Administracion De Documentos- Vocabulario

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

CASILLEROS: Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros.

CLASIFICACION: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLOGICO: Listado consecutivo de fechas.

DOCUMENTACION: la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores: la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología.

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.

EPISTOLAR : Carta o misiva que se escribe a una persona.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Es la que determina la existencia de diversos supervisores cada cual especializado en diferentes áreas. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización. Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias.

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATELIA: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los cuales en los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc.

FLUJO: Es el movimiento continuo de los archivos.

FLUJOGRAMA: Es una representación grafica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades el flujo grama muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas.

FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos paginas. Numero que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revistas.

FRANQUEADORA: Las máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada.

FRANQUICIA: Es un derecho o privilegio otorgado a una persona o corporación, para ejercer ciertos derechos. Por analogía en comercio se aplica al privilegio otorgado a terceros por un productor para mercader sus productos, en un área determinada.

GESTION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA: Escrito preparatorio similar al borrador, Borrador: Pre-redacción del documento, de donde se cogen los datos imprescindibles para la posterior confección definitiva del documento.

ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

RADICACION: Es la encargada de integrar los documentos entrantes y salientes, para garantizar un adecuado manejo en términos de acuerdo de servicio, control de vencimiento de términos, conocimiento inmediato de los interesados, búsqueda, ubicación y control de la distribución y entrega.

REGISTRAR: Es cuando se controla el ingreso de un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

PRESCRIPCION: Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos por haberse agotado un termino de tiempo fijado por la ley.

PRECLUSION: Es el principio procesal donde un acto carece de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marca la ley.

PLAZO PRECAUCIONAL: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente

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