CICLO DE VIDA

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos I TAREA 2: INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts.

Comité del Área de Automatización de Procesos Administrativos; T2-APA_1-15 Página 1

Nombre: _______________________________________________________ Carné:

CEI:_______________________ Fecha:___________________Tutor:

TAREA 2.

Información y Comunicación en la Organización:

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, actualmente se encuentra en proceso de actualización de su estructura organizacional tal como se observó en la tarea 1, sin embargo uno de los departamentos de mayor conflictividad administrativa, es el departamento de ventas debido al manejo de la información, ya que la misma presenta problemas como los siguientes:

1. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos.

2. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información.

3. No es posible segmentar correctamente a los clientes.

4. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes.

5. La previsión de las ventas hasta hoy es muy subjetiva e inexacta.

Considerando que en toda organización la información y comunicación se constituyen como recursos valiosos para el ser humano se le solicita realice lo siguiente:

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características de la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el departamento de ventas. (2 pts.).

a) Para la solución de estos problemas se deben considerar las siguientes características de información para si no cometer errores en la toma de decisiones en el departamento de ventas, en la empresa hay muchos errores de cálculos para eso es necesario aplicar la exactitud de la información exacta la cual se refiere a errores de cálculo y presentación de datos ya que tiene el 95% de exactitud si ponemos un estado de cuenta o un inventario dela empresa sobre productos vendidos nos da el total de ganancias en con exactitud .

b) Para evitar el fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información debemos utilizar la información confidencial para que no accedan tan fácil cualquier otra persona que no sea miembro de la organización y que solo la vean lar personas autorizadas.

c) Cuando no se es posible segmentar correctamente a los clientes podemos utilizar la información integra ya que solo así podemos seleccionar cada cliente con su debida información de cada uno por separado esta clase de información debe ser competa y relevante no olvidarse de un aspecto que sea relevante o importante de un cliente.

d) Para no tomar demasiado tiempo en procesar datos generando atrasos para los clientes podemos utilizar la información oportuna para no atrasar la respuesta de los clientes y les llegue en el momento exacto y ellos puedan tomar una decisión correcta y así evitar que no llegue demasiado tarde la respuesta o información que ellos necesiten.

e) Para calcular el nivel de ventas podemos utilizar la información exacta para no entrar en errores de cálculo y no presentemos datos falsos.

2. Proponga una forma de cómo proteger la información en el departamento de ventas. (1 pto.).

a) Se debe proteger en diferentes formas y asegurarse que esta información no se pierda para no perderse se deben utilizar una copia de la base de datos por cualquier error que haya ya sabemos que hay una copia y así no perdamos la información o los datos ingresados también implementar programas para la recuperación de información.. Ya que hoy en día se incrementa la posibilidad que cualquier persona puede ingresar desde cualquier teléfono móvil o pueden acceder a cualquier información si prestamos algún teléfono con internet no dejar abiertas las sesiones, también se deben tener claves para estos niveles operativos y que solo personas autorizada puedan acceder.

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos I TAREA 2: INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN,

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