas que corresponda.

Los documentos que generen las áreas entre sí, tanto de correspondencia de entrada como de salida o cuya gestión la efectúe el área competente de manera directa, cumplirán con los requisitos de comunicación formal, que permitan una entrega eficiente y expedita, contendrán, entre otros elementos: logotipo, destinatario, cuerpo del documento, remitente, firma autógrafa de la o del servidor público y fecha.

7.2.2 El horario de recepción de correspondencia en la unidad de correspondencia, oficinas de control de gestión u oficialía de partes de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades será de 09:00 a 18:00 horas en días hábiles.

Tratándose de la notificación de acuerdos y/o resoluciones dictadas por autoridades jurisdiccionales, el horario de recepción será de 7:00 a 19:00 horas.

Para el caso de las OIP, el horario de atención al público será de 9:00 a 15:00 horas en días hábiles, para la recepción, tramitación y entrega de información al solicitante, de conformidad con el artículo 55 del RLTAIPDF.

7.2.3 Las unidades de correspondencia, oficinas de control de gestión u oficialía de partes de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, deberán establecer los mecanismos de control en medios electrónicos para dar seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado, debiendo contener, cuando menos: número identificador o folio consecutivo de ingreso, breve descripción del asunto, fecha, hora de recepción; nombre del generador y receptor del documento.

7.2.4 La unidad de correspondencia, oficinas de control de gestión u oficialía de partes de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades es responsable de proceder al despacho de la correspondencia, manejándola con la máxima diligencia.

En caso justificado, se podrá optar por otras instancias para la entrega de correspondencia de salida, debiendo presentar el “Acuse d e Recibo” debidamente sellado a dicha Oficina para su registro.

7.2.5 Si la correspondencia que se presente en la unidad de correspondencia, oficinas de control de gestión u oficialía de partes de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades está dirigida a una autoridad d

...