Administracion De Documentos- Vocabulario

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

CASILLEROS: Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros.

CLASIFICACION: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLOGICO: Listado consecutivo de fechas.

DOCUMENTACION: la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores: la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología.

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.

EPISTOLAR : Carta o misiva que se escribe a una persona.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Es la que determina la existencia de diversos supervisores cada cual especializado en diferentes áreas. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización. Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias.

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATELIA: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los cuales en los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc.

FLUJO: Es el movimiento continuo de los archivos.

FLUJOGRAMA: Es una representación grafica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades el flujo grama muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas.

FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos paginas. Numero que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revistas.

FRANQUEADORA: Las máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca determinada.

FRANQUICIA: Es un derecho o privilegio otorgado a una persona o corporación, para ejercer ciertos derechos. Por analogía en comercio se aplica al privilegio otorgado a terceros por un productor para mercader sus productos, en un área determinada.

GESTION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA: Escrito preparatorio similar al borrador, Borrador: Pre-redacción del documento, de donde se cogen los datos imprescindibles para la posterior confección definitiva del documento.

ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

RADICACION: Es la encargada de integrar los documentos entrantes y salientes, para garantizar un adecuado manejo en términos de acuerdo de servicio, control de vencimiento de términos, conocimiento inmediato de los interesados, búsqueda, ubicación y control de la distribución y entrega.

REGISTRAR: Es cuando se controla el ingreso de un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

PRESCRIPCION: Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos por haberse agotado un termino de tiempo fijado por la ley.

PRECLUSION: Es el principio procesal donde un acto carece de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marca la ley.

PLAZO PRECAUCIONAL: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION: Es la que comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO : Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivos administrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección documental. Emite pautas de normalización en los archivos que de él depende. Reúne la información de los documentos de las dos primeras edades y la pone a disposición de todo el sistema de archivos. Lo esencial del archivo intermedio es que exista un equipo de profesionales, aunque carezca de grandes salas de depósitos, los documentos deben expurgarse y descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con la única condición de que el archivo Intermedio sea quien establezca las reglas de estas operaciones.

LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental, conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

PERFORAR: Procedimiento empleado para facilitar la separación de los sellos de una hoja o tira, consistente en una sucesión de orificios o incisiones. Medio de separación de las estampillas mediante la práctica de pequeños orificios en la hoja de papel que los contiene, por medios mecánicos.

ROTULAR: Es letrero o inscripción con que se indica o da a conocer el contenido, objeto o destino de algo, o la dirección a que se envía.

MARBETE: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

USUARIO: Es aquella persona que asimila, transforma, transfiere y genera algún tipo de información. Es un elemento fundamental en todo sistema de información y debe verse como un agente que desarrolla un papel protagónico en el accionar global de la unidad de información. Estos se pueden clasificar como internos los cuales son el personal de las diversas áreas de la organización y los externos son: los tradicionales usuarios de los archivos.

ORDENACION: Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.

EXPURGO: Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de

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